Главные враги тайм-менеджмента: хронофаги и как от них избавиться
Эти привычки отнимают 99 часов у менеджера — читайте в статье, как с ними бороться.
Слышали что-нибудь о хронофагах? Это опасные «бактерии» тайм-менеджмента. Они питаются вашим драгоценным временем и отбирают его у действительно важных задач. Проще говоря, хронофаги — факторы, привычки поведения, которые мешают работе и срывают планы. Например, непродуктивные разговоры, форс-мажоры, ошибки в планировании.
Чтобы эффективно управлять временем, нужно свести к минимуму эти факторы. В статье разберемся, какие бывают хронофаги и как с ними бороться. Это поможет лучше понимать, где проседает ваш тайм-менеджмент и научиться отлавливать эти моменты.
Поглотители времени
Звучит, как название очередного фантастического фильма. Но на самом деле, речь пойдет про самые что ни на есть обычные факторы, с которыми время от времени сталкивается даже мега-продуктивный менеджер.
У большинства наверняка было: работаешь, чем-то занимаешься, решаешь важные вопросы, а под конец дня ощущение, будто ничего полезного сделать не успел. И вечером нет никакого удовлетворения от своей продуктивности.
Прежде чем обрушивать на себя критику, нужно понять, что: а) все дни не могут быть на 100% эффективными; б) существуют неконтролируемые хронофаги — обстоятельства. Часто их тоже можно обернуть в свою пользу. Обо всём по порядку.
Виды хронофагов
Врага нужно знать в лицо — разберемся с видами хронофагов и поймем, как они влияют на нас, а мы на них.
Контролируемые. Эти «бактерии» можно остановить, если отследить и приложить усилия: силу воли, дисциплину. Это те вредные привычки во время работы, которые всем знакомы: скроллинг соцсетей, просмотр сериала, непродуктивные разговоры и уведомления из всевозможных приложений на телефоне.
Как бороться: тренировать силу воли, отключить лишние источники шума (уведомления), расставить границы — дать понять окружающим (родственникам, друзьям, коллегам), когда вы свободны для разговоров.
Неконтролируемые. Это события, на которые мы не влияем: загруженный трафик на дорогах, задержка рейса, погодные катаклизмы, опоздание других людей по каким-то причинам. Как говорили выше, гуру тайм-менеджмента не особо расстроятся.
Потому что они знают — вынужденную остановку в делах можно заполнить другой работой, сделать то, что давно откладывали или просто устроить перерыв.
Прогнозируемые. Вы уже знаете, что утром застрянете в пробке, что очередь в МФЦ растянется на 2 км, а на ежедневной планерке снова 30 минут будут обсуждать, куда сдвинуть картинку на сайте (при том, что вы не дизайнер).
Эти «пробелы» в расписании можно и нужно заранее заполнять делами. Так вы не растеряете свою энергию и с пользой проведете время.
Непрогнозируемые. Форс-мажоры, которые обычно не ожидаешь: сломалась машина, в офисе отключили свет, сервис лёг, клиент в последний момент отменил встречу.
Когда случаются спонтанные хронофаги, приходится работать уже с последствиями. Продумайте план Б для подобных факапов. Например, ответьте на вопросы: Как сделать дополнительные источники электричества? В какой сервис вести машину? Как заранее проговорить условия отказа от встречи с клиентом, чтобы это было взаимовыгодно?
Явные. Голос совести, логические выводы помогают нам понять, где мы тратим время впустую, когда избегаем самые большие и «противные» задачи. Получается, что все хронофаги, которые мы разобрали выше — явные.
С этим всё понятно, но всегда ли можно осознать и отследить, что на ваше время напал хронофаг и что это за хронофаг? На самом деле, в природе встречаются и неявные пожиратели времени. Остановимся на них, потому что эти хронофаги лучше других умеют маскироваться.
Неявные, но важные хронофаги
«У самурая нет плана»: недостаток планирования
Без четкого плана работа превращается в хаос. Не планируя свои дела, вы даете жизнь этому неявному хронофагу. Отсутствие планирования — вредная привычка в тайм-менеджменте. Если не следовать плану, то велика вероятность отвлечься в середине дня или недели на ненужную задачку, застопориться на ней и не сделать другие.
Что делать? Подготовить список задач в начале недели/дня. Прикинуть, сколько времени вам потребуется на ту или иную задачу и выполнять.
Справка: Задачи можно фиксировать в таск-трекере, выбирать для них статус (открытая задача, в процессе, опубликована), приоритет, прописывать сроки до дедлайна по часам.
