'/%3e%3cpath%20d='M83.8172%20112C100.688%20112%20111.886%2098.2694%20112%2083.8882H44.0245C25.8409%2083.8882%2016.001%2094.3169%2016.001%20112H83.8172Z'%20fill='url(%23paint1_linear_101_577)'/%3e%3cpath%20d='M44.1725%2044.1138H16.0008C15.9465%2051.0963%2018.504%2058.2306%2024.2977%2064.0225L44.1706%2083.8881L52.8986%2075.3569L61.7636%2066.7019C63.2767%2065.2244%2063.2786%2062.7888%2061.7636%2061.3094L44.1725%2044.1138Z'%20fill='%233A5FFF'/%3e%3cpath%20d='M83.8248%2083.8862H111.996C112.051%2076.9037%20109.493%2069.7693%20103.7%2063.9774L83.8267%2044.1118L75.0986%2052.6431L66.2337%2061.2981C64.7206%2062.7756%2064.7187%2065.2112%2066.2337%2066.6906L83.8248%2083.8862Z'%20fill='%233A5FFF'/%3e%3cdefs%3e%3clinearGradient%20id='paint0_linear_101_577'%20x1='16.001'%20y1='30.055'%20x2='111.998'%20y2='30.055'%20gradientUnits='userSpaceOnUse'%3e%3cstop%20stop-color='%2370ADFE'/%3e%3cstop%20offset='0.62'%20stop-color='%233A5FFF'/%3e%3c/linearGradient%3e%3clinearGradient%20id='paint1_linear_101_577'%20x1='111.998'%20y1='97.9451'%20x2='16.001'%20y2='97.9451'%20gradientUnits='userSpaceOnUse'%3e%3cstop%20stop-color='%2370ADFE'/%3e%3cstop%20offset='0.62'%20stop-color='%233A5FFF'/%3e%3c/linearGradient%3e%3c/defs%3e%3c/svg%3e)
Четыре квадранта
Деление дел на важные и срочные приписывают Эйзенхауэру, а широко известным его сделал Стивен Кови. Получаются четыре группы, и интерес представляют две из них.
Срочное и важное — кризисы и настоящие дедлайны. Их делают, вопрос лишь в том, чтобы их было немного: постоянная жизнь в этом квадранте означает, что планирование не работает.
Важное и несрочное — обучение, профилактика, отношения, стратегия. Это единственный квадрант, который сам о себе не напоминает, и именно поэтому вытесняется первым.
Срочное и неважное — чужие просьбы, часть встреч, большинство уведомлений. Главный пожиратель времени, потому что маскируется под первый квадрант.
Почему матрица плохо работает сама по себе
Разложить дела по квадрантам легко и приятно. Проблема начинается на следующий день: срочное продолжает приходить, а важное так и лежит в своём квадранте.
Причина в асимметрии сигналов. Срочное сообщает о себе звонком, письмом и чужим ожиданием; важное молчит. Никакая классификация этой асимметрии не меняет.
Работает только одно: заранее забронированное время. Два-три часа в неделю в календаре под важное и несрочное — единственный надёжный способ вернуть этот квадрант в жизнь.
Как выбирать в моменте
Когда времени меньше, чем дел, помогают три вопроса подряд. Что случится, если этого не сделать вообще. Кто ещё может это сделать. Что из списка приблизит квартальную цель.
Третий вопрос отсекает больше всего. Дело, не связанное ни с одной целью, обычно оказывается чужим приоритетом, попавшим к вам по инерции.
Полезное ограничение — не больше трёх важных дел на день. Приоритет, поставленный у всего, перестаёт что-либо отличать, и список снова превращается в кучу.
Отказ и передача
Приоритизация без права отказаться превращается в упорядочивание невыполнимого. Если объём стабильно больше времени, вопрос лежит в объёме обязательств; способ сортировки его не решает.
Разговор об этом ведут со списком в руках: двадцать пунктов на столе — аргумент, память о них аргументом не является.
Передача — второй способ. Дело, которое может сделать кто-то другой на восемьдесят процентов так же хорошо, стоит передать: разница в качестве обычно дешевле, чем ваше время.
Четыре квадранта и что с ними делать
| КВАДРАНТ | ПРИМЕРЫ | ЧТО ДЕЛАТЬ |
|---|---|---|
| Важное и срочное | Авария, дедлайн завтра | Делать. Следить, чтобы таких было немного |
| Важное и несрочное | Обучение, профилактика, стратегия | Бронировать время заранее |
| Срочное и неважное | Чужие просьбы, часть встреч | Передавать или отказывать |
| Ни то, ни другое | Ленты, лишние отчёты | Убирать без сожаления |
Приоритеты работают
Матрица помогает объяснить проблему и почти не помогает её решить. Решает бронь времени — проверьте по пунктам за последнюю неделю.
Отмечено 0 из 7
Как расставлять приоритеты в Shtab
Пометьте дела полем важности и вынесите защищённые блоки в календарь задачами: тогда важное и несрочное занимает время физически, а не только в намерениях.
- Поле важности вместе с датой разводит дела по квадрантам без отдельной матрицы.
- Задача с датой и длительностью бронирует время в календаре под сосредоточенную работу.
- Связь задачи с целью показывает, какие дела действительно двигают квартал.
- Фильтр «важное без даты» собирает то, что рискует быть вытесненным.
- Передача задачи другому исполнителю оставляет её видимой в списке ожидания.
Частые вопросы
Проверить источник срочности. Часть дел срочна только для того, кто их принёс: вопрос «что случится, если сделать в четверг» отсеивает такие быстро. Если после проверки действительно всё срочно, проблема в объёме обязательств, и решать её надо разговором о них.