Импортозамещение Jira и Confluence: российский Shtab

Ещё недавно связка из Jira, Confluence, MS Project и Trello считалась стандартом, и на ней держалась работа целых отделов. Потом всё изменилось. Вендоры ушли с российского рынка: продлить лицензию или оплатить подписку из России стало сложно или невозможно, облачные версии начали отключать без предупреждения, обновления перестали приходить. Компании оказались в ситуации, когда рабочий инструмент в любой момент может превратиться в тыкву, а вместе с ним — пропасть доступ к задачам, документации и истории проектов, которую копили годами.

Добавьте к этому вопрос данных. В зарубежных облаках проектная информация, переписка и документы физически хранятся за пределами России, а требования к хранению данных в стране становятся всё строже. Служба безопасности не может согласовать такое размещение, отдел закупок требует решение из реестра отечественного ПО, а регуляторы ждут, что чувствительная информация останется в контуре компании. И сверху — привычный зоопарк инструментов: задачи в одной системе, документы в другой, сроки в третьей, а учёт времени и финансы — вообще в табличках. Каждый инструмент под угрозой по отдельности, и заменять их поштучно, судорожно, в момент, когда доступ уже пропал, — худший из возможных сценариев.

Что заменяет Shtab из привычного набора зарубежных инструментов:

• Задачи и доски вместо Jira и Trello — проекты, спринты и рабочие процессы на канбан-доске: карточки со статусами, исполнителями, сроками и вложениями там, где раньше жили доски Jira и Trello.
• Планирование сроков вместо MS Project — сроки, этапы и зависимости на диаграмме Ганта: план проекта с критическим путём вместо файла MS Project, который открыть могут не все.
• База знаний вместо Confluence — регламенты, документация, инструкции и решения в единой базе знаний, связанной с задачами, а не в отдельной вики, оплату которой не продлить.
• Цели вместо разрозненных отчётов — цели компании по методикам OKR и MBO в графе целей, привязанные к реальной работе на досках.
• Учёт времени и финансы — трекинг времени и деньги проекта в той же системе, а не в отдельных сервисах и таблицах, — конец зоопарку инструментов.
• Российская платформа из реестра — Shtab в реестре отечественного ПО, работает в облаке или на серверах клиента, что и требуется для импортозамещения.
• Закрытый контур и права — версия для установки в закрытый контур компании (On-premise) и настраиваемые права и роли, чтобы данные оставались внутри и доступ был под контролем.

Проектный офис производственной компании держал работу на трёх зарубежных инструментах: задачи и спринты команд разработки — в Jira, документацию и регламенты — в Confluence, планы-графики крупных проектов — в MS Project. Когда вендоры ушли с рынка, продлить лицензии и оплатить подписки стало невозможно, а служба безопасности потребовала перевести данные в контур компании и выбрать решение из реестра отечественного ПО. Заниматься этим в момент, когда доступ уже пропадёт, никто не хотел, поэтому переход начали заранее.

Сначала провели аудит: выписали, что и где живёт — какие проекты в Jira, какие пространства в Confluence, какие планы в MS Project, и что из этого действительно нужно перенести, а что давно устарело и тянуть за собой не стоит. Потом сопоставили сущности: доски и спринты Jira легли на канбан-доски и проекты Shtab, задачи и подзадачи — на задачи и подзадачи, страницы Confluence — на разделы базы знаний, планы-графики MS Project — на диаграмму Ганта с этапами и зависимостями. Перенос проектов и документации при внедрении сделали силами команды: часть — вручную по подготовленной раскладке, живые проекты — в первую очередь, архив — по остаточному принципу.

Дальше настроили контур и права. Для чувствительных проектов выбрали версию Shtab для установки в закрытый контур компании, чтобы данные не покидали серверы организации, а доступ раздали через настраиваемые роли — по подразделениям и уровням. Команду обучили на реальных проектах: пара коротких встреч, где показали, где теперь доски, где база знаний, где Ганта. Когда работа пошла в Shtab и люди перестали заглядывать в старые системы, зарубежные инструменты отключили. В итоге вместо трёх сервисов под угрозой отзыва — одно российское пространство из реестра, где задачи, документация, сроки, цели, учёт времени и финансы лежат вместе, а данные остаются в контуре компании.

