Айрат Рахимзянов — руководитель агентства «Релианта». На нём замыкаются все ключевые процессы: от стратегии развития до управления командой. Айрат рассказал, как Shtab помогает ему держать под контролем сотню проектов в распределённой команде и видеть загрузку каждого сотрудника без нескончаемых созвонов и ручных отчётов.
В кейсе разберем:
- как запустить трекинг времени одной кнопкой прямо из CRM по API;
- как с помощью канбан-досок и приоритетов в чек-листах контролировать каждый этап работ на стороне клиента;
- как видеть объективную картину работы без микроменеджмента.
Об агентстве
Релианта — агентство полного цикла по продвижению сайтов в Интернете. Наша основная специализация — это поисковое продвижение (SEO) в Яндексе и Google, но работа тесно связана и с другими направлениями: от маркетинга и продвижения в ИИ до разработки и обновления ресурсов. Среди наших клиентов есть как небольшие частники, так и крупные компании. В основном это интернет-магазины, логистический бизнес, поставщики спецтехники и промышленный B2B-сектор.
Специфика проектов требует постоянного обмена информацией. В удалённом формате это создаёт риск превратить работу в бесконечный цикл созвонов. При масштабировании до 100 проектов такая модель перестает работать: координация начинает занимать больше времени, чем само производство.
Эту проблему решили через Shtab. Единая цифровая среда сделала данные открытыми для всех участников. Вместо того чтобы запрашивать статусы голосом, руководители видят их в системе. Это исключило лишние совещания и позволило агентству расти без потери производительности.
Для нормальной работы со 100 проектами нам было важно, чтобы каждый видел только свой контекст.
Мы организовали процессы таким образом, чтобы информация была адресной:
- Для меня как для владельца на первом месте — динамика проектов. Я могу в любой момент выгрузить отчеты и увидеть реальную загрузку команды, не отвлекая ребят от работы вопросами «что там сейчас происходит?». Это позволяет контролировать ситуацию без утомительной переписки.
- Операционному руководителю сервис помогает вовремя заметить задержку и перебросить на проект дополнительные ресурсы. Он видит ход работ на досках в реальном времени и может вмешаться до того, как сроки будут сорваны.
- Линейным сотрудникам Shtab помогает не запутаться в большом количестве проектов. Для них это основной инструмент на каждый день: здесь собрана вся рабочая информация — ТЗ, сроки и правки, поэтому ничего не теряется в личных чатах.
Такой подход позволяет декомпозировать задачи сверху вниз: от общей стратегии агентства до конкретных действий каждого специалиста, сохраняя прозрачность на всех этапах.
Почему выбрали Shtab
Мы давно использовали Shtab как трекер времени, а полгода назад полноценно перевели в сервис всё управление проектами. Главным рычагом для этого стал активный рост агентства: когда количество проектов перевалило за сотню, функциональных возможностей нашей предыдущей CRM перестало хватать для качественного контроля и масштабирования процессов.
Полноценный переход на канбан-доски внутри знакомого сервиса стал самым безопасным решением. Команда уже привыкла к интерфейсу Shtab, что позволило нам масштабироваться без остановки рабочих процессов и переобучения сотрудников. Переезд организовали основательно: ответственные специалисты перенесли данные по своим проектам, чтобы сохранить всю историю задач.Сейчас в агентстве открыто более 100 досок по клиентским и внутренним проектам. Работа с таким объёмом в едином списке была бы практически невозможна, поэтому мы используем систему «папок» и «портфелей». Многоуровневая вложенность папок позволяет распределить проекты по направлениям и сегментам клиентов, а портфели — объединить их в группы для сквозного контроля.
Эту структуру мы связали с гибкой настройкой прав доступа. У руководителей включены права администратора, что дает возможность видеть объективную картину по всем направлениям в режиме реального времени. Исполнители же работают только на своем уровне — в конкретных папках и проектах, за которые они отвечают. Это превращает массив данных в упорядоченную среду, где каждый сфокусирован на своих задачах и не перегружен лишней информацией.
Рабочий процесс внутри досок также приведен к общему стандарту. Столбцы на досках чаще всего имеют стандартную структуру:
- Задачи
- В работе
- Проверка
- Завершенные
Помимо функциональности, для нас была важна и стратегическая надежность платформы. Когда мы убедились, что инструменты Shtab закрывают наши задачи, дополнительные факторы только подтвердили правильность выбора. Стабильность системы и статус российского ПО стали для нас важной страховкой от внешних рисков. А возможность напрямую общаться с разработчиками и получать быстрый фидбэк помогла нам окончательно закрепиться в сервисе.
