Самый полный гайд по повышению личной продуктивности: методики, инструменты, лайфхаки

Из-за чего возникает ощущение перегрузки и непродуктивности, когда кажется, что все на свете делают больше и лучше тебя? Чаще всего, потому что не умеем использовать время и неправильно оцениваем свои возможности.

Как справиться с этим ощущением? Начать применять один из инструментов для повышения продуктивности и избавиться от синдрома самозванца.

Но тут возникает другой вопрос: «Какой метод или инструмент выбрать?»

Универсального ответа на него нет. А если полезть в Яндекс или Google, то можно найти десятки, нет, даже сотни материалов, которые будут заверять, что описанный ими метод – на 100% удачное решение для вас.

Проблема в том, что все мы разные. Кто-то легко справляется с прокрастинацией, другой ей подвержен постоянно. Кто-то прекрасно воспринимает информацию на слух и может держать в памяти терабайт данных, другому нужно обязательно видеть список дел перед глазами и желательно на бумаге, чтобы ничего не упустить.

Но отчаиваться и исследовать закоулки интернета в поисках того самого инструмента больше не нужно. Мы сделали это за вас. Собрали в одном месте самые эффективные и проверенные временем методы и инструменты повышения продуктивности, принципы их работы, а кроме того, расписали кому что подойдёт.

С нашим гайдом вы определитесь, что подходит именно вам и поймёте, как выстраивать рабочий процесс, чтобы пожинать плоды высокой продуктивности. Сохраняйте в закладки и делитесь со своими коллегами и друзьями.

Как получить максимум из этого гайда

Во-первых, мы разделили время, необходимое для изучения и начала работы с каждым представленным методом, на простые и понятные категории: Мало, Средне и Много.

Например, если вы хотите начать огромный проект, но никак не можете стартовать, начните с метода из категорий Средне или Много.

Завтра дедлайн, список дел пугает своим количеством, а вы склонны к прокрастинации? Пробуйте инструменты из временной категории Мало.

Мы также разделили методы на Визуальные, Тактильные и Абстрактные. Если вы знаете, к какому стилю работы вы склонны, можете просмотреть список и перейти к методам, которые лучше всего соответствуют вашему типу восприятия:

• Визуальные

Если вы тот человек, который предпочитает майндмэпы и графики письму и устной речи, вам, вероятно, больше будут полезны визуальные методы.

• Тактильные

Если вам нравится ручкой вычёркивать пункты из списка дел, или вы часто занимаетесь стратегическим планированием, перемещая карточки руками на реальной доске, вам, возможно, больше подойдут тактильные методы.

• Абстрактные

Если ни один из этих подходов не кажется вам подходящим — если вы организуете проекты, просто записывая их, или легко стратегически планируете в голове без физического или визуального представления — вам могут быть полезны абстрактные методы. Они дают больше возможностей для приоритизации и категоризации задач без привязки к какому-то типу восприятия информации.

Исходя из этих описаний, вы можете выбрать инструмент или метод, который наиболее соответствует вашим предпочтениям и стилю работы.

Когда вы определитесь с тем, какой стиль работы вам подходит лучше всего, имейте в виду следующее:

• Цель – выполнить работу. Рабочий процесс с использованием новой для вас методики может потребовать дополнительных усилий на старте, но со временем он должен стать всё более непринуждённым.
  
  Если заметите, что использование конкретного метода отнимает много времени и энергии, он, вероятно, не для вас. Это нормально. Есть много других вариантов;
• Вы не обязаны придерживаться одного метода продуктивности. Возможно, вы обнаружите, что какой-то метод идеально подходит для одного типа проектов и задач, а для других он бесполезен.
  
  Также возможно, что однажды вам потребуется более мощная система для реализации растущего объёма работы. Будьте гибкими и не бойтесь вносить изменения, отказываться от того, что в вашем случае не работает;
• Инструменты для повышения продуктивности — это скорее «руководство к действию», чем обязательство. Описанные далее методы – отличные отправные точки, но они намного эффективнее, когда вы адаптируете их под свой конкретный стиль работы.
  
  Экспериментируйте с разными инструментами и комбинируйте их, чтобы найти свой ключ к идеальному рабочему процессу.

