Все проекты на одном экране: сроки, загрузка, прогресс

Q: Сколько проектов можно отслеживать в одном графе целей?

Технического ограничения на количество проектов в графе целей нет. На практике удобно работать с графом, где 20–30 проектов сгруппированы по 3–5 стратегическим направлениям. Если проектов больше — добавляйте промежуточный уровень (программы), чтобы граф оставался читаемым.

Q: Можно ли дать доступ к портфельному дашборду без доступа к отдельным проектам?

На текущий момент Shtab не поддерживает гранулярное разграничение, при котором пользователь видит граф целей и главную страницу, но не имеет доступа ни к одному пространству проекта. Главная страница и граф целей отображают данные из тех пространств, к которым у пользователя есть доступ, — поэтому без доступа хотя бы к части пространств дашборд будет пустым. Документация не упоминает раздел «Права и роли» с возможностью создания произвольных ролей. Упоминается лишь уровень доступа «Пользователь» и настройки доступа к рабочим пространствам. Название раздела и механизм создания ролей не подтверждены. Так пользователь увидит полную картину на главной странице и в графе целей, но не сможет менять задачи. Если нужен обзор для внешнего стейкхолдера — заведите отдельный аккаунт-наблюдатель с read-only доступом к пространствам портфеля.

Q: Как часто обновляются данные на главной странице?

Виджеты главной страницы подтягивают данные в реальном времени. Как только исполнитель меняет статус задачи или сдвигает срок, это отражается на дашборде. Поэтому ключевой фактор актуальности — дисциплина команды в обновлении статусов.

Q: Можно ли экспортировать портфельный отчёт для совета директоров?

Shtab не генерирует готовый PDF-отчёт для совета директоров. Однако вы можете использовать главную страницу как живой дашборд на совещании — откройте её на экране и пройдитесь по виджетам. Для офлайн-отчёта сделайте скриншоты графа целей и итогов списка.

Q: Чем граф целей отличается от дорожной карты?

Граф целей показывает иерархию: стратегическое направление → программа → проект → задача, с процентом выполнения каждой ветки. Дорожная карта — это временна́я шкала с этапами и вехами. Граф отвечает на вопрос «что к чему относится и насколько выполнено», а дорожная карта — «когда что произойдёт». Для портфельного контроля они дополняют друг друга.

Соберите портфельный дашборд из шести возможностей Shtab — и замените ручные сводки живой картиной по каждому проекту, сотруднику и стратегической цели.

Попробовать бесплатно Live-демо

бесплатный тариф — без лимита людейв реестре ПО Минцифры

Нам доверяют 55 202+ компаний

Что меняется с этим решением

Единая картина по всем проектам

Главная страница и граф целей заменяют десяток таблиц: статус каждого проекта виден за секунды.

Просрочки видны до того, как станут проблемой

Фильтры по срокам и итоги мгновенно подсвечивают задачи, которые выбиваются из плана.

Перегруз сотрудников — на виду

Группировка по исполнителям + итоги показывают, кто перегружен, а у кого есть ресурс.

Стратегия прослеживается до задач

Граф целей связывает стратегические направления с конкретными задачами — ничего не теряется между уровнями.

Как это собрать в Shtab

детали каждого шага — в документации ↗

Заведите верхнеуровневые цели — стратегические направления или программы — и свяжите с ними проекты. Граф покажет иерархию и процент выполнения каждой ветки портфеля. Начните с 3–5 ключевых целей: «Продуктовая разработка», «Заказная разработка», «Внутренние инструменты» — и привяжите к каждой существующие проекты. Без привязки реальных задач граф останется красивой, но бесполезной схемой.

Документация не подтверждает ограничение карты целей тарифом Pro и выше.

Shtab 2.5: Настраиваемые роли, улучшенный Гант, новые Календарь ↗

Добавьте на главную страницу виджеты: просроченные задачи, ближайшие дедлайны, загрузка по исполнителям. Это точка входа, где видна общая картина без переключения между проектами. Каждый виджет подтягивает данные из всех пространств, к которым у вас есть доступ, — поэтому главная страница работает как кросс-проектный обзор.

Главная страница с виджетами доступна на всех тарифах. Состав виджетов может отличаться в зависимости от тарифа — проверьте доступность нужных виджетов в настройках вашей команды.

Shtab 3.0: рабочие процессы, структура компании и каталог шаблон ↗

Создайте поля «Приоритет портфеля», «Заказчик», «Бюджетная линия» — и настройте фильтрацию по ним. Комбинируйте условия: «Приоритет = Высокий» + «Срок < 7 дней» + «Статус ≠ Готово». Сохраняйте такие комбинации как отдельные вкладки пространств — не придётся настраивать фильтры заново перед каждым статус-коллом.

Документация не подтверждает ограничение пользовательских полей с фильтрацией тарифом Pro и выше.

