Автоматизация процесса: что автоматизировать и в каком порядке

Сначала порядок

Перед автоматизацией пройдите по схеме и задайте к каждому шагу четыре вопроса: можно ли его убрать, объединить с соседним, изменить его место в цепочке, упростить. Именно в таком порядке.

Самые частые находки одинаковы у всех: согласования, за которыми не стоит риска; двойной ввод одних данных; проверки, дублирующие друг друга; шаги, назначение которых никто не может объяснить.

Экономия от наведения порядка обычно превышает экономию от автоматизации оставшегося. И стоит она дешевле: чтобы убрать шаг, достаточно решения.

Что автоматизируют в первую очередь

Хорошие кандидаты одинаковы в любом процессе: передача работы между шагами, назначение исполнителя по понятному правилу, уведомление о приближении срока, сбор данных в одну форму на входе.

Плохие кандидаты — шаги, требующие суждения. Оценка риска, переговоры, решение о нестандартном случае. Здесь автоматизация полезна как подготовка данных для человека, который решает.

Отдельный признак хорошего кандидата — частота. Действие, повторяющееся сто раз в месяц, окупит настройку за недели; то же действие раз в квартал не окупит её никогда.

• Передача между шагами. Смена статуса и появление задачи у следующего исполнителя по правилу.
• Назначение. Исполнитель выбирается по типу заявки, региону, продукту — там, где правило однозначно.
• Приём на входе. Форма с обязательными полями: заявка попадает в процесс полной.
• Контроль сроков. Уведомление о приближении и превышении обещанного срока.
• Сбор данных. Подтягивание сведений из справочников вместо ручного ввода.

Когда нужны роботы

Роботизация повторяет действия человека в интерфейсе: открыть систему, скопировать поля, нажать кнопку. Её применяют там, где у системы нет пригодного способа обмена данными и переделать её нельзя.

Решение это временное по своей природе. Робот ломается при любом изменении интерфейса, и стоимость поддержки со временем догоняет стоимость нормальной интеграции. Заводя робота, сразу назначьте ответственного за его починку.

Проверьте перед началом: возможно, обмен данными существует, просто о нём не знают. Такое случается чаще, чем принято думать.

Замер до и после

Померьте срок процесса и трудозатраты до автоматизации. Без исходной цифры разговор об эффекте превращается в обмен впечатлениями, а через полгода никто не вспомнит, как было.

Считайте полную стоимость: настройка, поддержка, обучение, разбор сбоев. Автоматизация, экономящая два часа в месяц при часе поддержки в неделю, обходится дороже ручной работы.

Что делать со сбоями

У каждого автоматического шага должен быть ручной обход и человек, который знает, как им воспользоваться. Процесс, полностью останавливающийся при сбое правила, опаснее ручного.

Заведите отдельный признак для экземпляров, прошедших в обход автоматики: их разбор показывает, где правило описано неточно.

И оставьте себе возможность выключить правило за минуту. Автоматизация, которую нельзя быстро отключить, превращает мелкую ошибку в аварию.

Что автоматизировать, а что оставить человеку

Готовность к автоматизации

Автоматизация, запущенная без замера и без ручного обхода, обычно требует срочной переделки в первый же месяц. Проверьте эти пункты до настройки.

Что настроить в Shtab

Правила автоматизации привязываются к статусам доски: смена статуса запускает следующий шаг, назначает исполнителя и ставит срок. Ручной обход при этом остаётся — карточку всегда можно передвинуть руками.

Частые вопросы