Отдел маркетинга, где контент и кампании не теряются

Типичная картина внутреннего отдела маркетинга: контент-план — в одной таблице, правки к постам — в чате, заявки от продаж и продукта — в личных сообщениях и на словах в коридоре. Креатив согласуют по кругу: дизайнер скинул баннер в чат, руководитель ответил «давай поярче» через два дня, продакт добавил своё, итоговую версию ищут в переписке на сорок сообщений. Заявка «сделайте нам презентацию к четвергу» прилетает в личку и теряется среди других. Никто не помнит, какая версия креатива финальная, кто кого ждёт и почему пост, который должен был выйти в понедельник, всё ещё не готов. А когда руководитель спрашивает, как продвинулись к цели по лидам или по охватам, ответ собирают вручную: сколько вышло материалов, сколько кампаний запущено, что в итоге сделали. Чем больше отдел и чем больше отделов-заказчиков, тем чаще что-то проваливается между чатом и табличкой.

Что отдел маркетинга соберёт в Shtab вместо чатов и табличек:

• Контент-план — публикации и материалы карточками на канбан-доске со статусами от «Идея» до «Опубликовано», а сроки выхода — в представлении-календаре тех же задач.
• Согласование креативов — макеты и тексты прикреплены к задаче, правки идут комментариями там же, статус «На согласовании» показывает, чьего ответа ждёт работа.
• Приём заявок от отделов — продажи, продукт и другие команды оставляют запросы на материалы в один проект или форму, а не в личку, и ни одна заявка не теряется.
• Планы кампаний — запуск со связанными этапами и сроками на диаграмме Ганта: подготовка, согласование, размещение, аналитика идут по порядку.
• Цели маркетинга — над задачами надстраиваются цели и OKR отдела, чтобы видеть, как контент и кампании двигают результат.
• Отчётность по задачам — сколько материалов вышло, что в работе, где затык; статус собирается из системы, а не из устных отчётов на планёрке.
• Главная страница — личная сводка с задачами, напоминаниями и комментариями, чтобы каждый видел свой кусок работы сразу.

Отдел маркетинга продуктовой компании: руководитель, два контент-менеджера, дизайнер, копирайтер и маркетолог по платному трафику. Раньше контент-план жил в таблице, правки — в общем чате, а заявки от продаж и продукта прилетали в личку. Завели в Shtab проект «Маркетинг», внутри — доску контент-плана со статусами «Идея» → «В работе» → «На согласовании» → «Запланировано» → «Опубликовано». Каждая публикация стала карточкой с автором, сроком выхода и прикреплённым макетом.

Дальше навели порядок с согласованиями. Дизайнер делает баннер к запуску новой функции, кладёт макет в задачу и ставит статус «На согласовании». Руководитель и продакт пишут правки комментариями прямо в карточке — не в чате на сорок сообщений, а в одном месте, где видна история. Финальная версия лежит в задаче, и через месяц её не нужно искать в переписке. Заявки от других отделов теперь приходят в отдельный проект «Запросы в маркетинг»: продажи просят одностраничник к четвергу, продукт — серию постов про обновление. Каждая заявка — задача с автором и сроком, ничего не теряется в личке.

Запуск осенней кампании отдел спланировал на диаграмме Ганта: подготовка креативов, согласование, настройка рекламы, размещение, сбор аналитики — связанными этапами, где следующий шаг не стартует раньше предыдущего. Когда согласование макетов затянулось на три дня, Ганта показала, что размещение сдвигается, — и сроки поправили заранее. А над всем этим в графе целей висит цель отдела «Привести 500 регистраций за квартал», к которой привязаны задачи кампании. На пятничной планёрке руководитель открывает отчёт и за минуту видит: контент-план идёт по графику, два поста застряли на согласовании у продукта, кампания закрыла больше половины пути к цели. Решения принимаются по данным, а не по ощущениям.

