Новичок работает с первого дня, а не ищет, где что лежит

Соберите маршрут первой недели один раз: карточка сотрудника, чек-лист по дням и страница с правилами. Дальше каждый новый человек проходит его сам.

Собрать маршрут онбординга Live-демо

бесплатный тариф — без лимита людейв реестре ПО Минцифры

Нам доверяют 56 555+ компаний

Что меняется после настройки

Первая рабочая задача — в день 1–2, а не на второй неделе

Маршрут собран заранее: новичок не ждёт, пока руководитель освободится и расскажет контекст.

Руководитель перестаёт повторять одно и то же

Всё, что говорилось голосом каждому новому человеку, лежит на странице с регламентами и встроенными видео.

Видно, кто и где застрял

Пространство «Онбординг» показывает прогресс чек-листа по всем новичкам: незакрытые доступы и пропущенные встречи заметны сразу.

Распределённые и иноязычные выходят так же ровно, как офисные

Интерфейс на языке сотрудника, объявление в ленте вместо личного знакомства, письменные правила вместо разговоров в коридоре.

Как это собрать в Shtab

детали каждого шага — в документации ↗

1. Сделать отдельное пространство «Онбординг»
Создайте пространство, куда приходят карточки всех новичков: одна карточка — один сотрудник. Руководитель видит сразу всех, кто в процессе выхода, и на каком дне маршрута каждый. В Shtab карточки живут в проекте, а пространство (доска, список, календарь) — это способ их увидеть, поэтому заведите проект «Онбординг» и привяжите к нему доску или список.
Пространства: главные места для работы в Shtab ↗
2. Собрать страницу «Как у нас работают»
На странице базы знаний соберите то, что вы повторяете каждому: структура команды, где лежат доступы, правила созвонов, каналы связи, кто за что отвечает. Один раз написали — дальше только ссылка. Глобальный поиск в Shtab ищет не только по названиям, но и по содержимому страниц, поэтому новичок находит ответ раньше, чем успевает спросить.
Shtab 2.8: новый поиск и база знаний ↗
3. Встроить регламенты и видео через Фрейм
Не переносите содержимое из внешних сервисов вручную. Вставьте фреймом скринкаст по системам, презентацию о продукте, таблицу с контактами или форму заявки на доступы. Страница остаётся актуальной, потому что источник один: поправили документ — поправилась и страница онбординга.
Фрейм: как встроить внешний ресурс в рабочее пространство ↗
4. Превратить первую неделю в чек-лист по дням
В карточке новичка чек-листами разложите маршрут: день 1 — доступы и знакомство, день 2 — база знаний и регламенты, день 3 — первая учебная задача, день 5 — встреча с руководителем. Крупные блоки, где нужны разные исполнители и сроки, выносите в подзадачи: у подзадачи есть свой срок, исполнитель и описание, поэтому доступы от IT и документы от HR не висят на новичке.
Подзадачи ↗
5. Научить новичка трекеру и разделу «Мои дела»
Первым пунктом чек-листа дайте вход в профиль, запуск таймера и просмотр своих карточек в «Мои дела». Так сотрудник с первого дня понимает, где его задачи и как отчитываться о работе, а не спрашивает об этом руководителя. В трекер входят по почте и паролю — если у вас коробочная версия, сразу укажите в пункте, что перед авторизацией нужно ввести домен вашей системы.
Как начать работу в трекере ↗
6. Объявить о новом сотруднике и расставить встречи
Опубликуйте пост в ленте новостей с представлением новичка и ссылкой на страницу онбординга. Команда реагирует эмодзи и короткими комментариями — для распределённых это первый контакт вместо «представления на кухне». Встречи первой недели вынесите в календарь: знакомство с наставником, разбор регламентов, пятничная встреча с руководителем.
Календарь задач ↗

Как это выглядит на практике

Команда Shtab

Например, представим сервисную компанию на 60 человек, которая берёт по два оператора поддержки в месяц и держит онбординг на тимлиде. Каждый выход выглядит одинаково: два дня на доступы, к концу недели человек примерно понимает, куда писать, первую заявку берёт на девятый день.

Команда собирает пространство «Онбординг». В нём карточка «Оператор поддержки — выход 21 сентября» с чек-листом: день 1 — вход в профиль, трекер, «Мои дела», знакомство с наставником; день 2 — страница «Как у нас работают» и регламент ответов; день 3 — первая учебная заявка из архива; день 5 — встреча с руководителем и пункт «что было непонятно». Доступы к телефонии и CRM вынесены в подзадачу на системного администратора со сроком «до 10:00 дня 1». Регламент ответов и десятиминутный скринкаст по интерфейсу встроены в страницу фреймом — обновляется источник, обновляется страница.

