9 техник тайм-блокинга для организации эффективной работы: больше не теряем время впустую

Время – самый ценный ресурс, и нам всегда его не хватает. Сегодня обсудим 9 техник time-blocking, которые помогут вам управлять драгоценными часами и повышать продуктивность, не теряя ни секунды.

Есть только я и моя задача: преимущества техники

Суть тайм-блокинга в том, чтобы планировать задачи на день по часам. Это помогает не отвлекаться, справляться с тасками, чтобы к вечеру ощущать удовольствие от проделанной работы.

Доказано, что люди с гораздо большей вероятностью начнут выполнять задачу, если поставят конкретное время для нее. Например, с 10:00 до 13:00 рассчитать бюджет проекта, с 19:00 по 20:00 заниматься йогой. Это могут быть и более короткие отрезки.

Пока вы заняты запланированными делами в обозначенное время, вы получаете два ощутимых преимущества:

1. Направляете всё внимание на работу

Вы «блокируете» свое внимание от других дел. Пока рассчитываете бюджет проекта не проверяете уведомления, не прерываетесь на кофебрейк с коллегами.

Бюджет проекта — ваша цель, и никакие препятствия вас не остановят, потому что вы их сразу же пресекаете. Таким образом ресурсы внимания расходуются максимально эффективно.

Вы полностью погружаетесь в процесс и можете даже испытать состояние потока, которое возникает, когда мы увлекаемся работой и не замечаем, как проходит время. Наверняка вы периодически испытываете его. В этом состоянии мы наиболее продуктивны и собраны, и работа больше не требует от нас волевых усилий. Период такой активности, как правило, длится 90 минут, затем наступает спад энергии. Его можно занять разминкой или небольшим перерывом, чтобы восполнить запасы внимания и продолжить выполнять задачу до конца.

Это подтверждают и исследования профессора Перетца Лави: чередование труда и отдыха (90 минут и 20, соответственно) позволяют дольше оставаться производительным в течение рабочего дня.

2. Перестаете быть занятым и становитесь продуктивными

Это все о хорошо известной приоритизации задач. Если мы не знаем, за что взяться в первую очередь, то есть риск, что весь день будем заниматься не тем, чем нужно, не тем, что принесло бы гораздо больший профит.

Мы без труда можем забить свой день мелкими, не такими важными тасками, щелкать их как семечки: ответить на сообщение — done, прочитать 5 статей по теме (при этом не написать ни строчки собственной) — done, весь день собирать референсы по конкурентам для вашего проекта — done.

Можно сказать, что вы были заняты на работе? Конечно.

Одним словом, всегда есть работа, которую надо сделать. Но в перечисленном списке дел не хватает чего-то, что бы показывало результат и приносило конкретную, ощутимую пользу.

Стратегия Time-blocking позволит не затягивать с маловажными задачами. Вы будете знать, что референсы собираете с 11:00 до 13:00, и что у вас на этот день запланирована важная задача по проекту, которую вы точно будете делать с 14:00 до 17:00. Выполнив весомую для проекта задачу, вы перестанете быть просто «занятым» и станете по-настоящему продуктивным.

Какую технику тайм-блокинга выбрать

Хотя способов упорядочить свое время несколько, необязательно использовать все сразу. Иначе можно превратиться в неисправимого и негибкого контрол-фрика. Лучше выбрать 2-3 стратегии, придерживаться их, а потом попробовать и другие.

Не будем терять времени и рассмотрим техники time-blocking. Какая вам ближе?

1. Блоки по тематике

Если вы не любите настолько подробно рассчитывать время, то есть два выхода:

1. Не расписывайте по блокам время ваших выходных и время после работы — оставьте пространство для импровизации;
2. Разделяйте рабочий день на тематические блоки, где каждый блок посвящен определенной группе задач. Например, утро посвятите стратегическому планированию, вторую половину дня – встречам, а время после обеда – обработке почты и другой оперативной работе.

2. Блоки по уровню сложности

Без лишних раздумий «делать или не делать» вы просто принимаетесь за самую сложную, объемную и важную задачу в начале дня.

После переходите к таскам средней сложности, а на вечер (если вы работаете с утра) оставляете легкие задачки, которые не потребуют от вас много внимания и усилий. От большего — к меньшему.