Готовы найти подходящий метод для повышения продуктивности? Тогда поехали!

Обзор методов продуктивности

Чтобы выбрать инструмент:

а) пробегитесь по списку;

б) выберите подходящие методы по вашему способу восприятия информации;

в) прочитайте про них ниже (не забывайте, что всегда можно воспользоваться сочетанием клавиш ctrl + f (command + f) для поиска нужной информации по тексту).

• Канбан

Время, необходимое для начала: Мало

Тип: визуальный, тактильный

Идеально подходит для людей, которые: склонны начинать много проектов, но заканчивать очень мало из них.

• Метод «Съесть лягушек»

Время, необходимое для начала: Мало

Тип: абстрактный

Идеально подходит для людей, которые: страдают от прокрастинации.

• MoSCoW (Метод «Должен, Надо, Хочу»)

Время, необходимое для начала: Средне

Тип: абстрактный, визуальный

Идеально подходит для людей, которые: нуждаются в приоритизации большого количества задач.

• SMART

Время, необходимое для начала: Средне

Тип: абстрактный

Идеально подходит для людей, которые: находятся в ранних фазах большого проекта и нуждаются в стратегии перед началом работы.

• Метод Действия

Время, необходимое для начала: Средне

Тип: абстрактный

Идеально подходит для людей, которые: нуждаются в превращении креативного мышления в список дел.

• Time-blocking (Блокирование времени)

Время, необходимое для начала: Мало

Тип: визуальный, абстрактный

Идеально подходит для людей, которые: считают, что мелкие задачи и перерывы захватывают весь день, или отвечают за несколько основных областей работы (особенно менеджеры).

• Биологический прайм-тайм

Время, необходимое для начала: Много

Тип: абстрактный, визуальный

Идеально подходит для людей, которые: любят данные и эксперименты над собой и хотят оптимизировать свой день для максимальной продуктивности.

• Getting Things Done (GTD)

Время, необходимое для начала: Средне

Тип: абстрактный, визуальный, тактильный

Идеально подходит для людей, которые: чувствуют себя ошеломленными количеством вещей, за которые они несут ответственность, и нуждаются в способе организовать всё это.

• Systemist

Время, необходимое для начала: Средне

Тип: абстрактный, визуальный, тактильный

Идеально подходит для людей, которые: чувствуют себя ошеломленными количеством вещей, которые им нужно сделать, но считают, что метод Getting Things Done отнимает слишком много времени и является слишком сложным.

• Medium

Время, необходимое для начала: Средне

Тип: абстрактный, визуальный, тактильный

Идеально подходит для людей, которые: любят конкретность списков дел на бумаге, но пишут их уже чуть ли не на обоях. Если вы любите замедлиться, чтобы пересмотреть и тщательно обработать всё, что узнали и подумали в течение дня, то этот метод для вас.

• Помодоро

Время, необходимое для начала: Мало

Тип: абстрактный

Идеально подходит для людей, которые: чувствуют, что в дне никогда не хватает времени, но при этом склонны отвлекаться по мелочам.

• Метод «Не ломайте цепочку»

Время, необходимое для начала: Мало

Тип: визуальный

Идеально подходит для людей, которые: хотят сформировать новые ежедневные привычки.

• Матрица Эйзенхауэра

Время, необходимое для начала: Средне

Тип: визуальный

Идеально подходит для людей, которые: любят графики, имеют проблемы с видением вещей в чёрно-белом свете и предпочитают определять приоритеты глобально, а не распределять задачи по нескольким мелким категориям.

• Метод «Гибкие результаты»

Время, необходимое для начала: Средне

Тип: абстрактный

Идеально подходит для людей, которые: ориентированы на цели, решают сложные задачи и должны соблюдать график, например, работая по спринтам в разработке мобильного приложения.

• «Список сделанного» и «Список запрещённых дел»

Время, необходимое для начала: Средне

Тип: абстрактный

Идеально подходит для людей, которые: тратят слишком много времени на беспокойства о том, что не было сделано вчера, или обладают вредными привычками, мешающими продуктивности – обожают скролить ленту в Telegram посреди рабочего дня или засматриваться в окно на соседского кота.