Вкладки пространств ↗

Важно: группировка работает внутри одного пространства. Для кросс-проектного обзора используйте главную страницу (шаг 2). Внутри пространства группировка позволяет быстро переключать ракурс: сгруппируйте по исполнителю — увидите загрузку каждого человека, по статусу — поймёте, где скопились задачи. Меняйте способ группировки в зависимости от задачи: контроль сроков, распределение нагрузки или анализ этапов.

Группировка задач ↗

Откройте календарный вид и убедитесь, что вехи и дедлайны проектов не наслаиваются. Календарь покажет плотность событий по неделям и поможет заранее увидеть «бутылочные горлышки». Недели с тремя и более вехами — зона риска: заранее сдвигайте сроки или усиливайте команду. Создайте отдельную вкладку пространства с типом «Календарь» для портфельных вех.

Shtab 2.5: Настраиваемые роли, улучшенный Гант, новые Календарь ↗

Включите итоги внизу списка: количество задач, сумма оценок трудозатрат, процент просроченных. Данные обновляются в реальном времени — не нужно собирать отчёт вручную. Итоги работают с любой группировкой: если задачи сгруппированы по исполнителю, вы увидите количество задач и трудозатраты по каждому человеку отдельно.

Список карточек ↗

Как это выглядит на практике

Пример: IT-компания с 12 проектами

Директор по разработке ведёт 12 клиентских проектов силами 40 человек. Раньше статус собирался в Google-таблице: каждый PM заполнял строку раз в неделю. Данные устаревали к моменту совещания.

Что настроили. В графе целей создали три направления: «Продуктовая разработка», «Заказная разработка», «Внутренние инструменты». К каждому привязали проекты. На главной странице добавили виджеты просроченных задач и загрузки. В пространствах проектов завели поле «Заказчик» и сохранили вкладку-фильтр «Просрочено + Высокий приоритет». Включили итоги в списках.

Что изменилось. Директор открывает главную страницу утром и за минуту видит: в проекте «Альфа» 7 просроченных задач, у двух разработчиков по 18 задач в работе (при норме 10), а цель «Запуск MVP до октября» выполнена на 35 % при плане 60 %. Решения принимаются в тот же день, а не через неделю.

Кому подходит — и когда не нужно

КОМУ ПОДХОДИТ

5+ параллельных проектов, руководитель или PMO нуждаются в общей картине

Разные менеджеры ведут проекты независимо, нужен единый обзор

Стратегические цели нужно декомпозировать до задач и отслеживать прогресс

Тариф Pro или выше — для графа целей и пользовательских полей

КОГДА НЕ НУЖНО

Команда ведёт 1–2 проекта — достаточно обычной доски и списка

Нужен финансовый контроль бюджетов с расчётом ROI — Shtab не заменяет ERP

Требуется автоматическое ресурсное планирование с почасовой аллокацией — задача специализированного PPM-инструмента

Рецепт из функций Shtab

Граф целейПросматривайте цели компании не только списком, но и на наглядной карте, которая отображается в виде…КалендарьВизуализируйте задачи команды на день, неделю или месяц, управляйте дедлайнами и синхронизируйте план с Яндекс…Группировка задачГруппировка задач по статусам, приоритетам, исполнителям, стадиям и меткам помогает быстрее ориентироваться в работе и находить все…Фильтрация по пользовательским полямВы можете отфильтровать карточки даже по таким нестандартным параметрам, как числа, ссылки, или даже адрес электронной почты.ИтогиС помощью функции итогов вы можете мгновенно рассчитывать важные показатели по пользовательским полям прямо в колонках…Главная страницаУправляйте задачами, проектами и целями, проверяйте напоминания и комментарии с главной страницы…

Что отслеживать

Доля просроченных задач по портфелю

Используйте итоги + фильтр по дате. Целевой тренд — снижение от недели к неделе.

Количество задач на сотрудника

Группировка по исполнителю + итоги. Если у кого-то в 2–3 раза больше — сигнал к перераспределению.

Прогресс целей в графе

Процент завершения веток графа целей. Если цель «зелёная», а дочерние проекты отстают — данные расходятся.

Плотность дедлайнов в календаре

Недели с 3+ вехами — зона риска. Заранее сдвигайте или усиливайте команду.

Частые ошибки — и починка

Каждая цель должна иметь дочерние проекты или задачи. Пустой граф — красивая схема без пользы. Привяжите существующие проекты к целям сразу при настройке.

Портфельный дашборд — не отдельная функция, а рецепт из шести возможностей Shtab: граф целей, главная страница, пользовательские поля, группировка, календарь и итоги. Собранные вместе, они заменяют ручные сводки и показывают сроки, загрузку и прогресс целей в реальном времени.

Что это такое

Контроль сроков и загрузки по портфелю проектов — это практика, при которой руководитель или PMO отслеживает все активные проекты компании в единой точке: видит, какие задачи просрочены, кто из сотрудников перегружен, а какие стратегические цели отстают от плана. Без такого обзора решения принимаются по ощущениям, а проблемы всплывают, когда исправлять их уже дорого.

