Учёт времени по задачам: план, факт и расхождение в Shtab

Что меняется после настройки

Видно фактическую стоимость проекта в часах

Сумма списанного времени по проекту вместо оценок «на глаз» в конце месяца. Основа для расчёта маржи и пересмотра прайса.

Расхождение план/факт вскрывается на 3-й день, а не при сдаче

Оценка и факт стоят рядом в задаче: когда потрачено 80% часов при 30% готовности, это видно сразу.

Понятно, куда уходит день специалиста

Часы распределены по задачам и проектам — включая совещания, правки и переключения, которые обычно не попадают ни в один отчёт.

Оценки следующих проектов становятся точнее

Накопленный факт по похожим задачам превращается в нормативы, а не в очередной оптимистичный прогноз.

Как это собрать в Shtab

детали каждого шага — в документации ↗

Договоритесь о единице оценки — часы — и заполните оценку на каждой задаче спринта или этапа проекта. Без оценки не будет плана, а значит, расхождение считать будет не с чем. Правило простое: задача без оценки не уходит в работу.

Оценку лучше ставит тот, кто будет делать задачу: тогда это обязательство, а не цифра «сверху».

Shtab 2.6.0. Умные уведомления, CalDAV-синхронизация, конструкто ↗

Специалист запускает трекер прямо в карточке — время привязывается к задаче и проекту, а не к абстрактному дню. Так сумма по проекту собирается сама, без ручного переноса из личных заметок.

Уберите параллельные таблицы учёта в первую же неделю: два источника часов всегда расходятся, и доверять перестают обоим.

Shtab 3.0: рабочие процессы, структура компании и каталог шаблон ↗

Не все включают таймер вовремя. Добавление времени в трекере закрывает вчерашние пробелы, а добавление времени в Списке позволяет быстро проставить часы сразу по нескольким задачам — за встречу, созвон, серию правок.

Назначьте день недели, когда журнал закрывается: без дедлайна дозаполнение превращается в ежемесячный подвиг по памяти.

Shtab 2.4.1: Больше массовых действий, улучшение публичного дост ↗

В Итогах сведите оценку и списанное время по проекту, этапу и исполнителю. Это тот отчёт, который вы показываете клиенту или на управляющем комитете вместо рассказа о том, как много было правок.

Смотрите не только сумму, но и структуру: какие типы задач системно съедают больше оценки — правки, согласования, баги. Чтобы разрез появился, задачи нужно заранее развести по группам или полю с типом работы.

Вкладки, SLA, Shtab AI, приложение для ПК и расширение для брауз ↗

В разделе «Активность» на таймлайне «Время» видно, когда, сколько и на какие задачи было затрачено время, а при наличии прав — то же по команде. Так становится заметно, у кого дни пустые или часы списаны одним блоком в конце месяца.

Это не повод для наказания, а сигнал: учёт сломался, и отчёт по стоимости проекта пока считать нельзя.

Как отслеживать активность ↗

Возьмите в Итогах суммы плана и факта по типам работ, посчитайте средний коэффициент расхождения и используйте его при оценке нового проекта. Расчёт ручной: продукт даёт суммы, коэффициент выводите вы — отдельного отчёта с таким показателем в Shtab нет.

Учёт времени начинает приносить деньги только на этом шаге — когда прошлый факт становится будущим планом, а не просто архивом часов.

Как это выглядит на практике

Редакция Shtab

Пример-иллюстрация: компания и цифры условные, они показывают логику настройки, а не чей-то реальный отчёт.

Например, студия из восьми человек ведёт четыре клиентских проекта одновременно. На старте договариваются: единица оценки — часы, задача без оценки не уходит в статус «В работе». Редизайн лендинга разбивают на этапы, каждая задача получает план: прототип — 8 часов, вёрстка — 16, правки — 6.

Через три дня менеджер открывает Итоги: по вёрстке списано 13 часов при готовности около трети. Разговор происходит не при сдаче, а сразу — сроку добавляют неделю и предупреждают клиента заранее. По завершении проекта видно, что правки съели 19 часов вместо 6, а треть времени арт-директора ушла в задачи «созвон с клиентом» и «внутреннее согласование». Увидеть это удалось только потому, что такие задачи заранее свели в отдельную группу — иначе они растворились бы в общей сумме.

