Каждый день маркетологи, HR-специалисты и проджект-менеджеры сталкиваются с тем, что рабочие данные приходят в самые разные каналы. Что-то падает на почту, важные вводные отправляются в Telegram, а подробные брифы теряются в личных сообщениях. В итоге информацию приходится переносить в таск-менеджер вручную, задачи создаются с задержкой, а дедлайны начинают плыть.
В этом кейсе мы покажем, как с помощью Конструктора форм в Shtab автоматизировать этот процесс. В качестве примера возьмем один из самых частых бизнес-сценариев — сбор и обработку брифов на дизайн от отдела маркетинга.
Проблема: неструктурированные согласования и потерянные ТЗ
В стандартном процессе маркетинговый отдел регулярно заказывает у команды дизайна баннеры, креативы для рекламы и обложки для статей. Обычно это происходит через текстовые сообщения в духе: «Привет, нужен баннер для VK, побыстрее».
После этого дизайнеру приходится тратить время на уточняющие вопросы про размеры, тексты, исходники и точные сроки. Обсуждение растягивается, файлы теряются в потоке переписки, а саму задачу легко забыть зафиксировать в плане. В результате страдает и скорость, и качество выполнения.
Решение: единое окно входящих задач через формы Shtab
Для того чтобы систематизировать процесс, руководитель команды настраивает сбор ТЗ через Конструктор форм. Теперь маркетологу достаточно заполнить одну форму, чтобы задача автоматически появилась в таск-менеджере со всеми нужными параметрами.
Создание формы-инструкции
В разделе «Формы» создается новый шаблон, где настраиваются поля под конкретные требования производства. Конструктор позволяет гибко адаптировать структуру, чтобы сразу получить всю необходимую информацию для работы.
- Информационные поля: текстовое поле для темы креатива, развернутый текст для сути предложения и тезисов, а также календарь для фиксации дедлайна.
- Поля для материалов: выпадающий список для точных размеров и форматов баннера, а также специальное поле для загрузки логотипов, брендбуков и референсов.
Главная хитрость здесь — сделать ключевые поля обязательными для заполнения. Форма просто не отправится, если пользователь забыл прикрепить ТЗ или указать формат. Это сразу отсекает поток неполных заявок.
Автоматическое создание карточек задач
Главное удобство конструктора форм Shtab — возможность автоматически превращать ответы пользователей в карточки задач. Данные из заполненной формы (тема, описание, дедлайн и прикрепленные файлы) переносятся в таск-менеджер без ручного копирования. Как только маркетолог отправляет заполненный бриф, в системе мгновенно регистрируется новая карточка с уже готовым ТЗ, и команда может сразу брать её в работу, не тратя время на уточнения в мессенджерах.
Публикация и работа
Готовая ссылка на форму закрепляется в описании рабочего чата с маркетингом или отправляется внешним заказчикам. Как только пользователь заполняет её и нажимает кнопку отправки, Shtab автоматически генерирует новую карточку. Благодаря тому, что поля формы заранее привязаны к полям карточки, тема, описание и файлы сразу оказываются на своих местах. Дизайнер видит полное ТЗ в системе и может приступать к работе, минуя стадию долгих обсуждений в мессенджерах.
Что меняется после внедрения процесса
Переход на сбор заявок через формы позволяет перевести фиксацию задач на системные рельсы. Время от появления идеи до начала работы над ней минимизируется, ведь задача оказывается в проекте ровно в момент отправки формы, минуя стадию долгих обсуждений.
При этом полностью исключается риск потерять задачу в личной переписке. Руководитель получает прозрачную картину загрузки сотрудников и может точно анализировать Cycle Time (время выполнения задачи от момента создания до готовности) на основе чистых, системных данных. Сама команда избавляется от постоянных уведомлений в мессенджерах, сохраняя фокус внимания на текущих целях.
Другие сценарии применения
Описанный процесс легко масштабировать на всю компанию. Формы можно адаптировать под любой внутренний или внешний запрос.
- Для внутренних процессов: в HR-отделе формы помогают собирать отклики соискателей, автоматически создавая карточки на этапе скрининга. В административном отделе — фиксировать заявки на покупку техники, канцелярии или оформление пропусков.
- Для внешних коммуникаций: в техподдержке формы служат для структурированного сбора баг-репортов, а в отделе продаж ссылку можно использовать, чтобы собирать брифы от потенциальных клиентов.
Конструктор форм в Shtab превращает разрозненный поток информации в упорядоченную систему. Это исключает ручной перенос данных и освобождает время команды для реальной работы.