Канбан помогает визуализировать прогресс во всех ваших проектах

Канбан — это невероятно простая система. И в этом её прелесть. Иногда всё, что нужно, чтобы продвигаться вперёд — это способ увидеть статус ваших проектов, разложенный перед глазами.

Вот как работает Канбан:

Используя любое средство – от самоклеящихся заметок и доски до таск-менеджера — разделите ваши проекты на три категории: «Нужно сделать», «В процессе» и «Сделано». Вот и всё.

Но эта простая с виду система более мощная, чем кажется.

Используя ограниченное количество тасков для категорий «Нужно сделать» и «В процессе», вы увидите, насколько быстро они заполняются. Вы получите постоянное напоминание, когда вам нужно сосредоточиться на завершении текущих проектов, прежде чем начать новые.

Кроме того, когда весь ваш рабочий процесс разложен перед вами, это помогает вам чувствовать себя спокойно и ощущать глобальный контроль.

Хотите узнать больше о канбане?

Какой инструмент для управления задачами нужно использовать в стартапе

Электронный канбан или реальный? Внедряем и не откатываемся

Диаграмма Ганта vs Канбан-доска: как лучше управлять проектом

Метод «Съесть лягушек» помогает избежать прокрастинации, обеспечивая при этом прогресс в делах

Многие системы и инструменты продуктивности ориентированы на начало работы. Они предполагают, что если вы отметили что-то в своём списке дел, то вы продуктивны. Но на самом деле, очень важно то, какую задачу для выполнения вы выбираете в первую очередь.

Если вы откладываете самые важные дела до последнего, вы на самом деле не улучшаете продуктивность. И, что ещё хуже, вы можете срывать дедлайны или портить свою репутацию, откладывая самую сложную работу.

Термин «съедание лягушки» появился благодаря писателю Марку Твену. По легенде, он однажды сказал: «Съешь живую лягушку первым делом утром, и больше с тобой не случится ничего страшного в течение всего дня».

Чтобы начать использовать этот инструмент, распределите свои ежедневные задачи от самых трудных к самым лёгким. Вы сможете выполнить самые важные, вызывающие тревогу и требующие усилий задачи (те самые неприятные «лягушки»), пока у вас ещё много энергии. Очень скоро вы заметите, что общее качество вашей работы улучшится.

Например, в начале рабочего дня мы отвечаем на все сообщения из почты (ежедневное, рутинное и не всегда приятное задание, но при этом — важное и срочное). Зато потом с удовольствием можно приступить к большой и хорошей задаче (с) Александр Стихарев, СЕО Shtab

Огромная часть обучения настоящей продуктивности заключается в том, чтобы принять, что прокрастинация неизбежна. Важно научиться работать с этим. Как говорит Брайан Трейси в своей книге «Съешь лягушку: 21 способ научиться успевать»:

Все прокрастинируют. Разница между высокой и низкой продуктивностью в значительной степени определяется тем, на что они выбирают прокрастинировать.

Метод «Должен, Надо, Хочу» (MSW) определяет приоритеты ваших задач по срочности, гарантируя, что вы занимаетесь нужными делами

Метод Must, Should, Want заключается в том, чтобы определить, что критично сегодня, а что можно отложить.

Запишите всё, что вам нужно сделать, а затем определите каждое как:

• Must – должно быть выполнено обязательно;
• Should – нужно выполнить, но это несрочно;
• Want – хотелось бы выполнить, но это не обязательно.

Ваши задачи Must не обсуждаются. Например, «Оплатить аренду офиса» — это Must, если пришла дата платежа.

Should — это то, что вам нужно сделать, но это необязательно должно быть сделано сегодня. Ответ на некоторые письма может быть Should. Это важно, но отложение на день или два может не быть большой проблемой, особенно если у вас есть список Must, который нужно пустить вперёд.

Want — это то, что вы хотели бы сделать, но это может быть непрактично или необходимо в данный момент. Если выбор стоит между тем, чтобы каждую ночь спать восемь часов или овладеть разговорным португальским, то, возможно, не стоит рисковать долгосрочными последствиями бессонницы, чтобы изучить новый (пусть и красивый) язык.