Допустим, через квартал та же команда берёт похожий проект. Оценку на правки умножают на два с половиной, а встречи заводят отдельной задачей с планом в часах. Смета впервые сходится с фактом без героизма в последние выходные — и это единственный результат, за которым стоит вводить учёт часов.

План и факт по задачам редизайна лендинга

Кому подходит — и когда не нужно

КОМУ ПОДХОДИТ

Агентства и студии, где часы конвертируются в счёт клиенту

Продуктовые и IT-команды, которым нужна себестоимость фич и релизов

Проектные офисы, сводящие трудозатраты по нескольким проектам

Руководители, которые пересматривают оценки по факту, а не в спорах

Компании, где один специалист работает сразу на несколько проектов

КОГДА НЕ НУЖНО

Нужен контроль присутствия: скриншоты, снимки экрана, время у компьютера

Оплата полностью сдельная и часы не влияют на расчёты

Работа идёт одним непрерывным процессом без разбиения на задачи

Цель — найти виноватых в переработках

Учёт часов здесь — про себестоимость работы и точность оценок, а не про надзор за людьми.

Из чего собираем процесс

Трекер времениТрекер от Shtab помогает собирать данные о временных затратах и оптимизировать планирование. Он…Добавление времени в трекереОтслеживайте затраченное время прямо из карточки задачи или выберите нужную задачу в трекере. Если…Добавление времени в СпискеВ рамках Списка вы можете сразу добавить специалисту затраченное время на задачу без перехода в карточку или…Оценка трудозатратОценивайте задачи в часах, сторипоинтах, деньгах или своих единицах. Планируйте вклад каждого исполнителя и автоматически получайте…ИтогиС помощью функции итогов вы можете мгновенно рассчитывать важные показатели по пользовательским полям прямо в колонках…

Что смотреть: показатели считаете вы, данные даёт Shtab

Полнота учёта

Доля рабочих дней с проставленными часами по команде. Это не отчёт продукта: считаете сами, глядя на таймлайн «Время» в «Активности». Ниже 80% — отчёты по стоимости считать рано.

Коэффициент план/факт

Факт, делённый на оценку, по проекту и по типам задач. Это не отчёт продукта: суммы берёте в Итогах, деление делаете сами. Стабильные 1,5+ означают, что вы недооцениваете, а не «команда медленная».

Доля часов вне задач проекта

Сколько времени уходит на встречи, поддержку и внеплановые просьбы. Это не отчёт продукта: разрез появится только при заранее разведённых группах задач, долю считаете сами. Часто именно здесь прячется «проект не окупился».

Задержка списания

Через сколько дней после работы появляются часы. Это не отчёт продукта: оцениваете вручную по разделу «Активность». Чем больше лаг, тем менее достоверны цифры.

Что ломает учёт часов

Сделайте оценку обязательной для перевода задачи в работу. Факт без плана показывает только расход, но не говорит, дорого это или нормально.

Учёт времени бесполезен, пока рядом с фактом не стоит план. Часы без оценки показывают расход, но не отвечают на единственный важный вопрос: это дорого или нормально. Ценность появляется в момент, когда прошлый факт становится будущей оценкой.

Что это такое

Учёт времени по задачам — это практика, при которой к каждой карточке привязаны две величины: оценка трудозатрат до старта работ и фактически списанные часы, а расхождение между ними видно руководителю в момент выполнения задачи, а не в конце месяца при попытке восстановить картину по памяти.

Задача такого учёта — не следить за людьми, а знать себестоимость работы: сколько часов стоил проект, какой этап вышел за оценку и какие типы задач систематически съедают больше, чем на них планировали.

Какую задачу закрывает

До внедрения разговор о стоимости проекта выглядит так: менеджер вспоминает, что «дизайнер сидел на этом недели три», разработчик говорит «там было много правок», и обе цифры невозможно проверить. Оценка звучала на старте устно и нигде не сохранилась, поэтому сравнивать факт не с чем.

