Отдел продаж, где ни одно касание не теряется

Типичная картина отдела продаж: сделки — в головах менеджеров и в личных блокнотах, договорённости с клиентами — в переписке, обещание «перезвоню в четверг» — нигде. Менеджер ведёт тридцать клиентов и держит в памяти, кому что обещал; пара касаний неизбежно проваливается, и тёплый клиент остывает просто потому, что про него забыли. Заявку передали на словах в коридоре — и она растворилась. Закрытую сделку нужно передать во внедрение или поддержку, но передача идёт через чат и устную просьбу, часть деталей теряется по дороге. А когда руководитель спрашивает, как идут дела по плану и кто чем занят, ответ собирают вручную: каждый менеджер вспоминает свои цифры, единой картины нет. CRM, если она есть, хранит контакты и историю — но не подсказывает, что именно и к какому сроку должен сделать менеджер сегодня, и не показывает руководителю, где работа встала.

Что отдел продаж соберёт в Shtab вместо блокнотов и памяти — рядом с вашей CRM, а не вместо неё:

• Этапы сделок на доске — работа с клиентом карточками на канбан-доске со статусами от «Новая заявка» до «Закрыта»; видно, на каком шаге каждая сделка и где она застряла.
• Касания и напоминания — «перезвонить», «отправить предложение», «уточнить договор» как задачи со сроком и ответственным, чтобы ничего не забылось.
• Приём заявок — входящие запросы попадают в один проект или форму, а не в личку менеджеров, и каждая заявка становится задачей с автором и сроком.
• Передача смежным отделам — после закрытия сделки задача уходит во внедрение или поддержку связанным шагом, а материалы от маркетинга подтягиваются к работе продавца.
• Цели продаж — над задачами надстраиваются цели и OKR отдела по плану и активности, чтобы видеть, как работа двигает результат.
• Отчётность по активности — сколько сделок в работе, сколько касаний сделано, у кого какая загрузка; статус собирается из системы, а не со слов на планёрке.
• Главная страница — личная сводка с задачами, напоминаниями и комментариями, чтобы каждый менеджер видел свои касания на сегодня сразу.

Отдел продаж в компании услуг: руководитель и четыре менеджера, у каждого по тридцать-сорок клиентов в работе. Раньше сделки жили в блокнотах, обещания «перезвоню» нигде не фиксировались, а заявки передавали на словах. CRM была — хранила контакты и историю писем, — но что менеджер должен сделать сегодня и к какому сроку, она не подсказывала, и часть касаний всё равно терялась. Завели в Shtab проект «Продажи», внутри — доску этапов со статусами «Новая заявка» → «Квалификация» → «Предложение отправлено» → «Переговоры» → «Договор» → «Закрыта». Каждая сделка стала карточкой с ответственным менеджером, клиентом в названии и текущим статусом.

Дальше навели порядок с касаниями. Менеджер договорился созвониться в четверг — и тут же ставит на карточку задачу «Перезвонить» со сроком на четверг. Обещал отправить расчёт — задача «Отправить предложение» со сроком. Теперь обещания не в голове, а в системе: на главной странице у менеджера видны все касания на сегодня, и тёплый клиент не остывает из-за забытого звонка. Заявки от сайта и от маркетинга падают не в личку, а в отдельный проект «Входящие заявки» — каждая как задача с источником и сроком первого контакта, ничего не теряется.

Когда сделка доходит до «Закрыта», менеджер передаёт клиента во внедрение связанной задачей: коллеги из соседнего отдела подхватывают работу с готовым описанием, а не с устной просьбой в чате. Материалы для продаж — презентации, прайс, шаблоны писем — лежат в базе знаний, и новый менеджер не собирает их по коллегам. Над доской в графе целей висит квартальная цель отдела «Выполнить план по новым договорам», к которой привязаны сделки и активность. На понедельничной планёрке руководитель открывает отчёт и за минуту видит: сколько сделок в каждом статусе, у кого тридцать активных карточек, а у кого десять, какие касания просрочены и насколько отдел продвинулся к плану. Разговор идёт по цифрам из системы, а не по тому, кто как вспомнил свои показатели.