Допустим, новый оператор выходит из другого часового пояса. Утром в ленте появляется пост с представлением и вопросом «кому какой чай привезти из вашего города» — под ним двадцать эмодзи и пять комментариев к обеду. Учебную заявку он закрывает во второй день, а на встрече в пятницу дописывает в страницу два абзаца про то, чего там не хватало. Следующему оператору эти абзацы уже достаются готовыми.

Кому подходит — и когда не нужно

Подходит

Нанимаете регулярно: хотя бы 1–2 человека в месяц
Часть команды работает удалённо, в других городах и часовых поясах
Есть сотрудники, которым удобнее работать в интерфейсе на своём языке
Онбординг держится на устных рассказах тимлида и переписке в мессенджере
Есть роли с повторяемым входом: поддержка, продажи, операционка, разработка

Не нужно

Найм единичный: 1–2 человека в год — дешевле провести за руку
Нужен полноценный LMS с курсами, тестами и оценкой знаний
Требуется кадровый учёт: договоры, приказы, электронная подпись
Онбординг — обучение на оборудовании в цехе, без работы за компьютером

Тарифных ограничений нет: страницы, чек-листы, подзадачи, фрейм, лента и мультиязычность доступны на любом тарифе.

Из чего собран маршрут

Страницы для базы знаний Используйте Страницы для ведения отчетности, внутренних регламентов и любых текстовых документов. Встроенный…Чек-листы Чек-листы делают ход работы понятным: команда видит прогресс, не пропускает важные шаги и при необходимости превращает пункт в…Лента новостей Фрейм Фрейм — это специальный вид рабочего пространства, который позволяет встраивать любые внешние…Мультиязычность Эмодзи в комментариях Выражайте эмоции по задачам даже без слов или обозначайте, что взяли задание в работу.

Что смотреть в отчётах

День первой закрытой рабочей задачи

Считайте по карточкам новичков. Если это день 6+ — маршрут упирается в доступы или в отсутствие подготовленной учебной задачи.

Доля пунктов чек-листа, закрытых к концу недели

Ниже 80% — маршрут перегружен или в нём есть шаги, которые зависят не от новичка, а от IT и HR.

Активность вокруг поста в ленте

Нет реакций и комментариев на представление новичка — команда не заметила выхода, знакомство придётся делать вручную.

Повторяющиеся вопросы новичка — ручной учёт

В отчётах этот показатель не считается: наставник сам фиксирует вопросы в комментарии к карточке новичка. Вопрос, заданный дважды разными людьми, — сигнал дописать раздел на странице онбординга.

Ошибки и как их починить

Чек-лист из 60 пунктов на первую неделю: Оставьте в чек-листе только то, что новичок делает сам. Всё, что требует участия IT, HR или тимлида, выносите в подзадачи с отдельными исполнителями и сроками — иначе новичок формально «не выполнил» то, что от него не зависело.
Страница онбординга написана один раз и устарела за полгода: Добавьте в маршрут последний пункт «что было непонятно» — новичок сам дописывает страницу по итогам недели. И встраивайте регламенты фреймом, а не копированием: обновился источник — обновилась страница.
Пост в ленте есть, но команда не реагирует: Просите руководителя не просто представить человека, а задать вопрос, на который отвечают эмодзи и короткими комментариями. Тишина под постом для удалённого новичка читается как «меня здесь не ждали».
Иноязычный сотрудник получил маршрут, но не понял половину: Переключение интерфейса решает только меню и кнопки. Ключевые правила на странице дублируйте вторым языком или коротким видео во фрейме — сам текст регламента система не переводит.

Онбординг ломается не на нехватке информации, а на том, что она передаётся голосом. Всё, что тимлид рассказывает каждому новому человеку одними и теми же словами, должно быть написано один раз — и тогда первая неделя перестаёт зависеть от его расписания.

Что это такое

Онбординг в трекере — это заранее собранный маршрут первой недели, который живёт не в голове тимлида, а в карточке нового сотрудника: чек-лист по дням, ссылка на страницу с правилами команды, встречи в календаре и представление в ленте новостей. Один раз описали — дальше каждый новичок проходит маршрут самостоятельно, а руководитель только отвечает на вопросы, которых в правилах ещё нет.

Это не система обучения с курсами и тестами. Это ответ на вопрос «что мне делать сегодня и где это взять».

Какую задачу закрывает

Первый день нового человека выглядит так: доступов половина, ноутбук есть, задач нет. Он ждёт, пока руководитель освободится и расскажет контекст, а руководитель в это время двадцатый раз объясняет структуру команды и правила созвонов. К концу недели новичок помнит процентов тридцать из услышанного и стесняется переспросить.

Знания лежат в переписке: ссылка на регламент — в чате трёхмесячной давности, таблица контактов — у коллеги в личке, инструкция по системам — в чьём-то скринкасте. Первая реальная задача появляется на второй неделе, и никто не может сказать, почему именно так вышло: доступы не выдали, встречу перенесли или задачу просто не подготовили.