А чтобы уже никакие явные хронофаги не посмели вас отвлечь после того, как вы уже запланировали задачи, попробуйте метод Pomodoro.
Техника Pomodoro – это метод управления временем, основанный на разделении рабочего времени на периоды.
Суть в том, чтобы работать 25 минут, а затем делать перерыв на 5 минут. После 4 таких циклов предусмотрен более длительный перерыв — 20-30 минут. Итого: вы сможете работать эффективнее, концентрируясь на делах и не так быстро уставать.
Справка: В тайм-трекере Shtab вы можете включить метод Pomodoro в настройках, а также самостоятельно выбрать удобную длительность работы и перерывов. Уведомления подскажут вам, когда пора отвлечься от работы, а когда — приступить.
«Главное — определить главное»: отсутствие приоритетов
Если вы не расставили задачи в своем списке по важности, то есть риск, что сначала начнете делать самые простые и незначимые для достижения цели.
Как определить приоритетность задач:
- Выделите краткосрочные и долгосрочные цели.
- Запишите все задачи, которые нужно выполнить для достижения каждой цели.
- Создайте шорт-лист самых важных и срочных задач, используя матрицу тайм-менеджмента.
- Определите влияние элементов из шорт-листа с помощью принципа Парето: 80/20
- Разделите задачи с одинаковыми приоритетами по методу ABCDE. где А — самая важная и срочная задача, а Е — та задача, от которой можно вообще отказаться, т.к. она потеряла актуальность, вообще ни на что не влияет и больше смахивает на привычку.
Вы легко сможете расфасовать задачи с помощью матрицы Эйзенхауэра.
Больше о приоритизации задач читайте в нашей статье в блоге.
«Делать 2 вещи сразу — значит не делать ни одной»: автоматическое переключение между задачами
Бессистемное выполнение задачи и переключение на другую приводят к стрессу на работе.
Чтобы избавиться от этой плохой привычки, сосредоточьтесь на одной задаче до ее завершения, а затем переключайтесь на следующую. Это позволит вам уделить максимум внимания каждому таску и выполнить его более качественно и быстро.
Для концентрации на конкретной задаче не забудьте:
- Организовать подходящую обстановку. Создайте условия, которые помогут вам сконцентрироваться на задаче. Например, убедитесь, что у вас комфортное рабочее место, где много света и воздуха.
- Избегать отвлекающих факторов. Попробуйте отключить все уведомления и поставить телефон на беззвучный режим.
Самый неочевидный хронофаг: отсутствие планирования перерывов
Работать на полную мощность 24/7 каждый день грозит переутомлением, стрессом, бессонницей и даже депрессией. Планируйте перерывы, зарядку и прогулку каждый день. Возможно, сейчас как раз настало время размяться. Без отдыха силы не восстановить, не пренебрегайте этим правилом. Перерывы между задачами помогут вам подготовиться к следующей и сделать её качественно.
Как бороться с хронофагами
Выпишите все ваши поглотители времени и к каждому пропишите решение.
Хронофаг 1: Работая из дома, я каждый раз включаю сериал в середине дня и не замечаю, как уже смотрю 3-ью серию, а работа стоит на паузе.
Решение: Работая из дома, я могу включать сериал только после 18:00, когда выполню все задачи на день.
Хронофаг 2: По пути на встречу с клиентами придется стоять в пробке 1,5 часа в час пик
Решение: За это время смогу послушать подкаст по теме встречи, или голосовую версию презентации/отчёта, которые вы готовили для клиента.
Хронофаг 3: В начале рабочего дня я трачу минимум час на то, чтобы понять, какие задачи мне сегодня делать.
Решение: Я распишу план задач на неделю в понедельник, сразу расставлю приоритеты. Таким образом, я буду знать, что в начале недели буду делать самые важные и сложные задачи, а в пятницу (когда сил осталось не так много) — менее энергозатратные.
Вы можете выбрать любую методику по управлению временем из самого полного гайда по повышению личной продуктивности.
Чтобы улучшить ваше управление временем и избавиться от плохих привычек попробуйте следующие общие шаги:
- Создайте список задач на каждый день и приоритезируйте их по важности.
- Используйте методы планирования времени, такие как Pomodoro, чтобы увеличить продуктивность.
- Изучите методы делегирования задач и найдите коллег, которые могут выполнить их лучше и быстрее вас.
- Избегайте автоматического переключения между задачами и сосредоточьтесь на одной задаче до ее завершения.
- Планируйте время на перерывы и используйте их для отдыха и восстановления сил.
Универсальный совет: попробуйте начать с установки тайм-трекера, с его помощью вы поймете, сколько времени тратите на любые задачи в течение рабочего дня.