3. Блоки по состоянию

Учитывайте свои индивидуальные пики энергии и распределяйте задачи таким образом, чтобы выполнять сложные и важные задачи, когда вы максимально активны.

Как определить пики активности?

Например, с помощью тайм-трекера. Shtab отслеживает вашу активность в течение дня и отображает в отчете, какое время подходит вам, чтобы совершить прорыв, а какое — поделать рутинные задачи.

4. Блоки для перерывов

Включайте в свой график блоки времени для отдыха, спорта, прогулки и т.д. — многочисленные исследования, в том числе Journal of Applied Psychology доказывают, что сотрудники которые устраивали себе перерывы оказываются более продуктивными и эффективными, чем те, кто садятся за работу в 9:00, обедают за рабочим столом и отрываются от дел в 18:00.  

Другие любопытные выводы исследования:

• во время перерыва лучше всего делать то, что нравится вам;
• лучше делать частые и короткие перерывы, чем длинные и редкие;

5. Блоки для планирования и оценки

Планирование — важная часть, не стоит ее игнорировать. В начале и конце рабочего дня можно выделить время для «разбрасывания» задач и оценки результатов, просмотру аналитики по вашей активности в течение дня и активности сотрудников.

Эти блоки не занимают много времени. Порой достаточно 30 минут, что распланировать дела и еще меньше, чтобы посмотреть на отчеты активности и прогресса по вашему проекту. Так вы сохраните контроль над рабочим процессом.

6. Блоки для обучения и развития

Когда задач становится все больше, можно легко забыть о том, как полезно уделять время своему целенаправленному развитию.

Известно, что специалисты, которые не выделяют блоки для развития на своем поприще с годами показывают худшие результаты в тестированиях, чем их менее опытные, но прогрессивные коллеги.

7. Фиксированные и гибкие блоки

Что делать, когда случаются факапы и нападают непредвиденные хронофаги? Застряли в пробке, клиент отменил встречу, отрубили свет в офисе?

Используйте гибкие блоки, которые вы легко можете заменить, подвинуть или совместить с другой задачей. Или вообще позволить себе отпустить контроль, если это возможно.

Можно помечать фиксированные блоки тэгом, который означает, что этот блок более гибкий и его при желании можно не выполнять или подвинуть.

8. Блоки для креативных задач

Распределите время на выполнение креативных задач, когда ваше внимание и энергия находятся на пике. Например, некоторым людям лучше работать над креативными проектами утром, а другим – во второй половине дня.

Чтобы улучшить свое творческое начало, если ваша работа позволяет, можно выполнять такие задачи не в офисе. Например, на лавочке у работы, на мини-пикнике в парке или в кафе. Суть в том, чтобы на время выполнения креативных задач уйти от привычной повседневности.

9. Блоки для мозговых штурмов и принятия решений

Выделите время на мозговые штурмы, обсуждение идей и принятие решений. Такие сессии улучшают командную работу и помогают генерировать мысли.

Неоспоримое преимущество — вы получаете разнообразные идеи, среди которых проще выделить лучшую.

В ежедневной рутине сложно услышать прорывную идею от сотрудника. Особенно, если он замкнутый интроверт. Согласно исследованиям, больше половины сотрудников не делятся мнением и предложениями с руководством или коллегами.

Блок для брейншторма выделит специальное время и внимание для этого. Один из принципов грамотного Мозгового штурма — отсутствие осуждения и оценки идей участников команды. В нем важнее количество предложений, а не их качество. Это тоже подталкивает команду охотнее делиться мыслями.

Несмотря на свободу от рамок, хороший брейншторм проводится в какой-либо технике. Например, с помощью метода Диснея. В группе вам нужны будут Мечтатель (полон энтузиазма, не думает о разумности идеи), Реалист и исполнитель (учитывает затраты, прагматично подходит к реализации), Критик (ищет слабые стороны, проверяет идею на прочность вопросами и прогнозирует разные сценарии), Нейтральный (наблюдает за процессом со стороны незамыленным взглядом).

Применяя техники тайм-блокинга, вы сможете повысить продуктивность и эффективнее управлять своим рабочим временем. Экспериментируйте с разными подходами и найдите тот, который соответствует вашим потребностям и предпочтениям.