Техника time-blocking — проверенный метод для управления временем и достижения баланса между работой и личной жизнью

Что объединяет Илона Маска, Билла Гейтса и Уоррена Баффета? Миллиарды долларов на счетах Все они используют технику управления временем time-blocking.

И правда, если задуматься, одним из самых важных навыков, необходимых для успешной карьеры и личного развития по примеру перечисленных выше джентльменов, является умение управлять своим временем. Это позволяет не только быть самОй эффективностью, но и оставлять время для отдыха и хобби.

Есть масса методов управления временем, но один из наиболее простых в использовании – та самая техника time-blocking. Меня зовут Роман Ковалев, я руководитель отдела контент-маркетинга в Shtab и в этой статье я расскажу про преимущества блокирования времени, научные основы этого метода, а также дам вам практические советы для начала работы, исходя из личного опыта.

Что такое техника time-blocking

Time-blocking — это метод планирования своего рабочего дня, при котором вы выделяете блоки времени на выполнение определённых задач.

Представьте, что вы разрезаете торт для ваших гостей на отдельные кусочки – кто-то на диете и попросит кусочек поменьше, другой не откажется от двух кусочков сразу.

А теперь представьте, что торт – это ваш день, а вместо кусочков – временные отрезки: на один таск вам может понадобится 2 часа (допустим, на ресёрч для написания статьи про time-blocking), а на другую задачу хватит 15 минут (например, чтобы прошерстить вашу электронную почту и ответить по всем важным входящим).

Звучит просто? Так и есть. И в этом прелесть метода.

Это помогает увеличить продуктивность, снизить уровень стресса и улучшить качество жизни в целом. Это обусловлено тем, что контроль добавляет спокойствия, и речь не только про контроль-фриков :)

Наука matters

Можно предположить, что техника блокирования времени частично основана на Ресурсной теории внимания психолога, лауреата Нобелевской премии Д. Канемана, хотя адептом приёма, сам того не зная, был ещё президент США Бенджамин Франклин, который планировал и расписывал часы своей работы.

Побуду немного Википедией. Согласно Канеману, выполнение любого действия (физического или интеллектуального) требует от человека «вложения» ресурса внимания.

Когда этого ресурса достаточно, задача выполняется качественно и безошибочно. Если ресурса внимания не хватает для решения задания (из-за общего состояния организма или сложности задачи), человек не способен с ним справиться.

А что, если вы НЕ закрыли текущий таск и переключились на следующий? Для этого тоже есть своё название – остатки внимания.

Тут как раз в дело вступает наша техника time-blocking. Блокирование времени помогает уменьшить или нивелировать остатки внимания, концентрируя его на одной задаче за раз и устраняя отвлекающие факторы. Эта техника помогает оптимизировать работу мозга и позволяет достичь большего за меньшее время.

Как использовать технику time-blocking

От теории к практике. Расскажу, как взять приём себе на вооружение.

Шаг 1: Определите свои цели и приоритеты

Перед тем, как начать использовать технику time-blocking, необходимо определить цели и приоритеты. Составьте список задач, которые вы должны выполнить, отметьте те из них, которые наиболее важны и требуют больше времени и усилий.

Например, я делаю это в пятницу, когда продуктивность уже снижена, а большая часть дел на неделю выполнена. Тогда я могу заранее запланировать то, чем я и моя команда займёмся в следующие рабочие дни и не тратить своё внимание на это в начале недели.

Шаг 2: Разбейте свой день на блоки времени

После определения целей, разбейте свой рабочий день на блоки, каждый из которых будет выделен на выполнение задач.

Как подсказывает моя практика, в день таких блоков должно быть не больше 5-7 штук. Иначе есть риск переесть, возвращаясь к аналогии с тортом.

Шаг 3: Соблюдайте расписание

Самое важное в использовании техники time-blocking — это соблюдение расписания. Не откладывайте задачи на потом и не переносите блоки. Старайтесь придерживаться своего расписания, но без фанатизма. Иначе получите прямой билет в страну выгорания.

Вы также можете оставить пустыми более крупные отрезки. Например, 1 час. В это период можно как расслабиться, так и потратить его на решение внезапных тасков, которые так или иначе возникают всегда.

Важно: Вы можете выделять разные блоки времени по тематике, для планирования, для креативных процессов и т.д. Подробно об этом написали здесь.

А теперь к инструментам, которые помогут вам расставить задачи, следить за расписанием и убедиться, что вы продвигаетесь к намеченным целям.

Инструменты и приложения для планирования времени

Есть масса инструментов и приложений, которые могут помочь вам с time-blocking. Вот несколько популярных из них:

Shtab

Сервис для управления проектами, в котором вы можете создавать таски на канбан-доске, расставлять их по приоритетам, дополнять метками и обозначать их дедлайны.

Например, мы в команде разделяем задачи на «Контент» и «Маркетинг» – в первом ставятся задачи непосредственно по созданию статей, обучающих материалов, баннеров, информационных и рекламных роликов и т. п., а во втором – по распространению контента на площадки, оплате размещений и в целом по работе с внешним миром.

А чтобы ничего не упустить, можно настроить удобную систему уведомлений, которая будет присылать вам напоминания хоть в самом сервисе, хоть в любимом Telegram;

Trello

Инструмент управления проектами, позволяющий создавать доски, списки и карточки для организации задач.

