Попробовать бесплатно

Пусть статусы, назначения и напоминания работают сами

Замените ручную рутину менеджера правилами автоматизации. Настройте за час — экономьте 5–8 часов каждую неделю.

Попробовать бесплатноLive-демо
бесплатный тариф — без лимита людейв реестре ПО Минцифры

Нам доверяют 54 752+ компаний

Что меняется с этим решением

Менеджер экономит 5–8 часов в неделю

Статусы, назначения и напоминания срабатывают автоматически — не нужно вручную двигать каждую карточку и писать в чат.

Задачи не зависают между этапами

Автоматический переход статуса и назначение следующего ответственного исключают «мёртвые зоны», когда карточка лежит без движения.

Дедлайны не пропускаются

Автоматические уведомления за N дней до срока заменяют ручные напоминания. Ответственный получает сигнал во «Входящие».

Правила процесса зафиксированы, а не в голове менеджера

Автоматизации — это документированная логика: кто, когда и что делает. Новый менеджер подхватит проект без потерь.

Как это собрать в Shtab

детали каждого шага — в документации ↗

Откройте раздел автоматизаций в правом верхнем углу проекта. Здесь вы увидите вкладку «Мои автоматизации» — это место, где будут жить все ваши правила. Логика каждого правила: триггер (что произошло) → условие (при каких обстоятельствах) → действие (что сделать). Автоматизация привязана к базе данных, а не к пространству — если у нескольких пространств одна база, правило сработает во всех.

Важно: автоматизация — платная функция. Действия списываются с баланса. На всех платных тарифах ежемесячно даётся определённое количество действий, дополнительные можно докупить. Убедитесь, что функция подключена и оплачена, прежде чем настраивать правила.

Автоматизация процессов ↗

Как это выглядит на практике

Команда: отдел разработки, 14 человек, два менеджера проектов. Доска со статусами: Бэклог → В работе → Ревью → Тестирование → Готово.

До автоматизации: PM каждое утро проверял доску, вручную переносил задачи из «Ревью» в «Тестирование», назначал тестировщика, писал в чат напоминания о дедлайнах. На это уходило около 1,5 часов в день. Раз в неделю задача зависала в «Ревью» на 2–3 дня, потому что PM забывал её подхватить.

Что настроили:

  1. Из каталога подключили шаблон «Назначить ответственного при смене статуса» — при переходе в «Тестирование» автоматически назначается тестировщик.
  2. В конструкторе создали правило: триггер «карточка перешла в Ревью» + условие «приоритет = Высокий» → действие «назначить тимлида ревьюером и отправить уведомление».
  3. Настроили автоматическое напоминание за 2 дня до дедлайна — уведомление приходит ответственному во «Входящие».

Результат через месяц: PM тратит на ручные операции 15–20 минут в день вместо 1,5 часов. Ни одна задача не зависала в промежуточном статусе дольше суток. Просроченных дедлайнов стало на 60% меньше.

Кому подходит — и когда не нужно

КОМУ ПОДХОДИТ
Команда от 10 человек, менеджер тратит час+ в день на ручные переходы
Проекты с повторяющимися этапами и предсказуемой логикой переходов
Разработка, операционка, PMO — везде, где есть конвейер задач
Хотите зафиксировать процесс в системе, а не держать в голове одного человека
КОГДА НЕ НУЖНО
Команда из 2–3 человек с 10 задачами в неделю — настройка не окупится
Каждая задача уникальна, нет повторяющейся логики переходов
Нужна интеграционная автоматизация с внешними системами (ERP, CRM) — Shtab закрывает внутреннюю логику проекта

Рецепт из функций Shtab

Конструктор автоматизацииНастройте автоматизации, задавая триггеры, условия и действия, к…Каталог автоматизацийВоспользуйтесь каталогом, в котором мы собрали самые часто используемые сценарии, которые можно автоматизировать…Автоматизация проектовСистема автоматически завершит или изменит задачи, если они соответствуют заданным параметрам. Настройте…Фильтрация автоматизацийФильтруйте автоматизации по триггерам, условиям, действиям или базам данных, чтобы не теряться в…Дедлайны задачДедлайны задач видны в карточках, на доске и в календаре, а ежедневный дайджест напомнит о приближающихся крайних сроках и просроченных…

Что отслеживать

Время менеджера на ручные операции
Замерьте до и после: сколько минут в день PM тратит на перетаскивание карточек, назначения и напоминания. Цель — сокращение на 70%+.
Количество просроченных задач
Отслеживайте долю задач с нарушенным дедлайном. Автоматические напоминания должны снизить её в первый же месяц.
Среднее время задачи в промежуточном статусе
Если задачи зависали в «Ревью» или «Ожидает» — автопереходы сократят этот интервал.
Количество срабатываний автоматизаций за период
Отслеживайте число срабатываний в разделе автоматизаций. Растущее количество срабатываний — сигнал, что команда доверяет системе и правила покрывают реальные процессы.