Подойдёт компаниям, которые уже столкнулись с рисками зарубежного софта: доступ к Jira или Confluence может пропасть, обновления и оплата из России затруднены, данные лежат на серверах за рубежом. Полезно ИТ-руководителям и системным администраторам, которым поручили найти замену ушедшим сервисам; руководителям проектов и PMO, чья работа завязана на MS Project и Jira; службам безопасности и отделам закупок, которые сверяют систему с политикой импортозамещения; руководству компаний, где переход на отечественное ПО стал требованием, а не пожеланием. Особенно актуально для госсектора, банков, промышленности и крупного бизнеса, где хранение данных в России и соответствие требованиям регуляторов — обязательное условие. Если же зарубежные инструменты вас полностью устраивают и никаких ограничений нет, разворачивать переход прямо сейчас смысла мало — вернитесь к этому разделу, когда риск станет реальным.

• Проекты перенесены — сколько живых проектов уже работает в Shtab, а сколько ещё держится на зарубежных инструментах; видно, насколько продвинулся переход.
• Документация в базе знаний — сколько разделов и регламентов перенесено из Confluence, чтобы к моменту отключения ничего важного не осталось только там.
• Команда в системе — сколько сотрудников уже ведут работу в Shtab, а не заглядывают по привычке в старые инструменты.
• Данные в контуре — размещены ли чувствительные проекты в закрытом контуре компании, как требует служба безопасности.
• Соответствие требованиям — закрыты ли вопросы закупок и безопасности: решение из реестра отечественного ПО, хранение данных в России, права под оргструктуру.
• Отключено зарубежное — сколько иностранных систем уже выведено из работы, за которые больше не нужно платить и переживать за доступ.

• Начинайте переход, пока зарубежные инструменты ещё доступны, а не в день, когда Jira отключили. Спокойный перенос по плану всегда аккуратнее аврального.
• Не тащите в новую систему весь архив подряд. Аудит нужен, чтобы отделить живые проекты, которые переносят первыми, от устаревшего хлама, который можно не переносить вовсе.
• Составьте таблицу сопоставления сущностей заранее: доска Jira → проект Shtab, страница Confluence → раздел базы знаний, план MS Project → Ганта. Тогда перенос идёт по правилам, а не как придётся.
• Переносите одну команду или проект целиком, а не по кусочку из разных мест. Половина задач в Shtab, половина в Jira — это худший из миров, где люди путаются между двумя системами.
• Разграничьте доступ через настраиваемые роли до того, как заведёте чувствительные проекты, а не после. Проще сразу задать правила, чем потом закрывать то, что уже открыто всем.
• Отключайте зарубежные системы только тогда, когда работа реально идёт в Shtab. Пока люди заглядывают в старую Jira, переход не завершён — данные расползаются по двум местам.

• Ждать до последнего. Переход откладывают, пока доступ к зарубежному инструменту не пропадёт совсем, — и переносят всё в панике, теряя данные. Починка: начать заранее, пока старые системы ещё доступны.
• Переносить всё подряд. В новую систему тащат весь архив за годы, тонут в объёме и бросают на полпути. Починка: аудит и перенос живого в первую очередь, устаревшее — по остаточному принципу или никогда.
• Работать в двух системах сразу. Часть задач в Jira, часть в Shtab — люди не знают, где смотреть, данные разъезжаются. Починка: переносить команду или проект целиком и фиксировать одну систему как единственную.
• Забыть про контур и права. Заводят чувствительные проекты в облаке, а потом выясняется, что служба безопасности требует закрытый контур. Починка: определить размещение и роли до переноса, а не после.
• Ждать волшебную кнопку импорта. Рассчитывают, что всё перенесётся само одним нажатием, и не готовят раскладку. Починка: относиться к переходу как к проекту — с аудитом, сопоставлением и переносом при внедрении силами команды.
• Оставить старое включённым «на всякий случай». Зарубежные системы держат месяцами после переезда, платят за них и позволяют данным расползаться. Починка: отключать, как только работа устойчиво идёт в Shtab.

Небольшой компании, которая раньше жила на Trello и паре досок, хватит переноса задач на канбан-доски и старта в облаке — без Ганта и закрытого контура на первом этапе. Средней команде разработки, завязанной на Jira и Confluence, важнее аккуратно разложить проекты и перенести документацию в базу знаний, а сроки крупных релизов — на диаграмму Ганта вместо MS Project. Крупной организации, банку или госсектору, где данные обязаны оставаться в контуре компании, нужна версия для установки в закрытый контур (On-premise) и права под оргструктуру; здесь переход идёт через службу безопасности и закупки. Механику самого развёртывания в своём контуре разбирает отдельный сценарий On-premise — эта страница про то, зачем и как перейти с зарубежного софта на российский. А процесс покупки и внедрения для крупной организации со стороны ИБ и закупок описан в сценарии для корпораций. Чтобы навести базовый порядок в перенесённых проектах и задачах, опирайтесь на разделы управления проектами и контроля задач, а планированию проектного офиса поможет раздел для PMO.