Вы можете распределять свои таски по колонкам и двигать их по мере выполнения, обсуждать дела в карточках, назначать ответственных или вести свой личный ежедневник.

Google-календарь

Приложение-календарь, позволяющее создавать события, устанавливать напоминания и делиться своим расписанием с другими. Для удобства предусмотрена функция регулярно повторяющихся событий.

Например, у меня в календаре по понедельникам с 10:30 до 11:15 стоит митинг с командой для обсуждения результатов предыдущей недели и планов на неделю текущую, а каждый будний день отрезок с 13:00 до 14:00 отведён под обед. Поэтому я не ставлю встречи или задачи на этот период, как бы не хотелось иногда «добить» какой-то таск. Worklife-баланс, как он есть.

RescueTime

Приложение для отслеживания времени, которое помогает понять, как вы проводите время на компьютере или мобильном устройстве.

Это нужно, чтобы понять, сколько в среднем уходит на типовые задачи, чтобы в дальнейшем более точно закладывать временные отрезки.

Как оставаться мотивированным и сосредоточенным во время ограниченного времени

Это может быть непросто. Но есть несколько советов, которые помогут вам:

1. Устраните отвлекающие факторы – выключите или поставьте смартфон на беззвучный режим, закройте соцсети, поставьте мессенджеры на mute, устраните любые другие отвлекающие факторы, которые могут помешать вам сосредоточиться на задаче. Часто помогает фоновая музыка в наушниках.
2. Поставьте локальные цели – определите конкретные цели для каждого временного блока и сосредоточьтесь на их достижении. Например, если готовите статью на vc, то промежуточными целями могут быть сбор фактуры, поиск спикеров и общение с ними, подготовка драфта.
   
   Это поможет вам оставаться мотивированным и получать каждый раз свою небольшую дозу дофамина по выполнении задуманного.
3. Используйте таймер – ставьте промежуточные будильники или юзайте Pomodoro-таймеры, чтобы не забывать о необходимости завершить задачу и перейти к следующему таску.

Частые ошибки блокирования времени, которых следует избегать

Вот несколько типовых факапов, которые люди совершают при использовании техники:

1. Чрезмерное планирование — не пытайтесь запланировать слишком много задач на один день. Не вывезете, начнёте считать себя неудачником, словите синдром самозванца или чего ещё хуже.
2. Отсутствие буферного времени — обязательно оставляйте буферное время между временными блоками для отдыха и на случай непредвиденных обстоятельств. Отдохнув, вы в любом случае будете более продуктивным специалистом, чем при работе без отрыва от неё.
3. Отсутствие приоритетности задач — обязательно обозначьте приоритетность наиболее важных задач и распределите их по соответствующим временным блокам. Только в таком случае техника будет иметь смысл, а качество будет превалировать над количеством.
4. Отсутствие гибкости — будьте готовы изменить своё расписание, если возникнет что-то неожиданное. Следовать расписанию — критически важно, но форс-мажоры никто не отменял. Гибкость поможет адаптироваться к изменениям и быть более мобильным, что в наш Agile-век важное свойство.

Когда уместен метод блокирования времени

Вы, конечно, можете под завязку забить свой календарь митингами и дейликами, но какой в этом толк, если задачи не выполняются, а проект не приближается к целям?

Метод time-blocking особенно эффективен в ситуациях, когда:

• Вы регулярно пытаетесь взяться сразу за несколько задач (нет, это не многозадачность);
• Требуется сконцентрироваться на каком-то одном таске, не отвлекаясь на другие;
• Хочется более разумно распределить время и энергию на работе;
• Надо чётко понять, на что каждый день тратится время, чтобы оптимизировать процессы;
• Не получается обходиться без переработок.

Реальные примеры успешного использования техники блокирования времени

Многие выдающиеся люди используют блокирование времени для повышения своей продуктивности и достижения целей. Вот несколько примеров, которые я уже упоминал в самом начале статьи:

1. Илон Маск — гендир компаний Tesla и SpaceX, глава Twitter и просто человек-мем использует блокирование времени для управления своим напряжённым графиком. Он делит свой день на пятиминутные (!) блоки и распределяет задачи между ними.
2. Билл Гейтс — сооснователь компании Microsoft использует блокирование времени для налаживания worklife-баланса. В блоки он помимо прочего выделяет время для чтения, физических упражнений, семейного отдыха.
3. Уоррен Баффет — инвестор-миллиардер использует блокирование времени для контроля над своим расписанием. Как и Гейтс, он выделяет время для чтения и размышлений, а также для встреч со своей командой.

Заключение

Блокирование времени — это простая, но результативная техника, которая поможет вам взять под контроль своё расписание, расставить приоритеты, повысить производительность.

Разделив свой день на временные интервалы и распределив задачи для каждого блока, вы сможете избавиться от отвлекающих факторов, сосредоточиться на одной задаче за раз и максимально эффективно использовать время.

Будь вы специалист в найме, фрилансер или СЕО компании, блокирование времени поможет вам достичь своих целей и максимально повысить личную производительность. Просто попробуйте, и вы, как и я, оцените достоинства этой техники.