Популярная вариация этого метода, именуемая MoSCoW, называет категорию Want как Could и добавляет ещё одну категорию Won't для тех неприятных вещей, которые всегда попадают в ваши списки дел, но в конце концов могут не стоить ваших времени и сил.

SMART превращает большие абстрактные идеи и цели в конкретные шаги

Появилось с десяток вариаций метода SMART с тех пор, как его ввели 30 лет назад. Но в основе всегда лежит способ превращения большой, идеальной идеи в реальность, задавая себе ряд вопросов.

SMART — это аббревиатура, которая означает:

• Specific (конкретность) — по сути это вопрос «Что?»: Что это за проект и что именно вы хотите достичь?;
• Measurable (измеряемость) — это отдельные задачи и шаги, которые приводят к завершению проекта;
• Assignable (назначаемость) — это вопрос «Кто?»: Кто будет выполнять каждый шаг? Да, это ещё один момент, который может работать для команд, но не пропускайте этот шаг, если работаете над проектом самостоятельно. Вероятно, если вы используете SMART, у вас есть большой проект, и невозможно выполнить всё самостоятельно на 100%. Если у вас есть маленькие дети, вы можете использовать этот шаг, чтобы обдумать варианты ухода за ними. Если вы начинаете бизнес, можете обратиться к юристу или финансовому планировщику. Каждый большой проект требует некоторой помощи на пути к завершению;
• Realistic (реалистичность) — самый проблемный момент метода SMART. Он охватывает все препятствия, стоящие у вас на пути, всё, что может угрожать вашему проекту. Вы не можете преодолеть проблему, пока полностью не поймете её. Тщательно обдумывая возможные барьеры, вы можете начать размышлять о решениях, прежде чем они смогут вас подвести.
• Timely (своевременность) — это сроки. Важная часть практически любой успешной стратегии повышения продуктивности, и на то есть веские причины. Ограничения по времени заставляют нас быть более эффективными. Придумайте разумные сроки для каждой измеряемой задачи — желательно, давая себе больше времени, чем вы думаете, тогда вы не станете жертвой «иллюзии планирования».

В целом, SMART идеально подходит для размышления о любой большой проблеме или проекте. Однако, когда речь идёт о повседневной работе над сложным проектом, у SMART не так много преимуществ. Это отличная система для любого, кто перегружен своим текущим проектом и нуждается в плане действий, чтобы продвигаться вперёд.

Эту систему вы гарантировано быстро освоите и запомните.

Когда я только начинал руководить проектами, я не придерживался никаких правил: ставил размытые цели, бывало без сроков и конкретных исполнителей. Со временем пришёл к методологии на основе SMART, ставлю KPI, а ещё формирую свой состав для каждой задачи. В ней я указываю цели и ожидания, необходимые материалы, исполнителя, дедлайн и то, как это работает сейчас (с) Руслан Шелест, проектный менеджер digital-агентства Stik

Инструмент «Метод Действия» упорядочивает хаотичные аспекты креативной работы

«Метод Действия» был разработан в 2006 году компанией Behance как способ упрощения креативных встреч. Проблема с брейнштормингом и большинством типов креативной работы в том, что она часто должна быть хаотичной, чтобы быть по-настоящему инновационной. Для мышления вне рамок требуется беспорядочность, но для реального продвижения требуется упорядоченная система. Вот такой парадокс.

«Метод Действия» помогает вам перейти от фазы идеи к действиям с приоритетами, сроками выполнения и назначениями (если вы используете этот инструмент в команде). Он включает разбиение идей на три ключевые категории:

• Действия — это шаги, которые вы предпринимаете, чтобы завершить проект;
• Задачи на будущее — это интересные идеи, которые не напрямую соответствуют вашему плану для этого проекта;
• Ресурсы — это ресурсы и информация, которые вам понадобятся для завершения проекта. Например, гайдлайн и логотип вашего бренда могут быть ресурсом для проекта по ребрендинга сайта.

«Метод Действия» позволяет вам включить отличные идеи в работу, не теряя при этом конкретного плана.

Хотя ранее существовала онлайн-версия этого метода, Behance отказалась от её поддержки. Но вы можете использовать «Метод Действия» практически в любом виде, даже в обычном блокноте.

