Подрядчик видит только свой проект — и ничего не удалит незаметно

Внешний доступ к проекту — это схема, при которой подрядчик, фрилансер или клиент работает в вашем трекере, но видит ровно один фронт работ: свои задачи, свои статусы, свои файлы. Остальные проекты, ставки, бюджеты и внутренние обсуждения закрыты для него на уровне прав, а не договорённостей.

Контур решает две задачи сразу: внешнему участнику удобно — он не тонет в чужих досках; вам спокойно — лишнего он не увидит и ничего не удалит бесследно.

Обычно внешнего человека добавляют «на время и по-быстрому»: отправили приглашение в общий проект, попросили «не трогать лишнее». Через месяц подрядчик видит доски трёх других клиентов, читает внутренние комментарии о бюджете и спокойно удаляет задачу, которую счёл неактуальной.

Дальше — типовые сюжеты. На приёмке выясняется, что срок сдвинулся две недели назад, а кто и зачем его сдвинул, никто не помнит: обсуждали в мессенджере. Часть карточек исчезла, и непонятно, заводилась ли работа вообще. Договор закончился в марте, а доступ у исполнителя остался до осени — просто потому что никто не держал это в голове.

Проблема не в людях. Проблема в том, что контур внешнего участника не описан: нет роли, нет изолированного проекта, нет запретов и нет процедуры выхода.

• Сначала права, потом приглашение. Создайте внешний проект и роль, проверьте их под тестовым аккаунтом — и только затем отправляйте доступ подрядчику.
• Проверяйте изоляцию с той стороны. Зайдите в Shtab как внешний участник и попробуйте найти в поиске задачу из соседнего проекта. Это минута, которая снимает основной риск.
• Держите внутренние обсуждения во внутренних задачах. Ставки, маржу и разбор качества не стоит писать в карточке, к которой есть доступ у исполнителя: права закрывают проект и вид, но не отдельное поле.
• Введите правило «сдвиг даты — только с комментарием». История изменений сделает его проверяемым, уведомления — заметным.
• Закрытие доступа оформите пунктом чек-листа завершения проекта, а не отдельной задачей «не забыть».
• Статус «Отменено» заводите одновременно с запретом удаления — иначе люди начнут искать обходные пути.

Малая команда (до 10 человек, 1–2 подрядчика). Отдельная компания избыточна: достаточно выделенного проекта во внутреннем пространстве, ограничения доступа к нему и запрета удаления для роли подрядчика. Статус «Отменено» добавляется в тот же рабочий процесс, чек-лист отключения живёт в карточке «Закрытие проекта».

Агентство с потоком субподряда. Внешний контур делается шаблоном: проект-эталон со статусами, набором видов и правами копируется под каждого нового подрядчика. Так подключение занимает минуты и не зависит от памяти менеджера.

Корпорация, несколько юрлиц и брендов. Каждое направление — отдельная компания в одном аккаунте, внешние участники живут только в своей. Процедуры подключения и отключения закрепляются за конкретной ролью (администратор пространства или проектный офис), а закрытие доступа становится обязательным пунктом приёмки договора. Если нужен юридически значимый аудит с выгрузкой логов во внешнюю систему — это отдельный разговор про on-premise.