Приоритизация задач: как расставлять приоритеты в работе и укладываться в сроки
В этой статье читайте о том, как сосредоточиться на главном, чтобы не застрять в заторе из мелких задач.
Умение расставлять приоритеты в работе — один из самых важных (и сложных) навыков практически в любой профессии. Чем длиннее становится список дел, тем очевиднее, что без эффективного тайм-менеджмента не обойтись.
Неважно, что вы делаете. Важно то, как вы организуете ключевые задачи. К счастью, научиться расставлять приоритеты в работе и соблюдать сроки не так сложно, как кажется.
В этой статье мы расскажем, как сосредоточиться на главном, чтобы не застрять в заторе из мелких задач.
Что такое приоритизация задач
Расставить приоритеты — значит определить, какие задачи наиболее актуальные, и организовать их. С помощью грамотной приоритизации, вы сможете лучше понять, что нужно сделать срочно, а что не критично отложить.
Одни используют для этого сразу несколько систем тайм-менеджмента, другие пишут списки от руки. Любая схема помогает сосредоточиться главном и не забывать про дедлайны.
Кому нужно приоритизировать задачи? Тем, кто не хочет прозевать работу с ценными клиентами, сдать проект в срок и ничего не забыть.
Как правильно расставлять приоритеты в работе
Составляете ли вы распорядок дня или выстраиваете систему управления проектами — способ это сделать один.
Следующие 10 шагов помогут научиться расставлять приоритеты и управлять ими:
- Выделите краткосрочные и долгосрочные цели.
- Запишите все задачи, которые нужно выполнить для достижения каждой цели.
- Создайте шорт-лист самых важных и срочных задач, используя матрицу тайм-менеджмента.
- Определите влияние элементов из шорт-листа с помощью принципа Парето.
- Разделите задачи с одинаковыми приоритетами по методу ABCDE.
- Сгруппируйте схожие элементы с помощью пакетной обработки.
- Оцените ваше время и ресурсы для выполнения каждой задачи.
- Попробуйте «съесть лягушку» (для приоритетных заданий).
- Наведите порядок на рабочем месте.
- Регулярно пересматривайте список приоритетных задач.
Подробно остановимся на каждом из этих шагов.
1. Выделите краткосрочные и долгосрочные цели.
В первую очередь определите «якоря», по которым можно расставить приоритеты: выделите ежедневные, еженедельные и ежемесячные цели.
Они могут быть связаны с общими целями организации, квартальными планами, отдельными проектами. Для начала работы с целями отлично подойдет метод STAR.
Strong — является ли ваша цель сильно ощутимой и связанной с результатами;
Theatre of the mind — визуализируйте, как достигаете свою цель;
Achievable — спросите себя, реалистична ли ваша цель;
Ridiculously hard to attain — сделайте свою цель невероятно труднодостижимой.
2. Запишите все задачи, которые нужно выполнить для достижения каждой цели.
На основе собранного списка составьте основной перечень — костяк заданий, которые необходимо выполнить, чтобы прийти к цели.
На этом этапе не нужно учитывать степень важности каждой задачи. Главное — зафиксировать каждую и перенести их все из головы на бумагу или в приложение.
3. Создайте шорт-лист самых важных и срочных задач, используя матрицу тайм-менеджмента.
Далее нужно применить несколько методов приоритизации. Рассмотрим первый популярный инструмент повышения продуктивности — матрицу Эйзенхауэра.
Это матрица тайм-менеджмента, которая делит задачи на четыре квадрата:
- Квадрат I — для срочных и важных.
- Квадрат II — для менее критичных задач, у которых более длинный срок выполнения.
- Квадрат III — для обязанностей с низким приоритетом.
- Квадрат IV — для вопросов, которые не являются ни срочными, ни важными.
Сортировка по приоритетам поможет вам понять, что нужно поставить на первое место, а что можно подвинуть.
4. Определите влияние элементов из шорт-листа с помощью принципа Парето.
Матрица Эйзенхауэра сортирует задачи по основным категориям, но остаются таски с одинаковым приоритетом. На помощь приходит Принцип Парето или «правило 80/20». Он поможет определить 20% заданий, которые дают 80% результатов — на них нужно тратить львиную долю времени. Проанализируйте так всё, что записано в матрицу Эйзенхауэра.
Например, уделяя большее внимание определенным 20% ваших постоянных клиентов, вы приносите компании 80% прибыли.
5. Разделите задачи с одинаковыми приоритетами по методу ABCDE.
Конечно, мы не всегда заранее знаем, какой эффект на работу окажет та или иная задача. Метод ABCDE позволяет разделить их, добавив два или три уровня сортировки.
Техника ABCDE использует буквенные обозначения от А до Е, где A — «наивысший приоритет», E — «наименьший приоритет». В рамках каждой буквенной категории задачи также получают порядковые номера.
Например: A — провести колл с важным клиентом; В — составить коммерческое предложение и т.д. Пункты по категорией Е советуют вообще вычеркнуть, это какие-то дела, от которых пора отказаться, которые вы делаете по привычке.
6. Сгруппируйте схожие элементы с помощью пакетной обработки.
Когда вы просматриваете основной список задач, вы можете найдете среди них похожие. Здесь придет на помощь «пакетирование». Оно позволяет объединить элементы в связный контекст — в один «пакет».
В него вы группируете тесно связанные задачи с одинаковыми дедлайнами.
Так получается одна родительская задача вместо нескольких мелких — пакетная обработка помогает выполнять их эффективнее. Например, сразу написать дизайнеру техническое задание на несколько обложек вперед.
7. Оцените время и ресурсы для выполнения каждой задачи.
Любая приоритизация должна включать оценку времени и ресурсов. Используйте стандартные показатели — например, общее количество часов или сюжетные точки Agile, чтобы лучше спланировать расписание.
В сочетании с пакетированием задач этот метод поможет понять, как сделать продуктивнее и будущую работу. Повторяющиеся элементы можно будет выполнять по шаблонам, это сэкономит ваше время.
8. Попробуйте метод «съесть лягушку» для приоритетных заданий.
По словам Брайана Трейси, «Если вам нужно съесть живую лягушку, не стоит долго сидеть и смотреть на нее».
Представьте, что лягушка — это ваши самые важные и ответственные задания. Выполняйте их в первую очередь.
Акцент на самой важной задаче (most important task, MIT) — лишь одна из многих техник повышения продуктивности, которые вы можете использовать после составления списка приоритетов.
9. Оптимизируйте рабочее место.
Организация рабочего места значительно повышает продуктивность. Например, создайте систему хранения документов, которая поможет поддерживать опрятность пространства во время работы.
Кроме того, обустройство рабочего стола и минимизация отвлекающих факторов помогут вам сосредоточиться на самых главных приоритетах.
Стиль и эстетика тоже имеют значение. Расположите вокруг себя вдохновляющие вас вещи.
Не забывайте об активном отдыхе во время работы: можно использовать специальный стол для работы стоя или фитбол вместо стула.
10. Регулярно пересматривайте список приоритетных задач с учетом новой информации.
При расстановке приоритетов необходимо понимать, что со временем они могут меняться. Регулярная переоценка вашего основного списка и самих методов приоритизации крайне важны.
Запланированные заранее ревью могут включать в себя пересмотр целей, важности задач, сроков выполнения, предполагаемого время и т.д. Кроме того, для ревью хорошо также обращаться к коллегам. Запросите у членов команды советы и рекомендации по приоритизации. Отслеживать задачи и прогресс по ним удобно в таск-трекере Shtab.
