Попробовать бесплатно

Учёт программ, оборудования и затрат на ИТ

ITAM собирает лицензии, подписки, серверы и рабочие места в один реестр рядом с бюджетом. Видно, сколько на самом деле стоит каждая программа и за какие лицензии компания платит впустую.

Где обычно переплачивают

Откуда берутся данные

Заполнять реестр с нуля не придётся. Обычно хватает того, что в компании уже есть.

Компьютеры и серверы
Скрипт для Windows, Linux и macOS раз в день присылает список установленных программ и число ядер, а на Windows и macOS ещё и дату последнего запуска.
Каталог сотрудников
Из Active Directory или LDAP приходят действующие учётные записи, из Keycloak журнал входов. По ним видно, кто программой пользуется, а кто уже уволился.
Бухгалтерия
Ведомость основных средств и НМА загружается файлом из 1С вместе с инвентарными номерами и стоимостью.
Банковская выписка
В ней система узнаёт платежи облачным и ИИ-сервисам. Подписку, оплаченную с личной карты, сотрудник заявляет сам и прикладывает чек.

Сколько стоит программа на самом деле

Кроме лицензии компания платит за техподдержку, доработки, внедрение и время сотрудников. ITAM складывает всё это по каждой программе и по каждому подразделению, сравнивает с бюджетом года и показывает, как стоимость менялась от года к году. Крупную покупку можно провести как основное средство, и тогда в расходах периода будет амортизация.

Отчёт для руководства на одной странице

Срез ИТ-затрат собирает стоимость владения, найденную экономию, ближайшие продления и долю иностранного ПО на одном экране, а для совета директоров выгружается в PDF на страницу. Остальные отчёты выходят в Excel, CSV или PDF, свой срез можно собрать в конструкторе и сохранить.

Где компания платит лишнее

ITAM сам сверяет, что куплено, кому выдано и чем пользуются. Каждая находка привязана к программе и посчитана в рублях за год.

Что нашлосьОткуда это видно
Лицензия выдана сотруднику, но за 90 дней он ни разу не открыл программуДанные с компьютеров и журнал входов
Куплено 500 мест, а установлено 320Реестр лицензий и установки на компьютерах
За уволенным сотрудником всё ещё числится платная лицензияКаталог сотрудников и журнал входов
В подписке оплачено больше мест, чем людей в ней работаетКарточка подписки
Отечественная программа из реестра Минцифры, но налоговая льгота не учтенаКарточка программы

Ответственный берёт находку в работу, а закрыв её, записывает, сколько удалось сэкономить. Руководитель видит и то, что найдено, и то, что уже вернулось в бюджет.

Перед проверкой от вендора

По каждой программе видно, сколько лицензий есть по договору, сколько выдано и сколько используется. Если программу лицензируют по ядрам, ITAM считает ядра на серверах с учётом виртуальных машин и кластеров. Отдельно учтены правила Microsoft, Oracle, SAP, VMware, Adobe, 1С и «Лаборатории Касперского». Позиция, назначения, договоры и журнал изменений выгружаются для проверки одним файлом.

Продления и подписки

Сроки и платежи, которые обычно теряются между отделами.

Календарь продлений

Лицензии, техподдержка, гарантии на оборудование и подписки собраны в один список на 30, 60 или 90 дней вперёд. Если от подписки нужно отказаться заранее, видна дата, до которой это ещё можно сделать.

Подписки, которые оплачивают сами сотрудники

Облачные и ИИ-сервисы, купленные с личных и зарубежных карт, тоже попадают в учёт и привязываются к человеку. Отдельный отчёт показывает, сколько компания тратит на ИИ за год.

Кто что видит

Свои роли у финансов и ИТ

Финансисты, ИТ и руководители подразделений работают в одной системе. Руководитель подразделения видит только бюджет и затраты своего центра ответственности.

Журнал изменений

Кто, что и когда поменял в карточках, бюджетах и лицензиях, записывается автоматически.

Несколько юрлиц

Каждая организация холдинга ведёт свой учёт, и данные одной не видны другой. Сводный отчёт по холдингу доступен тем, у кого есть доступ к нескольким.

Вход через Keycloak

Сотрудники входят корпоративной учётной записью, роль берётся из групп в Keycloak. Человека убрали из группы, и доступ к ITAM у него пропал.

Частые вопросы

Покажем ITAM на демо

Расскажите, сколько у вас сотрудников и где сейчас ведётся учёт программ. Покажем систему и посчитаем стоимость.

Работа на своих серверах

Нажимая «Подписаться», вы подтверждаете, что принимаете пользовательское соглашение, даёте согласие на обработку персональных данных в соответствии с политикой обработки персональных данных.