Подойдёт руководителю отдела маркетинга, которому нужна общая картина по контенту, кампаниям и заявкам сразу; контент-менеджерам и редакторам, ведущим план публикаций; дизайнерам и копирайтерам внутри отдела, у которых задачи приходят отовсюду; маркетологам, запускающим кампании со сроками и этапами. Хорошо ложится на ситуацию, когда маркетинг — внутренняя команда, а не подрядчик: материалы заказывают соседние отделы (продукт, продажи, HR), а у самого отдела есть свои цели по узнаваемости и привлечению. Пропустите этот раздел, если маркетингом занимается один человек на пару задач в неделю — для такого хватит списка дел, разворачивать систему смысла нет. Если же вы агентство и ведёте внешних клиентов со счетами и рентабельностью — вам в сценарий про маркетинговое агентство, там другая логика.

• Сделано за период — сколько публикаций и материалов вышло за неделю или месяц; видно, держит отдел темп или вязнет.
• Застряло на согласовании — задачи, что висят в статусе «На согласовании» дольше нормы: первый признак, что креатив ждёт чьего-то ответа.
• Заявки от отделов — сколько запросов пришло, сколько закрыто, сколько в очереди; видно реальную нагрузку на отдел со стороны других команд.
• Сроки кампаний — где этапы идут по плану, а где копится отставание (видно на Ганте по съехавшим полоскам).
• Загрузка команды — у кого десять задач на неделю, а у кого две; кого пора разгрузить, а кому добавить.
• Прогресс по целям маркетинга — насколько контент и кампании двигают квартальные цели отдела по охватам, лидам или регистрациям.

• Не плодите статусы на доске контент-плана. Пяти-шести («Идея», «В работе», «На согласовании», «Запланировано», «Опубликовано») хватает; пятнадцать колонок никто не держит в актуальном виде.
• Все правки к креативу — комментариями в задаче, а не в чате. Тогда финальную версию и историю согласования не придётся искать в переписке через месяц.
• Заведите отдельный проект или форму под заявки от других отделов. Запрос «сделайте презентацию» в личке теряется; запрос как задача с автором и сроком — нет.
• Срок выхода ставьте на карточку публикации, а не держите в голове. Пустое поле срока — это пост, который забудут поставить вовремя.
• Связывайте этапы кампании на Ганте там, где есть реальная зависимость (размещение после согласования). Тогда сдвиг одного срока честно пересчитывает остальные.
• Складывайте повторяющиеся материалы — рубрикатор, чек-лист запуска, правила бренда, шаблоны постов — в базу знаний, чтобы не собирать их заново каждый раз.

• Контент-план в табличке, правки в чате. Версии креатива расползаются, финальную ищут в переписке. Починка: план на доске, правки комментариями у задачи.
• Заявки от отделов на словах и в личке. «Просили же presentation к четвергу» забывают. Починка: единый проект или форма приёма заявок, каждая — задача со сроком.
• Согласование по кругу без статуса. Непонятно, чьего ответа ждёт макет, — он висит днями. Починка: статус «На согласовании» и ответственный за согласование.
• Сроки кампании без зависимостей. Даты есть, связей нет → задержка согласования не двигает размещение, план врёт. Починка: связать этапы на диаграмме Ганта.
• Цели отдельно от задач. Цель по лидам живёт в презентации, а работа — на доске, и связи между ними нет. Починка: привязать задачи кампаний к целям маркетинга.
• Статус — только на планёрке. Что сделано, узнают со слов, а не из системы. Починка: отчёты и доска — единственный источник правды, планёрка по ним.

Маленькому отделу из двух-трёх человек хватит одного проекта «Маркетинг», доски контент-плана и сроков на карточках — Ганту и цели можно подключить позже, когда вырастете. Отделу побольше, на который работают сразу несколько команд-заказчиков, уже нужен отдельный приём заявок, планы кампаний на Ганте и цели маркетинга над задачами. По характеру работы: если основа отдела — ровный поток публикаций и материалов без жёстких итераций, опирайтесь на канбан-доску контент-плана; если в центре запуски со сроками и этапами — добавьте планирование на диаграмме Ганта. Эти сценарии не исключают друг друга: доска контент-плана и Ганта кампаний живут в одном проекте и переключаются представлением. Если же ваш маркетинг — это агентство, которое ведёт внешних клиентов, считает рентабельность и выставляет счета, вам нужен отдельный сценарий «Shtab для маркетингового агентства» — здесь речь только про внутренний отдел. А чтобы собрать базовый порядок в задачах и проектах, начните с тем управления проектами и контроля задач.