Блокирование времени заставляет вас придерживаться ежедневного плана, выделяя конкретные периоды времени для конкретной работы

Наукой доказано, что мелкие задачи и перерывы («Эй, я могу задать тебе быстрый вопрос?») могут нарушать концентрацию до полутора часов. Если вы тратите слишком много времени на мелкие задачи, которые появляются снова и снова (например, ответы на электронные письма), а на решение крупных тасков этого времени совсем нет — этот метод точно для вас.

Чтобы начать использовать метод блокирования времени, просто разделите свой день на блоки времени, назначив каждому из них конкретные задачи. Вот как может выглядеть день, организованный методом временных блоков:

Существует множество разных подходов к технике time-blocking (её также называют timeboxing), а также различных инструментов в её рамках для конкретных задач, таких как Inbox Zero для работы с электронной почтой.

Inbox Zero использует несколько трюков, чтобы сделать работу более эффективной, но один из основных принципов – выделение определённых промежутков времени на чтение и ответы на письма, чтобы они не занимали весь день.

Это отличный способ контролировать свою продуктивность и предотвратить ситуацию, когда мелочи отнимают всё ваше время.

Еще один инструмент в рамках time-blocking — это «Тема дня». Как можно догадаться из названия, каждый день недели вы посвящаете определённой теме или направлению работы. Этот метод отлично подходит, если вам нужно углубиться и выполнить более сложное задание, или если вы отвечаете за несколько основных областей работы (например, вы руководитель отдела контента).

Хотите узнать больше?

Техника time-blocking — проверенный метод для управления временем и достижения баланса между работой и личной жизнью

Метод «Биологический прайм-тайм» отслеживает биологические ритмы, чтобы найти лучшие периоды для различных видов активности

Это очень гиковский метод. Надо много изучать себя, свои привычки и потратить на это кучу времени. Но полученные наработки могут с лихвой окупиться в долгосрочной перспективе.

Основная идея инструмента в том, чтобы отслеживать свою энергию, мотивацию и фокус, чтобы понять, когда, где и как вы наиболее продуктивны.

Для начала устраните любые факторы, которые могут повлиять на вашу энергию: например, привычка пить кофе — большой фактор, бодрствование допоздна — ещё один. Затем записывайте раз в 60 минут то, чего вы достигли за этот час работы, в течение нескольких недель подряд. Детали, которые вы будете записывать, могут варьироваться, но для получения наиболее точных результатов вам нужно быть максимально последовательным. ПО, которое поможет в этом деле — Rescue Time и Toggl.

После того как вы собрали свои данные, вы можете изучить их, выявить паттерны. Вы даже можете превратить данные в графики.

У вас меньше мотивации в дни, когда вы пропускаете завтрак? Начните держать при себе энергетические батончики или фрукты с йогуртом для быстрой энергии.

Вы продуктивнее всего в 10 утра? Запланируйте важнейшие задачи на это время и перенесите встречи на вечер.

Количество информации, которую вы можете собрать о себе, выполняя эту небольшую версию домашнего научного исследования, вас поразит. Вы обязательно заметите очень интересные вещи о том, что мотивирует вашу продуктивность. Но будьте осторожны — качественно-количественное изучение себя может легко превратиться в прокрастинацию.

Если вы можете добросовестно отслеживать своё поведение все три недели, то вы превратитесь в супергероя продуктивности.

Метод Getting Things Done помогает выплеснуть ваши мысли, заботы и задачи на бумагу (или приложение)

… и помогает организовать их в небольшие, легко выполнимые задания, которые можно решить немедленно.

GTD (Getting Things Done) — это, безусловно, самый известный и долговечный метод повышения продуктивности в мире.

Созданный Дэвидом Алленом и ставший знаменитым благодаря его бестселлеру с одноименным названием, GTD — это всеобъемлющая система повышения продуктивности.

GTD стремится избавить вас от беспокойного стресса, связанного с тем, что у вас слишком много дел, поместив эти идеи в организованную систему вне вашей головы.