Подойдёт руководителю отдела продаж, которому нужна общая картина по сделкам, активности и планам сразу; менеджерам, ведущим десятки клиентов параллельно и теряющим касания в голове и блокноте; РОПу, который собирает статус по команде вручную перед планёркой. Хорошо ложится на отдел продаж в компании услуг, в B2B, в проектных продажах со сложным циклом, где сделка идёт неделями и состоит из множества шагов: отправить предложение, перезвонить, согласовать договор, передать во внедрение. Пропустите этот раздел, если у вас разовые продажи без этапов и повторных касаний — для такого хватит списка дел. И сразу честно: если вам нужны звонки прямо из карточки, автоворонки рассылок и скоринг заявок — это задача CRM, а не Shtab. Shtab берёт на себя задачи, сроки и процессы отдела и встаёт рядом с CRM, а не вместо неё.

• Сделки по этапам — сколько карточек в каждом статусе доски: видно, где скапливается работа и какой этап тормозит воронку.
• Просроченные касания — задачи «перезвонить» и «отправить предложение», у которых вышел срок: первый признак, что клиент остывает.
• Активность за период — сколько касаний сделано и сколько сделок закрыто за неделю; держит команда темп или вязнет.
• Загрузка менеджеров — у кого сорок активных сделок, а у кого десять; кого пора разгрузить, а кому добавить клиентов.
• Заявки в очереди — сколько входящих запросов пришло, сколько взято в работу, сколько ещё без первого контакта.
• Прогресс по плану — насколько сделки и активность двигают квартальные цели отдела по новым договорам.

• Не плодите статусы на доске сделок. Пяти-шести этапов («Новая заявка», «Квалификация», «Предложение», «Переговоры», «Договор», «Закрыта») хватает; пятнадцать колонок никто не держит в актуальном виде.
• Каждую договорённость с клиентом сразу превращайте в задачу со сроком. «Перезвоню в четверг» в голове забудется; «Перезвонить» со сроком на четверг — нет.
• Заведите отдельный проект или форму под входящие заявки. Запрос в личке менеджера теряется; заявка как задача с источником и сроком первого контакта — нет.
• Передачу закрытой сделки во внедрение или поддержку оформляйте связанной задачей, а не устной просьбой в чате — тогда детали клиента не потеряются на стыке отделов.
• Складывайте материалы для продаж — презентации, прайс, шаблоны коммерческих предложений, ответы на частые возражения — в базу знаний, чтобы новый менеджер не собирал их по коллегам.
• Не пытайтесь заменить Shtab'ом вашу CRM. Контакты, история переписки и сделки пусть живут в CRM; в Shtab держите задачи, сроки, этапы и контроль процессов — так каждая система делает своё.

• Сделки в блокнотах и в голове. Менеджер ведёт тридцать клиентов по памяти, часть касаний проваливается. Починка: этапы на доске, договорённости — задачами со сроком.
• Обещания клиенту нигде не записаны. «Перезвоню в четверг» забывается, тёплый клиент остывает. Починка: каждое касание — задача со сроком и ответственным.
• Заявки на словах и в личке. Запрос растворяется среди других сообщений менеджера. Починка: единый проект или форма приёма, каждая заявка — задача с источником.
• Передача сделки через чат. Клиента отдают во внедрение устно, детали теряются на стыке. Починка: связанная задача с описанием — следующий отдел подхватывает по порядку.
• План отдельно от работы. Цель по договорам живёт в таблице руководителя, а сделки — на доске, связи нет. Починка: привязать сделки и активность к целям продаж.
• Попытка сделать из Shtab CRM. Ждать от Shtab звонков, автоворонок и скоринга — значит разочароваться. Починка: оставить CRM её работу, а Shtab — задачи, сроки и процессы рядом с ней.

Маленькому отделу из двух-трёх менеджеров хватит одного проекта «Продажи», доски этапов и задач-касаний на карточках — цели продаж и приём заявок можно подключить позже, когда клиентов станет больше. Отделу побольше, где сделки идут долгим циклом и передаются смежным командам, уже нужен отдельный приём заявок, связи задач между отделами и цели продаж над работой. По характеру продаж: если у вас короткие однотипные сделки — опирайтесь на канбан-доску этапов и задачи-касания; если цикл длинный и многоэтапный, добавьте планирование по срокам и связи между шагами. По связке с CRM: Shtab работает и сам по себе как трекер задач и процессов отдела, и рядом с CRM, — тогда CRM отвечает за клиентскую базу, а Shtab за то, что и к какому сроку делает команда. Если же вам в первую очередь нужны звонки, рассылки и скоринг заявок — это работа CRM, и Shtab её не подменяет. А чтобы собрать базовый порядок в задачах, начните с тем управления проектами и контроля задач; за материалы и заявки от соседей отвечает сценарий для отдела маркетинга.