Метрики Kanban: время прохождения и прогноз без оценок

Четыре показателя потока

Набор небольшой, и каждый показатель отвечает на свой вопрос: сколько ждёт заказчик, сколько мы реально делаем, сколько взяли на себя и что нас держит. Договоритесь сразу, откуда идёт отсчёт: у заказчика часы включаются в момент обращения, у команды — когда задачу взяли в работу. Обещание строят по тем часам, которые видит заказчик, иначе названный срок занижен ровно на длину очереди.

• Время прохождения. От взятия в работу до готовности. По нему настраивают процесс: он показывает, что происходит внутри команды.
• Время ожидания. От постановки до начала работы. Это и есть «срок реакции» во внешних обязательствах, а «срок решения» — ожидание плюс прохождение. Часто ожидание больше самой работы.
• Пропускная способность. Сколько задач закрывается за неделю. Заменяет скорость команды там, где оценок нет.
• Незавершённая работа. Сколько задач одновременно в работе. Связана с временем прохождения напрямую.

Почему процентиль, а не среднее

Среднее время прохождения почти всегда обманывает. Распределение в потоке несимметричное: большинство задач закрывается быстро, а хвост из нескольких застрявших тянет среднее вверх. В результате «в среднем четыре дня» может не описывать ни одну реальную задачу.

85-й — то, что можно обещать: из ста задач укладываются восемьдесят пять, не укладывается примерно каждая седьмая. Более высокие процентили считают только там, где данных хватает: на трёх десятках задач 95-й — это фактически вторая по длительности задача в выборке.

Обещание заказчику формулируется так: «типично три дня, в 85% случаев — не больше шести». Это честнее среднего и проверяемо по своей же статистике. Заодно снимается вечный спор про «а почему в прошлый раз было быстрее»: разброс становится частью договорённости.

Связь незавершённой работы и срока

Время прохождения, количество работ в потоке и пропускная способность связаны арифметически: при той же скорости закрытия каждая лишняя задача в работе удлиняет срок всех остальных. Соотношение выполняется для средних за период и в устойчивой системе: сколько вошло, столько вышло, всё начатое рано или поздно закрывается, средний возраст незавершённого не растёт. Если завал копится, расчёт «незавершённое поделить на пропускную способность» даёт аккуратное число, не имеющее отношения к реальному сроку.

Практический вывод: чтобы сократить срок, не обязательно работать быстрее. Достаточно перестать начинать. Команда, которая ведёт двадцать задач вместо десяти при той же пропускной способности, ждёт вдвое дольше по каждой — и заказчик видит именно это.

Отсюда же способ проверить лимиты: снизили незавершённую работу — время прохождения должно упасть, а пропускная способность остаться прежней. Смотреть не раньше, чем после изменения накопится два-три десятка закрытых задач: сразу после ужесточения система сначала выталкивает накопленное, потом проседает, и обе цифры в этот момент врут. Если пропускная способность действительно ниже, сначала выясните, почему свободные люди не идут помогать на узком этапе — чаще дело в правах, доступах и узкой специализации; сам лимит здесь ни при чём.

Возраст незавершённых задач

Четыре показателя выше считаются по закрытым задачам и описывают прошлое. Возраст считается по открытым: сколько дней задача уже находится в работе прямо сейчас. Это единственная метрика потока, по которой можно что-то сделать сегодня.

Работает она в паре с процентилями. Если 85% задач закрываются за шесть дней, то задача, которой пошёл седьмой, в обещание уже почти наверняка не уложится — и это повод разобраться с ней сегодня, пока о просрочке не сообщил отчёт. Практика простая: на ежедневной сверке у каждой открытой задачи называют возраст, и всё, что перешагнуло процентиль, разбирают отдельно.

Возраст закрывает и слепое пятно процентилей. Процентиль считается по завершённым, поэтому застрявшая задача попадёт в статистику только тогда, когда наконец закроется, — через месяцы. Возраст открытых показывает этот хвост немедленно.

Диаграмма потока: что она показывает

Накопительная диаграмма показывает, сколько задач прошло через каждое состояние с начала отсчёта. Читается в двух направлениях: по вертикали ширина полосы — сколько работ сейчас на этапе, по горизонтали расстояние между верхней и нижней границей — примерный срок прохождения задачи, попавшей в поток в этот день. Наклон верхней границы — темп поступления, нижней — темп ухода.

Расширяющаяся полоса означает, что на этап приходит больше, чем уходит. Если расширяется полоса ожидания — «ждёт проверки», — ограничение сидит в следующем за ней рабочем этапе, а очередь только показывает, куда смотреть. Параллельные границы — устойчивый поток; ступеньки вместо плавного роста означают, что работа завершается пачками, обычно из-за общей приёмки в конце периода.

Что обещать заказчику по статистике

Откуда берутся эти данные в Shtab

Даты входа и выхода из статусов пишутся в историю задачи — из них и собираются все четыре показателя.

Частые вопросы