Основные этапы метода GTD:

• Захват — это непосредственно вывод идей на бумагу. Просто запишите всё, что вы должны сделать, в любом порядке и формулировке. Не беспокойтесь о том, как и когда, просто избавьтесь от этого из головы хоть в каком-то виде. Хорошее правило: если это вызывает у вас стресс или беспокойство, добавьте это в свой список;
• Уточнение — выделите неопределённые идеи и заботы и разбейте их на конкретные задачи или шаги. Если вы написали «Банк», уточните, нужно ли вам сходить в банк за денежным переводом, позвонить в банк и спросить о займе или просто проверить свой баланс онлайн. Если это большой проект, например, перенос всех ваших банковских и инвестиционных счетов, вам может потребоваться уточнить и затем разбить его на несколько маленьких шагов. Чем меньше шагов, тем меньше они кажутся устрашающими, поэтому вы скорее всего захотите начать с них;
• Организация — когда у вас есть чёткие задачи, вам нужно расставить приоритеты, установить сроки выполнения, и, возможно, категоризировать их по проектам или типам задач, которые можно выполнить все сразу (например, разбор и-мейлов или ответы на звонки);
• Отражение — ежедневно и еженедельно просматривайте свой список дел. Есть ли на вашем пути проекты, задачи в которых всё ещё слишком много неопределённости? Разбейте их на более конкретные шаги. Есть ли какие-то сроки выполнения, которые теперь нереалистичны? Измените их. Находятся ли в вашем списке дел какие-то пункты, которые больше не актуальны? Избавьтесь от них;
• Участие — выполняйте ваш список. Вы готовы сделать все задачи.

Метод Systemist отслеживает всё, что вам нужно сделать, в самом простом виде

Вы можете рассматривать его как упрощённую и в чём-то модернизированную версию GTD.

Systemist — это система продуктивности, разработанная создателем Todoist. Конечно, она идеально интегрирована с Todoist, но вы можете применять те же принципы с любым таск-менеджером.

Вот основные принципы Systemist:

• Всегда использовать инструмент. Эта система работает только тогда, когда вы можете просматривать и добавлять задачи в любом месте: в офисе, дома, на рыбалке или вечеринке;
• Записывайте всё. Вообще всё. Заведите привычкой записывать всё, что у вас есть в голове, сразу же, как только вы об этом подумали. Вы можете доверять своей системе, только если уверены, что всё учтено в одном месте;
• Разбейте всё на небольшие задачи и действия. Убедитесь, что каждый таск в вашем списке — это конкретное действие, которое вы можете выполнить за час или быстрее;
• Определите приоритеты. Начните с осознания, что вы не сможете выполнить всё. Используйте дедлайны, чтобы отметить что-то, что требует времени, и отметьте задачи с высокой важностью, чтобы не отвлекаться на «срочные, но не важные» или «не срочные, не важные, но очень простые» задачи в вашем списке;
• Достигайте нуля в своём списке задач каждый день. Вы не сможете выполнить всё, но в конце дня ваш список задач должен быть пустым. Это включает в себя принятие решения, что делать с оставшимися задачами — отложить их на другой день или просто забить, если вы решили, что они больше не важны. Это помогает избежать раздутия списка задач до неподъёмных масштабов;
• Анализируйте результаты. Регулярно оценивайте свой прогресс, устанавливайте цели для количества задач, которые вы хотите выполнить, и измеряйте свой прогресс со временем.

Метод Medium берёт лучшее из аналогового и цифрового и объединяет их в одну непрерывную систему продуктивности

Цифровые таск-менеджеры полезны, но есть что-то в простой элегантности письма на бумаге, что никакое онлайн-средство никогда не сможет уловить. Однако, когда ваш список дел вырастает до более чем дюжины задач, системы на бумаге быстро разрушаются. Введите метод Medium Method Чада Холла и вы убьёте двух зайцев.

