HR-отдел, где найм и адаптация не теряются

Типичная картина HR-отдела: кандидаты по одной вакансии — в табличке, по другой — в переписке с нанимающим руководителем, отклики с разных площадок — в почте и мессенджерах. Кто на каком этапе, кому уже отправили тестовое, а кого забыли позвать на второе собеседование — приходится восстанавливать вручную перед каждой планёркой. Новичок выходит на работу, и адаптация идёт «как получится»: кто-то вспомнил выдать доступы, кто-то забыл познакомить с командой, регламенты лежат в десяти разных файлах, а через неделю человек всё ещё не понимает, к кому идти с вопросами. Заявка на подбор «нужен ещё менеджер до конца месяца» прилетает руководителю HR на словах в коридоре и теряется среди других. А когда директор спрашивает, сколько вакансий в работе и сколько новичков на адаптации, ответ собирают по табличкам и памяти. Чем больше компания и чем больше отделов просят людей, тем чаще что-то проваливается между табличкой и чатом.

Что HR-отдел соберёт в Shtab вместо табличек и чатов — это задачи и процессы, а не кадровый учёт:

• Воронка найма — кандидаты карточками на канбан-доске со статусами от «Отклик» до «Вышел»: отклик, собеседование, тестовое задание, предложение о работе, выход. Видно, кто на каком этапе по каждой вакансии.
• Адаптация новичка — отдельный проект-чек-лист с задачами по дням и неделям: доступы, знакомство с командой, первые задачи, встреча по итогам испытательного срока.
• Заявки на подбор — руководители отделов оставляют запрос на нового сотрудника в один проект или форму, а не в личку, и ни одна заявка не теряется.
• HR-проекты — обучение, корпоративы, оценка и работа с кадровым резервом ведутся как обычные проекты с задачами, сроками и ответственными.
• Цели HR — над задачами надстраиваются цели и OKR отдела по закрытию вакансий, срокам найма, удержанию; видно, как работа двигает результат.
• База знаний для новичков — регламенты, приветственные материалы, инструкции и ответы на частые вопросы собраны в одном месте, а не разбросаны по файлам.
• Главная страница — личная сводка с задачами, напоминаниями и комментариями, чтобы каждый рекрутер видел свой кусок работы сразу.

HR-отдел растущей компании: руководитель, два рекрутера и HR-менеджер по адаптации и обучению. Раньше кандидаты по каждой вакансии жили в отдельной табличке, отклики падали в почту и мессенджеры, а заявки на подбор приходили на словах. Завели в Shtab проект «Подбор», внутри — доску воронки найма со статусами «Отклик» → «Собеседование» → «Тестовое» → «Предложение» → «Вышел». Каждый кандидат стал карточкой с резюме во вложении, ответственным рекрутером и комментариями по итогам собеседований. Теперь по любой вакансии сразу видно, кто на каком этапе и кого пора двигать дальше.

Дальше навели порядок с адаптацией. Когда новичок принимает предложение, HR-менеджер копирует готовый проект-чек-лист «Адаптация»: в первый день — доступы и знакомство с командой, в первую неделю — первые задачи и наставник, к концу испытательного срока — встреча по итогам. Каждый пункт стал задачей с ответственным и сроком, и адаптация перестала зависеть от того, вспомнил ли кто-то про доступы. Регламенты и приветственные материалы сложили в базу знаний, чтобы новичок сам находил нужное, а не дёргал коллег по каждому пункту.

Заявки на подбор теперь приходят в отдельный проект: руководитель продаж просит ещё одного менеджера к концу месяца, продукт — аналитика. Каждая заявка — задача с автором, желаемым сроком и описанием профиля, ничего не теряется в личке. А над всей работой в графе целей висит цель отдела «Закрыть пять вакансий за квартал», к которой привязаны воронки по конкретным позициям. На еженедельной встрече руководитель открывает отчёт и за минуту видит: по двум вакансиям кандидаты дошли до предложения, одна застряла на тестовом, двое новичков на адаптации идут по плану, а одна заявка ещё не взята в работу. При этом кадровые документы, табели и зарплата остаются в кадровой системе — Shtab держит на себе процессы и задачи, а не учёт.