Какую задачу закрывает

Знакомая ситуация

Каждый менеджер ведёт проект в своём пространстве. Чтобы собрать статус по портфелю, руководитель обходит пять досок, три чата и два файла в таблицах.
Просрочки обнаруживаются на еженедельном совещании — когда сдвигать сроки уже поздно.
Загрузка сотрудников оценивается «на глаз». Один человек тонет в задачах, другой простаивает — но это видно только постфактум.
Стратегические цели живут в презентации, а задачи — в трекере. Связь между ними существует только в голове директора.
Ручные сводки устаревают в момент отправки: пока отчёт дошёл до совета, данные уже неактуальны.

Что помогает на практике

Сохраняйте комбинации фильтров как отдельные вкладки пространств — не придётся каждый раз настраивать заново. Например, вкладка «Просрочено у заказчика X» пригодится перед каждым статус-коллом.
Заведите ритуал: исполнители обновляют статус задачи ежедневно, менеджеры проверяют итоги и граф целей раз в неделю. Без дисциплины данных дашборд превращается в декорацию.
Используйте группировку по исполнителю не только для контроля, но и для 1-on-1: откройте список задач конкретного человека и обсудите приоритеты.
Начните с 3–5 ключевых целей в графе, а не пытайтесь описать всю стратегию сразу. Добавляйте ветки по мере того, как команда привыкнет к инструменту.

Как адаптировать под свой отдел

Малая команда (5–15 человек, 3–7 проектов)

Граф целей можно упростить до одного уровня: цели → проекты, без промежуточных программ. Главная страница с двумя-тремя виджетами заменит полноценный PMO-дашборд. Пользовательских полей достаточно одного-двух: «Приоритет» и «Заказчик».

Крупная компания (50+ человек, 15+ проектов)

Добавьте промежуточный уровень в граф целей — программы, объединяющие проекты по направлениям. Используйте больше пользовательских полей: «Бюджетная линия», «Подразделение», «Тип проекта». Настройте несколько сохранённых вкладок-фильтров для разных стейкхолдеров: CEO видит стратегические цели, PMO — просрочки и загрузку, менеджер проекта — свой срез.

Частые вопросы

Не нашли ответ — спросите на живой демонстрации или напишите в поддержку.

Технического ограничения на количество проектов в графе целей нет. На практике удобно работать с графом, где 20–30 проектов сгруппированы по 3–5 стратегическим направлениям. Если проектов больше — добавляйте промежуточный уровень (программы), чтобы граф оставался читаемым.

На текущий момент Shtab не поддерживает гранулярное разграничение, при котором пользователь видит граф целей и главную страницу, но не имеет доступа ни к одному пространству проекта. Главная страница и граф целей отображают данные из тех пространств, к которым у пользователя есть доступ, — поэтому без доступа хотя бы к части пространств дашборд будет пустым.

Документация не упоминает раздел «Права и роли» с возможностью создания произвольных ролей. Упоминается лишь уровень доступа «Пользователь» и настройки доступа к рабочим пространствам. Название раздела и механизм создания ролей не подтверждены. Так пользователь увидит полную картину на главной странице и в графе целей, но не сможет менять задачи. Если нужен обзор для внешнего стейкхолдера — заведите отдельный аккаунт-наблюдатель с read-only доступом к пространствам портфеля.

Виджеты главной страницы подтягивают данные в реальном времени. Как только исполнитель меняет статус задачи или сдвигает срок, это отражается на дашборде. Поэтому ключевой фактор актуальности — дисциплина команды в обновлении статусов.

Shtab не генерирует готовый PDF-отчёт для совета директоров. Однако вы можете использовать главную страницу как живой дашборд на совещании — откройте её на экране и пройдитесь по виджетам. Для офлайн-отчёта сделайте скриншоты графа целей и итогов списка.

Граф целей показывает иерархию: стратегическое направление → программа → проект → задача, с процентом выполнения каждой ветки. Дорожная карта — это временна́я шкала с этапами и вехами. Граф отвечает на вопрос «что к чему относится и насколько выполнено», а дорожная карта — «когда что произойдёт». Для портфельного контроля они дополняют друг друга.

ИСТОЧНИКИ

Связанные решения

Весь каталог →

ПроцессыСроки всех проектов — на одном экране

Объедините проекты в группы, постройте диаграммы Ганта с зависимостями и критическим путём, зафиксируйте базовый план и назначьте…

Подробнее →ПроцессыОдна страница вместо двадцати проектов

Соберёте проекты в 2–5 портфелей по направлениям или клиентам. Проставите сроки и ответственных там, где их нет — без этого сводка врёт…

Подробнее →ПроцессыВидеть, сколько времени реально уходит на задачи и проекты

Договариваетесь о правилах списания времени, включаете трекер в карточках задач и ручной ввод в Списке для забытых таймеров. Группировка и…

Подробнее →

Попробуйте на реальной задаче

Начните бесплатно всей командой — или покажем на ваших процессах за 30 минут.

Попробовать бесплатно Записаться на демо