Частые ошибки — и починка

Начните с 3–5 самых частых ручных действий. Добавляйте новые правила по одному-два в неделю, давая команде время привыкнуть. Перед включением каждого правила прогоняйте тестовую задачу через весь цикл.

Автоматизация — не про технологию, а про то, чтобы вытащить процесс из головы менеджера и записать его в виде правил. Начните с трёх самых частых ручных действий, а не с попытки автоматизировать всё. Три работающих правила дают больше, чем тридцать непроверенных.

Что это такое

Автоматизация рутинных переходов — это замена повторяющихся ручных действий менеджера (смена статуса, назначение исполнителя, отправка напоминания) правилами, которые срабатывают по триггеру. Вместо того чтобы каждый день вручную двигать десятки карточек и писать «не забудь про дедлайн», вы один раз описываете логику «если произошло X — сделай Y», и система выполняет её сама.

Какую задачу закрывает

Менеджер открывает доску утром и начинает ритуал: перетащить карточку из «Готово к ревью» в «Ревью», назначить ревьюера, написать в чат «у задачи дедлайн завтра», проверить, не зависло ли что-то между колонками. На это уходит час-полтора каждый день.

Проблема не в лени — проблема в масштабе. При 50+ задачах в спринте ручные переходы неизбежно ломаются: карточка застревает в промежуточном статусе, ответственный не назначен, дедлайн пропущен, потому что напоминание забыли отправить. Менеджер превращается в диспетчера, а не в человека, который принимает решения.

Хуже всего — вся логика процесса живёт в голове одного человека. Стоит ему уйти в отпуск, и команда не понимает, кто берёт задачу после тестирования и когда пора эскалировать просрочку.

Что помогает на практике

  • Начните с аудита. Запишите все ручные действия менеджера за один день. Выделите 3–5 самых частых — именно их автоматизируйте первыми.
  • Называйте правила понятно. «Ревью → Тестирование + назначить QA» лучше, чем «Автоматизация 14». Через месяц вы не вспомните, что делает безымянное правило.
  • Добавляйте уведомления к ключевым переходам. Автоматизация, о которой никто не знает, — бесполезная автоматизация. Модуль «Входящие» группирует несколько изменений по задаче в одно уведомление, так что шума не будет.
  • Пересматривайте правила раз в месяц. Откройте список с фильтрацией, отключите устаревшие, добавьте новые. Процессы меняются — автоматизация должна меняться вместе с ними.
  • Помните, что автоматизация привязана к базе данных. Если у нескольких пространств одна база, правило сработает во всех. Учитывайте это при настройке.

Как адаптировать под свой отдел

Малая команда (5–15 человек)

Достаточно 5–7 правил из каталога: автоназначение, смена статуса при завершении подзадач, напоминание о дедлайне. Конструктор понадобится для одного-двух нестандартных переходов. Фильтрация пока не критична — правил мало.

Средняя команда (15–50 человек, несколько проектов)

Правил будет 15–25. Важно использовать фильтрацию автоматизаций, чтобы быстро находить нужное. Учитывайте, что автоматизация привязана к базе данных — правило сработает во всех пространствах с общей базой. Называйте правила с указанием проекта.

Крупная команда (50+ человек, PMO)

Десятки правил на нескольких базах данных. Назначьте ответственного за ревизию автоматизаций. Используйте фильтрацию по проекту и типу триггера как основной инструмент навигации. Следите за балансом действий — при большом объёме может понадобиться докупка.

Частые вопросы

Не нашли ответ — спросите на живой демонстрации или напишите в поддержку.

ИСТОЧНИКИ

Связанные решения

Весь каталог →
ПроцессыShtab AI

Shtab AI — встроенный ИИ-ассистент, который берёт на себя рутину вокруг задач и проектов. В режиме «Чат» он делает выжимку по странице…

Подробнее →ПроцессыСроки всех проектов — на одном экране

Объедините проекты в группы, постройте диаграммы Ганта с зависимостями и критическим путём, зафиксируйте базовый план и назначьте…

Подробнее →ПроцессыПостановка и контроль задач в Shtab

Контроль задач в Shtab — это понятная постановка с исполнителем и сроком, наглядные статусы на канбан-доске и видимая загрузка команды. Вы…

Подробнее →

Попробуйте на реальной задаче

Начните бесплатно всей командой — или покажем на ваших процессах за 30 минут.

Попробовать бесплатноЗаписаться на демо