Как внедрить бережливое производство: план на первый месяц

Какой поток брать первым

Первый поток выбирают по наблюдаемости. Нужен процесс, который проходится за день, повторяется хотя бы несколько раз в неделю и имеет понятного заказчика — внутреннего или внешнего. Обработка заявок в поддержке, согласование договора, выпуск партии одного изделия подходят. Разработка нового продукта не подходит: там каждая работа своя, и наблюдать нечего.

Важность потока для бизнеса на этом шаге вторична. Задача первого месяца — получить измеримый результат и научить команду смотреть на работу как на поток. Самый критичный процесс компании для учебного захода опасен: там цена ошибки высока, и любое изменение приходится согласовывать неделями.

Второй критерий — доступность данных. Если сроки нигде не фиксируются и историю восстановить нельзя, начинать придётся со сбора: пару недель просто записывать, когда работа поступила и когда ушла дальше. Это скучный этап, но без него любые выводы об улучшении держатся на ощущениях.

Пройти процесс своими ногами

Опрос участников даёт картину, которой в реальности нет: люди описывают задуманный порядок. Поэтому смотреть надо на месте — в цехе, за столом оператора, в почтовом ящике, куда падают заявки. У японцев это называется гемба, и весь смысл слова в том, что руководитель приходит туда, где идёт работа.

Наблюдая, фиксируйте паузы. Сколько заявка лежала до того, как её взяли. Сколько ждала ответа от смежного отдела. Сколько раз возвращалась. Действия обычно описаны в регламенте, а паузы не описаны нигде — и именно в них живёт большая часть срока.

Отдельно записывайте обходные пути. Таблица, которую ведёт один сотрудник «для себя», чат, где на самом деле согласовывают, вторая система, куда данные вводят повторно. Обходной путь — это всегда след неудобства в основном процессе, и он показывает, где чинить, точнее любого опроса.

На обходе полезно задать один вопрос каждому участнику: что мешает вам сделать эту работу быстрее. Ответ обычно короткий и конкретный, и он редко совпадает с гипотезами руководства.

Карта текущего состояния

Карта потока — один лист, на котором видно всю цепочку: шаги, кто выполняет, сколько идёт работа и сколько работа ждёт между шагами. Рисуют её вместе с участниками, на бумаге или доске, за одну встречу на два-три часа.

Под каждым шагом ставят два числа: время работы и время ожидания. Их сумма по всей цепочке даёт время выполнения, а отношение работы к сумме — эффективность потока. Первый замер обычно удивляет: доля собственно работы часто оказывается меньше десятой части общего срока, и разговор сразу переключается с «работайте быстрее» на «почему оно столько ждёт».

Возвраты рисуют стрелками назад. Каждая такая стрелка стоит дороже, чем кажется: к повторной работе добавляется повторное ожидание в очереди, и один возврат нередко удлиняет срок сильнее, чем самый медленный шаг.

• Шаг. Что происходит с работой. Название по действию: «проверка комплектности», не «бухгалтерия».
• Исполнитель. Роль без фамилии — так карта переживёт кадровые перестановки.
• Время работы. Сколько занимает само действие, если делать его без отвлечений.
• Время ожидания. Сколько работа лежит перед шагом. Обычно измеряется в днях там, где работа занимает минуты.
• Возвраты. Куда и как часто работа уходит назад, с указанием причины.

Первое изменение

Берите одно место: самое длинное ожидание или самый частый возврат. Соблазн запустить пять улучшений сразу велик, но тогда через месяц никто не скажет, что именно дало эффект, а что его съело.

У изменения должны быть ответственный, дата и способ проверки, выбранные заранее. «Стало лучше» — не результат. Результат выглядит так: медиана времени выполнения по этому типу заявок была одиннадцать дней, стала шесть, замер по тридцати заявкам за месяц.

Держите изменение обратимым. Если через две недели видно, что стало хуже, вернуться к прежнему порядку должно быть можно за день — иначе команда будет бояться пробовать.

Закрепить стандартом

Через месяц после удачного изменения процесс возвращается к прежнему виду, если новый способ нигде не описан. Старый помнят все, новый — двое, и достаточно отпуска одного из них.

Стандартизированная работа — это короткое описание лучшего известного на сегодня способа: последовательность действий, ориентировочное время, точки контроля. Умещается на страницу и лежит рядом с работой.

У стандарта есть срок жизни до следующего улучшения. Именно поэтому его пишут просто: документ, который тяжело менять, замораживает процесс и через полгода начинает мешать.

Ритм вместо кампании

Улучшения живут ритмом. Сессия раз в две недели на два часа даёт больше, чем месячный штурм раз в год, потому что между сессиями остаётся время проверить прошлые изменения.

План первого месяца

Готовность к старту

Чаще всего внедрение останавливается по двум причинам: поток выбран слишком большим и никто не договорился, куда пойдёт освободившееся время.

Что настроить в Shtab на первый месяц

Заведите доску под выбранный поток и назовите колонки его шагами вместе с очередями. С этого момента время в каждой паузе считается автоматически, и карту потока не придётся собирать вручную во второй раз.

Частые вопросы