Вот что, по словам Холла, вам понадобится:

• 1 основной блокнот — здесь вы будете записывать всё, что хотите отслеживать в течение дня: идеи, задачи, цитаты, заметки, новые назначения. Запись помогает информации запоминаться и устраняет возможные цифровые отвлекающие факторы, типа мессенджеров;
• 1 ежедневник — выполняет ту же функцию, что и основной блокнот, но в те моменты, когда вы в движении: едете на поезде, за рулём или просто гуляете в парке;
• Самоклеящийся стикеры — один стикер = один день. Каждый вечер вы записываете все назначения на следующий день, а также 3, и только 3, важные задачи, которые хотите выполнить. Ограниченное пространство на стикере заставляет вас определять приоритеты, и вы можете разместить заметку там, где вы будете видеть её в течение дня: на столе, мониторе, доске;
• Ручка или карандаш — для заполнения вышеупомянутых заметок и стикеров;
• Таск-менеджер — каждый вечер просматривайте свои записи, а затем откройте свой таск-трекер, отметьте все выполненные задачи и добавьте любые задачи, которые появились в течение дня. Затем определите три задачи из вашего списка цифровых задач, на которые вы хотите сосредоточиться завтра. Запишите их на стикере;
• Онлайн-календарь — во время ежедневного обзора дел добавьте любые задачи, которые вы записали в течение дня, в свой цифровой календарь. Добавьте любые назначения на завтра на свои стикеры;
• Приложение для заметок — добавьте остальные заметки в своё любимое приложение для заметок (можно воспользоваться Evernote, OneNote, Google Keep или айфоновскими заметками). Да, кажется, что вы тратите уйму времени на повторную запись того, что уже написали, но повторение позволяет вам действительно просматривать и обрабатывать дела на день и организовывать свои заметки таким образом, чтобы они были полезны при последующем использовании.

Техника «Помодоро» помогает сохранять фокус на долгий период времени, разбивая работу на короткие интервалы

Если вы откладываете выполнение больших задач, потому что время, необходимое для их выполнения, кажется слишком внушительным, или вы легко отвлекаетесь, то вам может помочь метод работы в режиме спринтов.

Pomodoro — самая популярная вариация, хотя существует множество других. С помощью этой техники вы работаете 25 минут, затем берёте пятиминутный перерыв, и повторяете это до тех пор, пока не завершите 4 спринта, после чего берёте более длительный перерыв. Это так просто.

• Работа, 25 минут
• Telegram, 5 минут
• Работа, 25 минут
• vc, 5 минут
• Работа, 25 минут
• ВКонтакте, 5 минут
• Работа, 25 минут
• Перерыв на полчаса — встаньте и разомнитесь!

Хотя многие люди молятся на эту технику, другие находят, что 25 минут — недостаточно много времени для глубокого погружения в работу, а пятиминутный перерыв нарушает их концентрацию. Если это про вас, вы можете экспериментировать до того момента, пока не найдёте точную продолжительность, которая будет работать конкретно в вашем случае. Есть несколько временных структур, которые другие нашли полезными, например 52/17 или 90/20 и т. д.

Какими инструментами можно пользоваться:

Marinara (Web)

Pomodone (Windows and macOS)

Pomodoro Time (iOS)

ClearFocus (Android)

В тайм-трекере Shtab также предусмотрена функция таймера Pomodoro.

Метод «Не ломайте цепочку» способствует последовательности в ежедневных привычках или задачах

Техника Don't Break the Chain стала известна благодаря комику Джерри Сейнфелду, который говорил, что каждый день пишет по крайней мере одну шутку. Неважно, как он себя чувствует или есть ли у него, что сказать, он пишет по крайней мере одну шутку каждый день.

А как он держит себя в ответе за выполнение этого обязательства?

С помощью календаря — старомодного бумажного календаря, на одной большой странице которого напечатан весь год. Каждый день, когда он пишет, он ставит большой крестик на календаре. Через несколько дней появляется прекрасная цепочка крестиков. Если он когда-либо задумает пропустить день, ему нужно просто посмотреть на календарь, где единственный пропущенный день испортит эстетику и будет бросаться в глаза. Ад перфекциониста.

Очевидно, что это отличный метод для прививания или отказа от привычек. Он мало говорит о ваших приоритетах, сроках и общем прогрессе, но если вы пытаетесь написать книгу или пробежать марафон, усилия каждый день — единственный способ добраться до финиша.

Вариацией техники Don't Break the Chain является Non Zero Days.

Какими инструментами можно пользоваться:

Don’t Break the Chain (iOS)

Habit Streak Pro (Android)

Матрица Эйзенхауэра определяет, какие задачи приоритетны, а какие — просто отвлекают

Матрица Эйзенхауэра — ещё один простой, но эффективный метод, который позволяет визуализировать приоритеты на основе двухмерной системы координат. Это отличный инструмент для людей-визуалов. Он позволяет определять приоритеты в сложных проектах, при этом быстро и легко внедряется.

