Видеть, сколько времени реально уходит на задачи и проекты

Учёт рабочего времени по задачам — это практика, при которой исполнитель фиксирует часы не в общем табеле за день, а внутри конкретной карточки задачи, чтобы затем собрать время в срезы по проектам, людям и типам работ и посчитать себестоимость выполненной работы.

Учёт по задачам в Shtab сочетается с элементами контроля активности: трекер фиксирует активность за устройством и делает скриншоты во время работы над задачей. Данные годятся для смет, счетов клиенту и оценки маржи проекта, а на основе отработанного времени и ставки сотрудника Shtab может автоматически рассчитать выплату — то есть часть кадровых расчётов доступна прямо в системе, а не только через внешнюю выгрузку.

Пока учёта нет, разговор о рентабельности держится на памяти. Руководитель спрашивает: «Сколько мы потратили на этого клиента?» — и получает диапазон «где-то месяц команды». Смета на похожий проект собирается тем же способом: по ощущению, что «в прошлый раз справились».

Дальше всё узнаваемо. Часы вспоминают в конце месяца и записывают одной строкой «работа по проекту» — аналитики из этого не достать. Половина дней остаётся пустой, потому что кто-то забыл включить таймер и не стал возвращаться. Если учёт всё-таки ввели, но объяснили как надзор, цифры начинают подгонять под ожидания, и данные становятся хуже, чем их отсутствие: на них ведь теперь опираются.

Итог: проект закрывается с чувством «вроде заработали», перегруз людей замечают по выгоранию, а не по часам, и одни и те же типы работ год за годом недооцениваются в сметах.

• Заведите задачи под рутину заранее: «Встречи», «Поддержка», «Внутренние обсуждения». Иначе часы либо теряются, либо приписываются к случайной задаче.
• Поставьте дедлайн досписания — например, до 18:00 пятницы. Отчёт за период, который меняется после сдачи, обесценивает сам отчёт.
• Сохраняйте срезы отдельными вкладками, а не собирайте фильтры заново каждый месяц: сопоставимость важнее красоты.
• Объясните команде, зачем это: часы нужны для смет, защиты от перегруза и обоснования счёта. Выводы показывайте по проектам, а не по людям.
• Фиксируйте минимальный интервал списания. Попытка учитывать пятиминутки даёт шум и бросается через неделю.
• Выгружайте .xlsx по расписанию — раз в месяц в один и тот же день, чтобы периоды сравнивались между собой.
• Раз в квартал пересматривайте коэффициенты в сметах по данным «план против факта» — это главная отдача от учёта.

Малая команда (до 10 человек). Хватит трекера в карточках, одного среза «Часы по проектам за месяц» с Итогами и пятничного напоминания досписать забытое. Типы работ можно свести к трём: производство, правки, коммуникация. Расчёт маржи ведите в одной таблице — экспорт нужен на платном тарифе, поэтому на старте можно переносить итоговые суммы по группам вручную.

Средняя компания (10–50). Появляются роли: менеджер отвечает за полноту по своим проектам, руководитель смотрит сводку. Здесь уже нужны сохранённые вкладки под каждую задачу отчётности и фиксированное расписание выгрузки. Оценку трудозатрат ставят все менеджеры по одному правилу, иначе «план vs факт» несопоставим.

Корпорация. Учёт становится частью финансового контура: часы выгружаются в систему, где считаются себестоимость и ставки, а доступ к экранам активности закрыт по проектам и ролям. Важнее методика: единый справочник типов работ, регламент досписания с дедлайном и ответственный за качество данных. Часы можно использовать и для расчёта зарплаты: Shtab умеет автоматически рассчитывать выплату сотруднику на основе отработанного времени и его ставки, поэтому граница с внешним кадровым учётом не абсолютна.