А если человек работает удалённо, к этому добавляется тишина: команда не знает, что он вышел, и знакомство откладывается на первый общий созвон.

Что помогает на практике

Готовьте учебную задачу до выхода человека, а не в его первый день. Разобранная заявка из архива, тестовый макет, уже закрытый тикет — что угодно с известным правильным ответом.
Ставьте подзадачу на доступы со сроком раньше дня выхода. Иначе первый день уходит на ожидание.
Первым пунктом чек-листа — вход в трекер и просмотр «Моих дел». Пока сотрудник не видит своих карточек, любой маршрут для него невидим.
Последним пунктом — «что было непонятно». Новичок дописывает страницу по итогам недели, пока помнит, где спотыкался.
Встраивайте регламенты фреймом, а не копированием: источник один, страница не расходится с реальностью.
Поручите поддержку страницы тому, кто чаще всех отвечает на вопросы новичков — обычно это наставник, а не HR.

Как адаптировать под свой отдел

Команда до 15 человек. Отдельное пространство не нужно — хватит проекта с карточками новичков и одной страницы «Как у нас работают». Чек-лист короче: день 1 — доступы и трекер, день 2 — правила и учебная задача, день 4 — разбор с руководителем. Маршрут ведёт тот, кто нанимал.

Компания на 100+ человек с несколькими отделами. Общая часть маршрута одна (структура, каналы связи, правила созвонов, трекер), а профессиональная — своя на каждую роль: отдельные шаблоны карточек для поддержки, продаж и разработки. Доступы и техника — подзадачами на IT и офис-менеджера, встречи первой недели — в календарь. Если новичку пока не нужно видеть все проекты, на старте подключайте его только к пространству онбординга и учебному проекту, а остальные добавляйте по мере выхода на рабочие задачи.

Распределённая или многоязычная команда. Ключевые правила на странице дублируйте вторым языком или коротким видео во фрейме, встречи ставьте с учётом часовых поясов, представление в ленте — обязательный шаг, а не формальность.

Частые вопросы

Не нашли ответ — спросите на живой демонстрации или напишите в поддержку.

Заведите в проекте «Онбординг» эталонную карточку с полным чек-листом первой недели и ссылкой на страницу «Как у нас работают». При новом найме копируйте её, меняйте имя, дату выхода и исполнителя — маршрут уже внутри. Если роли входят по-разному, держите отдельную эталонную карточку на каждую: поддержка, продажи, разработка.

Чек-лист — это простые пункты внутри карточки, у них нет своего исполнителя и срока. Подзадача — полноценная задача, привязанная к основной: у неё свои сроки, исполнитель, описание и поля, и её можно вести даже в другом проекте. Поэтому в чек-лист идёт всё, что делает сам новичок, а в подзадачи — доступы от IT, документы от HR, техника от офис-менеджера.

Три опоры вместо офиса: письменная страница с правилами вместо коридорных разговоров, пост в ленте новостей с представлением и реакциями вместо знакомства на кухне, встречи первой недели в календаре с учётом часового пояса. Инструкции по системам записывайте скринкастом и встраивайте фреймом — их можно пересмотреть, в отличие от объяснения в созвоне.

В настройках команды есть раздел «Права и роли», где можно собрать свой уровень доступа, а не ограничиваться стандартными ролями. Создайте роль «Новичок» и откройте ей только пространство онбординга, страницу с правилами и учебный проект. Остальные проекты подключаете после первой недели, когда человек уже понимает контекст.

Основная работа — не настройка, а написание страницы: пространство, чек-лист и пост собираются за вечер, а текст правил обычно набирается за две-три итерации, потому что дописывается по вопросам первых новичков. Общую часть маршрута (структура, каналы связи, трекер) логично держать на HR или операционном менеджере, профессиональную — на тимлиде роли. Пункт «что было непонятно» в конце недели позволяет обоим дописывать страницу руками самих новичков.

Источники

Связанные решения

Весь каталог →

Ответы по задачам — прямо из Telegram

Подключаете бота к Shtab, оставляете в уведомлениях только то, что требует ответа, разводите исполнителей и контролирующих, а шаги согласования превращаете в чек-лист.

Подробнее →Один адрес, где лежат все регламенты компании

Заводите отдельное пространство «База знаний» с деревом разделов не глубже трёх уровней. Переносите не всё, а 10–15 страниц, которые спрашивают чаще всего.

Подробнее →Ни одно обращение не висит без ответа

Соберёте обращения с почты и форм сайта в один проект с доской «Новое → В работе → Ждём клиента → Решено».

Подробнее →

Соберите маршрут первой недели один раз

Заведите пространство «Онбординг», перенесите на страницу то, что уже рассказываете голосом, и разложите первую неделю по дням. Следующий новичок пройдёт маршрут без вашего участия.

Попробовать бесплатно Записаться на демо