Управление проектами, где ни один срок не теряется

Типичная картина: задачи живут в переписке, сроки — в голове руководителя, файлы — у каждого свои. Кто-то ждёт правок, которые ему забыли отправить; два человека делают одно и то же; срок по клиенту узнают за день до сдачи. Когда проектов несколько, держать это в уме физически невозможно — что-то обязательно проваливается. И чем больше команда, тем дороже обходится каждая потерянная ниточка.

Что вы соберёте в Shtab под управление проектами:

• Проекты — отдельное рабочее пространство под направление или клиента, со своей командой и доступами.
• Задачи-карточки — единица работы с исполнителем, сроком, описанием, файлами, чек-листом и комментариями.
• Статусы и представления — одни и те же задачи показываются и списком, и канбан-доской, и таблицей; статус ведёт карточку от «В работе» до «Готово».
• Диаграмма Ганта — план по времени со связями между задачами и зависимостями.
• Цели компании — над проектами надстраиваются OKR и связанные цели, чтобы видеть, ради чего всё это.
• Отчёты и аналитика — загрузка людей, выполненные задачи, движение по срокам.
• Права и роли — кто что видит и редактирует, вплоть до отдельного модуля.

Веб-студия ведёт пять клиентов одновременно. Под каждого — отдельный проект, внутри одинаковые этапы: бриф, дизайн, вёрстка, правки, сдача. Менеджер заводит проект «Сайт для клиники», добавляет дизайнера и двух разработчиков, разбивает работу на 24 задачи и расставляет сроки на диаграмме Ганта: вёрстка не может начаться раньше, чем утверждён дизайн, — связь между задачами это фиксирует. Дизайнер видит свои четыре карточки на доске, разработчики — свои. Когда правки от клиента затягивают дизайн на три дня, менеджер сдвигает одну задачу, а Ганта показывает, что сдача уезжает с пятницы на вторник. Клиента можно предупредить сразу, а не в последний день. В пятницу руководитель открывает отчёт и за минуту видит: по четырём проектам всё в графике, по клинике — отставание, дизайнер перегружен. Решение принимается до того, как сорвётся срок.

Подойдёт руководителям и собственникам, которым нужна общая картина по всем проектам сразу; менеджерам проектов и тимлидам, ведущим несколько направлений; отделам маркетинга, разработки, дизайна и продаж. Хорошо ложится на агентскую модель, где параллельно идёт пять-десять клиентских проектов. Пропустите этот раздел, если у вас одна-две разовые задачи на неделю — для такого хватит заметки или списка дел, разворачивать полноценную систему смысла нет.

• Сроки — сколько задач закрыто в срок, где копится отставание (видно на Ганте по «съехавшим» полоскам).
• Загрузка команды — у кого десять задач на неделю, а у кого две; кого пора разгрузить.
• Выполнено за период — закрытые карточки по неделям и проектам — видно, ускоряется команда или вязнет.
• Прогресс по целям — насколько проекты двигают квартальные цели компании.
• Зависшие задачи — те, что висят в одном статусе дольше нормы: первый признак затыка.

• Не плодите статусы. Трёх-четырёх («Очередь», «В работе», «На проверке», «Готово») хватает почти всем; десять колонок никто не поддерживает в актуальном виде.
• Один проект — одно понятное название с клиентом или направлением. «Проект 2» через месяц не вспомнит даже автор.
• Срок ставьте на задачу, а не «в голову». Пустое поле срока — это задача, которую забудут.
• Связывайте задачи на Ганте там, где есть реальная зависимость (вёрстка после дизайна). Тогда сдвиг одного срока честно пересчитывает остальные.
• Раздайте права по ролям сразу: финансы и цели — не для всех, иначе данные либо утекут, либо их случайно сломают.
• Заведите базу знаний по повторяющимся проектам — бриф, чек-лист сдачи, шаблон. Шестой однотипный проект не нужно собирать с нуля.

• Всё в одном проекте. Пять клиентов в общем списке задач → ничего не найти, отчёты бессмысленны. Починка: проект на клиента или направление.
• Сроки без зависимостей. Даты проставлены, но связей нет → сдвиг дизайна не двигает вёрстку, план врёт. Починка: связать задачи на диаграмме Ганта.
• Задачи без исполнителя. «Кто-нибудь сделает» не делает никто. Починка: у каждой карточки один ответственный.
• Контроль раз в неделю на словах. Статус узнают на планёрке, а не из системы. Починка: статусы и отчёты — единственный источник правды, планёрка по ним, а не вместо них.
• Доска как свалка. Готовые задачи годами висят в «Готово». Починка: архивируйте закрытые проекты, чтобы доска показывала только живую работу.

Маленькой команде хватит одного проекта, доски со статусами и сроков на карточках — Ганту и отчёты можно подключить позже, когда вырастете. Отделу из 15+ человек уже нужны роли, права по модулям и цели компании над проектами. По методологии: если работаете спринтами и бэклогом — смотрите работу по Agile и Scrum в Shtab; если важен ровный поток задач без жёстких итераций — канбан-доски; если в основе план со сроками и зависимостями (стройка, внедрение, запуск) — планирование по диаграмме Ганта. Эти сценарии не исключают друг друга: канбан-доска и Ганта живут в одном проекте, переключаются представлением.