Часы, если их вообще пишут, живут в личных таблицах и заполняются в конце месяца одним блоком. Встречи, согласования и мелкие доработки не попадают никуда — в отчёте проект выглядит дешевле, чем был, а перерасход остаётся необъяснённым. В итоге прайс и оценки следующего проекта строятся на тех же догадках, что и предыдущие.

Что помогает на практике

Назначьте день закрытия журнала — например, пятницу до 18:00. Добавление времени в Списке позволяет проставить неделю по нескольким задачам за пару минут.
Заводите задачи под регулярные встречи, поддержку и доработки. Часы, которым некуда лечь, просто исчезают из отчёта.
Мелочь до 15 минут не дробите: сведите такие дела в одну задачу «Мелкие правки» на неделю или спринт и списывайте часы туда.
Разметьте задачи по типам работ заранее — группами внутри проекта или отдельным полем. Без разметки Итоги покажут общую сумму, и вы не увидите, где именно течёт.
Оценку ставит тот, кто будет делать задачу, а не только менеджер: чужая оценка не воспринимается как обязательство и расхождение объясняют «так решили сверху».
Первый месяц не делайте выводов о людях. Соберите данные, покажите команде отчёт по типам работ — и обсудите, где оценки были нереалистичны.

Как адаптировать под свой отдел

Команда до 10 человек. Достаточно оценки в часах, трекера и Итогов по проекту. Группировку задач делайте минимальной: «работа» и «встречи/правки». Журнал закрывает сам исполнитель в пятницу, руководитель проверяет полноту за пять минут в «Активности».

Агентство на потоке клиентских проектов. Часы нужны в разрезе клиента и этапа: заводите отдельный проект или пространство на клиента, тип работы держите полем, чтобы Итоги считали правки и согласования отдельно от производства. Коэффициент план/факт пересматривайте перед каждым новым КП.

Корпорация и проектный офис. Учёт становится обязательной частью процесса: оценка — условие перевода задачи в работу, закрытие журнала — недельный регламент с ответственным. Итоги собираются по портфелю проектов, а нормативы по типам работ фиксируются как внутренний стандарт оценки на следующий год.

Частые вопросы

Не нашли ответ — спросите на живой демонстрации или напишите в поддержку.

Здесь в первую очередь считаются трудозатраты задачи: сколько часов ушло на прототип, вёрстку, правки. Итоговый отчёт отвечает на вопрос «сколько стоил проект». При этом трекер Shtab параллельно фиксирует признаки активности — использование клавиатуры и мыши, активное приложение — и может делать скриншоты, поэтому противопоставлять его инструментам контроля присутствия как «другой класс задач» не совсем корректно.

Так и считать: часы списываются в карточку задачи, а карточка принадлежит проекту. Человек переключается между задачами, а разделение времени по проектам собирается автоматически — в Итогах вы увидите, сколько его часов ушло в каждый проект за период. Отдельная договорённость нужна только про встречи: под них лучше завести задачи в тех проектах, к которым они относятся.

Сначала проверьте, откуда берётся разница: по типам работ обычно видно, что оценивали только производство, а правки, согласования и баги в план не попадали. Дальше разумно не требовать «работать быстрее», а умножить оценку на фактический коэффициент и пересмотреть смету или прайс. Стабильный коэффициент 2 — это не медленная команда, это систематическая недооценка.

Да: добавление времени в трекере позволяет внести часы за прошедший день, а добавление времени в Списке — быстро проставить их сразу по нескольким задачам. Чем меньше задержка, тем достовернее цифры, поэтому назначьте день закрытия журнала — например, пятницу, — и восстанавливать придётся дни, а не месяцы.

Покажите первый же отчёт по типам работ: обычно из него видно, что правки и согласования занимают в разы больше, чем им отводили в плане. Это аргумент в пользу команды при разговоре о сроках и бюджете. И зафиксируйте правило: часы обсуждаются в разрезе задач и проектов, а не как рейтинг сотрудников — как только цифры начинают влиять на оценку людей, их подгоняют, и учёт теряет смысл.

ИСТОЧНИКИ