Возьмите лист бумаги и нарисуйте ось Х (горизонтальная линия) – она представляет уровень срочности (левая сторона обозначает наибольшую срочность, а правая — наименьшую) — и ось Y (вертикальная линия) — она представляет важность, с наименьшей важностью внизу и наибольшей вверху.

Вы получите 4 ячейки:

• Срочное и Важное,
• Менее Срочное, но Важное,
• Менее Важное, но Срочное
• Менее Важное и Менее Срочное.

Вы можете разместить все свои задачи внутри ячеек, получив ясное визуальное понимание того, что действительно необходимо выполнить сейчас, а что может (и должно) подождать.

Инструкции просты: вы можете создавать новую матрицу с помощью ручки и листа бумаги в любое время, когда вам удобно. Просто начинайте рисовать. Или воспользуйтесь этим инструментом в таск-трекере Shtab.

Метод «Гибкие результаты» фокусируется на результатах и приоритетах, одновременно контролируя объём ваших проектов и целей

Agile Results направлен на выстраивание вашей повседневной деятельности в соответствии с более крупными целями. Как и многие другие методы повышения продуктивности, он поощряет преодоление препятствий, но всё же ориентирован на достижение результатов.

Он заставляет вас потратить время на размышления о том, что работает, а что можно улучшить. В то время как многие методы фокусируются только на продвижении вперёд, «Гибкие результаты» одновременно оглядывается на прошлое и смотрит в будущее.

Чтобы начать использовать Agile Results, просто определите три результата, которые вы хотите достичь за год, месяц, неделю и день.

• Когда вы устанавливаете свои ежедневные цели, вы должны убедиться, что они соответствуют вашим целям на неделю;
• Когда вы устанавливаете свои цели на неделю, они должны соответствовать вашим целям на месяц. То же самое относится к ежемесячным и годовым целям.

В конце каждого временного периода оцените свои результаты. Что сработало? Что вы не закончили и почему? Внесите необходимые корректировки.

Главный аспект метода — видение готового продукта выступает в качестве мотиватора. Регулярно напоминая о конечной цели, Agile Results поддерживает ваш энтузиазм и превращает его в действия.

«Список сделанного» и «Список запрещённых дел» помогают взглянуть на продуктивность с новой стороны

Список дел может иногда казаться этаким всезнайкой. Он помнит, что вы обещали прочитать все электронные письма до конца дня, любит напоминать, что у вас до сих пор есть большая задача, просроченная ещё на прошлой неделе. Из-за этого легко потерять из виду всё, что вы уже успели сделать.

И тут на помощь приходит «Список сделанного».

Чтобы создать его, следите за тем, что вы сделали в течение дня. Вместо того чтобы сосредотачиваться на том, что осталось сделать, сконцентрируйтесь на своих достижениях. Просматривайте список выполненных задач в конце каждого дня.

Если вы попробуете этот метод, но почувствуете себя глупо, выдержите день или два. Вы можете обнаружить, что сделали гораздо больше, чем думали. Исследования показывают, что любой прогресс (неважно, насколько маленький) является огромным стимулом к дальнейшей работе.

Если вы попробовали «Список сделанного» и обнаружили, что маленькие задачи (например, ответы на неважные электронные письма) всё ещё засоряют ваш день, воспользуйтесь «Списком запрещённых дел».

Сформируйте список действий и плохих привычек, от которых вы хотите избавиться, и запишите их. Затем отмечайте, как удаётся избежать каждой из них.

Этот метод тоже может показаться странным. Вы же и так знаете, что должны и не должны делать со своим временем. Но просто попробуйте. Вы заметите, что ежедневное напоминание — это эффективный способ избежать нежеланных трат времени.

А в конце дня у вас будет понимание, насколько вы сегодня были продуктивны. Смогли избежать повторения этих плохих привычек? Вот вам и успех!

Воспользуйтесь понравившимся методом или миксуйте несколько инструментов и вы увидите, как возрастёт ваша продуктивность.