Как мы работаем в Shtab
Учитывая, что вся команда работает удалённо, тайм трекер Shtab установлен у каждого сотрудника. В агентстве это обязательный стандарт. Запуск таймера позволяет фиксировать время, затраченное на конкретные задачи. Для нас это способ обеспечить прозрачность нагрузки, когда руководитель видит фактический объём выполненных работ по итогам дня без необходимости запрашивать ручные отчёты.
При этом мы разделяем базовый контроль дисциплины и анализ рабочих процессов. Для соблюдения регламентов и поддержания ритма в распределённой команде используем функцию автоматического снятия скриншотов. В нашем случае это не только инструмент дисциплины, но и подтверждение прозрачности для заказчика. Если у клиента возникнет вопрос по оплаченным часам, мы всегда можем подтвердить фактически выполненный объём работ данными из системы.
Для анализа эффективности задействуем детальную аналитику сервиса. Если плановые сроки начинают затягиваться, руководитель анализирует распределение времени внутри задачи. Благодаря декомпозиции на подзадачи, можно наглядно увидеть, на каком именно этапе возникла задержка: была ли это техническая сложность, долгое ожидание ответа от заказчика или ситуация, когда специалисту потребовалась помощь более опытного коллеги.
В агентском бизнесе результат зависит от того, насколько прозрачно и быстро проходят рабочие процессы.
Для того чтобы оптимизировать их, мы используем в Shtab следующие решения:
✅ Синхронизация по кнопке «Play». Мы написали собственное решение, которое связывает Shtab с нашей сторонней веб-CRM. Теперь сотруднику не нужно заходить в сервис отдельно: достаточно одного клика в интерфейсе CRM, чтобы трекинг запустился одновременно в обеих системах. Это экономит от 10 до 30 секунд на каждом переключении, которых в день бывает до 50. В итоге такая автоматизация помогает человеку концентрироваться на самой работе, а не на том, как её правильно «затрекать».
При этом CRM используется только для быстрого старта. Основная работа над проектами сосредоточена в Shtab. Здесь мы выстраиваем иерархию папок и портфелей, фиксируем каждый шаг по задачам и видим реальную нагрузку команды. Интеграция лишь избавляет от лишних вкладок, но вся отчетность и контроль качества работ завязаны на функционале сервиса.
✅ Работа с карточками и контроль ТЗ. Сейчас в агентстве открыто около 100 досок для клиентских и внутренних проектов. Мы приглашаем клиентов по ссылке в пространство, чтобы они могли самостоятельно менять статусы и комментировать задачи. Весь процесс визуализирован на доске, где каждая задача представлена отдельной карточкой, проходящей следующий путь:
- Мы выдаем ТЗ (например, внедрение мета-тегов на сайте) и создаем карточку.
- Клиент выполняет ТЗ и переносит карточку «В работу».
- После выполнения клиент пишет об этом комментарий в карточке.
- Мы проверяем внедрение и переносим карточку «На проверку».
- Если всё корректно, принимаем работу и перемещаем в «Завершенные».
Если задача выполнена некорректно, она переносится обратно «В работу». Такой подход делает процесс взаимодействия с клиентом полностью прозрачным.
✅ Приоритеты и чек-листы. Для долгосрочных задач мы используем чек-листы с системой приоритетов от 1 до 5. Это помогает клиенту соблюдать очередность внедрения, когда работа по одной карточке идет несколько месяцев. По мере реализации каждого пункта клиент пишет комментарий, а мы проверяем результат и ставим отметку о выполнении. Карточка остается в колонке «В работе» до закрытия всех пунктов чек-листа. Такой подход помогает нам держать фокус на крупных задачах и не терять их из виду.
Итоги: от контроля времени к единой среде управления
Для агентства «Релианта» использование Shtab позволило централизовать управление 100 проектами. Синхронизация трекинга с CRM по кнопке «Play» обеспечила автоматический учет времени и прозрачную загрузку команды. Наглядность же всех этапов и строгий контроль качества достигаются на уровне исполнения: через работу с карточками, ТЗ и приоритеты в чек-листах. Так мы получаем полную управляемость распределенной командой и результат, понятный как руководителям, так и клиентам.
В качестве точки роста для продукта мы видим добавление бесплатных гостевых аккаунтов, чтобы клиенты могли оставлять комментарии в задачах от своего имени.
Совет коллегам
Выбирать систему управления можно бесконечно, но лучше один раз нормально её нагрузить. Берите пробный период в Shtab и сразу перетаскивайте туда максимум текущих процессов. Проверять инструмент на паре задач бесполезно. Только на реальном объеме станет ясно, подходит он вам или нет.
Учтите, что софт не заменит управления. Нужен владелец процесса внутри команды — человек, который будет следить за структурой досок и пушить коллег. Без контроля любая система быстро превратится в свалку из задач.
Айрат Рахимзянов — основатель и руководитель агентства «Релианта»