Подойдёт руководителю HR-отдела, которому нужна общая картина по найму, адаптации и заявкам сразу; рекрутерам, ведущим несколько вакансий одновременно; HR-менеджерам, отвечающим за ввод новичков в работу и обучение; специалистам, которые запускают оценку, корпоративы и работу с кадровым резервом. Хорошо ложится на ситуацию, когда HR — внутренняя команда компании: заявки на подбор приходят от руководителей отделов, новичков надо вводить в работу по понятному сценарию, а у самого отдела есть цели по закрытию вакансий и удержанию людей. Пропустите этот раздел, если весь HR — один человек, который раз в квартал закрывает одну вакансию: для такого хватит простого списка дел. Если же вы кадровое агентство и подбираете персонал для внешних заказчиков со счетами по клиентам — у вас другая логика, эта страница про внутренний отдел. И помните про границу: кадровые документы, табели и зарплату Shtab не ведёт — для этого остаётся ваша кадровая система, а Shtab берёт на себя процессы и задачи вокруг людей.

• Вакансии в работе — сколько позиций открыто и на каком этапе кандидаты по каждой; видна общая загрузка отдела, а не отдельные таблички.
• Кандидаты по этапам воронки — сколько на собеседовании, сколько на тестовом, сколько получили предложение; где воронка сужается, а где затор.
• Застряло на этапе — кандидаты, что висят в одном статусе дольше нормы: первый признак, что про человека забыли или ждут чьего-то ответа.
• Новички на адаптации — кто сейчас проходит ввод в работу и идут ли задачи чек-листа по плану до конца испытательного срока.
• Заявки на подбор — сколько запросов пришло, сколько взято в работу, сколько в очереди; реальная нагрузка на отдел.
• Прогресс по целям HR — насколько закрытие вакансий и адаптация двигают квартальные цели отдела.

• Не плодите этапы в воронке найма. Пяти-шести статусов («Отклик», «Собеседование», «Тестовое», «Предложение», «Вышел») хватает; пятнадцать колонок никто не держит в актуальном виде.
• Сделайте один проект-шаблон адаптации и копируйте его под каждого новичка. Тогда ввод в работу не зависит от того, вспомнил ли кто-то про доступы и наставника.
• Заведите отдельный проект или форму под заявки на подбор. Запрос «нужен ещё менеджер» на словах теряется; заявка как задача с автором, профилем и сроком — нет.
• Резюме и итоги собеседований держите в карточке кандидата, а не в переписке. Тогда вернуться к сильному кандидату из резерва будет легко.
• Регламенты, приветственные материалы и ответы на частые вопросы складывайте в базу знаний, чтобы новичок находил их сам, а не собирал по людям.
• Не пытайтесь вести в Shtab кадровые документы, табели и зарплату — для этого оставьте кадровую систему. Shtab ведёт задачи и процессы вокруг людей, а не учёт.

• Кандидаты по вакансии в отдельной табличке. По каждой позиции — свой файл, общей картины нет. Починка: воронка найма на доске, кандидаты карточками по этапам.
• Адаптация «как получится». Кто-то выдал доступы, кто-то забыл про наставника, новичок неделю не понимает, к кому идти. Починка: проект-чек-лист адаптации с задачами и ответственными.
• Заявки на подбор на словах и в личке. «Просили же менеджера к концу месяца» забывают. Починка: единый проект или форма приёма, каждая заявка — задача со сроком и профилем.
• Регламенты в десяти файлах. Новичок не знает, где правила, и дёргает коллег. Починка: база знаний с регламентами в одном месте.
• Цели HR отдельно от работы. Цель по закрытию вакансий живёт в презентации, а воронки — на доске, связи нет. Починка: привязать воронки и проекты к целям отдела.
• Попытка заменить кадровый учёт. В Shtab пробуют вести табели и зарплату — не та система. Починка: учёт оставить кадровой системе, а Shtab — процессы и задачи.

Маленькому HR из одного-двух человек хватит проекта «Подбор» с воронкой найма и одного проекта-шаблона адаптации — цели и отдельный приём заявок можно подключить позже, когда вакансий и нанимающих руководителей станет больше. Отделу побольше, на который заявки сыплются сразу от нескольких команд, уже нужен единый приём заявок, отдельные проекты под обучение и оценку, цели HR над задачами и база знаний для потока новичков. По характеру работы: если основа отдела — ровный поток найма, опирайтесь на канбан-доску воронки; если в центре проекты со сроками и этапами (запуск программы адаптации, оценка по всей компании, корпоратив), добавьте планирование на диаграмме Ганта. Эти сценарии не исключают друг друга и живут в одном пространстве, переключаясь представлением. Если же вы кадровое агентство и подбираете персонал для внешних клиентов со счетами по заказчикам — у вас другая логика, эта страница про внутренний отдел. И ещё раз про границу: кадровый учёт, табели и зарплата остаются в вашей HRM-системе, Shtab берёт на себя задачи и процессы. А чтобы собрать базовый порядок, начните с тем управления проектами и контроля задач.