12 лучших планировщиков задач для команды и бизнеса в 2026 году

Обновлено: март 2026

По данным Asana Anatomy of Work 2023, команда из 8 человек теряет в среднем 4,5 часа в неделю на выяснение статусов задач — кто что делает, где застряло, кто забыл. Умножьте на 52 недели — и получите почти 230 часов в год на одного сотрудника, потраченных не на работу, а на поиск информации о работе.

Планировщик задач эту проблему не решает сам по себе. Но правильный инструмент убирает большую часть трения. Неправильный — добавляет новое.

Ниже — 12 инструментов, которые реально используют команды в 2026 году. Без маркетинговых описаний с сайтов производителей: только что работает, для кого и почём.

TL;DR — выбор редакции

Shtab — лучший выбор для русскоязычных команд: полный набор инструментов, серверы в РФ, адекватная цена. ClickUp — если нужна максимальная гибкость и не пугает кривая обучения. Todoist — когда нужен быстрый старт без лишнего: личное планирование и небольшие команды. Kaiten — для тех, кто ушёл с Jira и ищет российский аналог со Scrum.

Как выбрать планировщик задач

Перед тем как смотреть на конкретные инструменты — несколько вопросов, которые сэкономят время.

Освоит ли команда за неделю — или будет саботировать? Смотрите на онбординг: есть ли шаблоны, обучающие материалы на русском, насколько интуитивно создать первую задачу. Если через три дня половина коллег вернулась в Excel — инструмент не подошёл.

Видно ли, кто чем занят? Можно ли видеть загрузку коллег? Есть ли уведомления о смене статуса? Насколько просто делегировать и отследить выполнение?

С чем уже работает ваша команда? Планировщик редко живёт в вакууме. Проверьте интеграцию с почтой, мессенджерами (Telegram, Slack), облачными хранилищами и CRM, которые уже используете.

Что AI делает на практике, а не в маркетинге? В 2026 году AI-функции — базовое ожидание. Автоматическая расстановка приоритетов, суммаризация задач, голосовой ввод — смотрите, что реально работает. Некоторые инструменты выносят «AI» в заголовок, а на деле предлагают автодополнение текста.

Сколько стоит при 20 пользователях? Бесплатный тариф выглядит привлекательно на старте. Посчитайте стоимость при масштабировании — разница бывает неожиданной. ClickUp при 20 пользователях обойдётся в $140/мес., Asana — уже $220.

Где хранятся данные? Для российских компаний соответствие 152-ФЗ — не формальность. С 2024 года штрафы за нарушение хранения персональных данных выросли до 6 млн рублей для юрлиц. Уточняйте расположение серверов, особенно если работаете с персональными данными клиентов.

Сравнение планировщиков задач 2026: таблица

Обзоры инструментов

Shtab — виртуальный офис для русскоязычных команд

Shtab строился как инструмент для команд, которым нужно больше, чем просто список задач. Здесь есть трекер времени со скриншотами, финансовый учёт, диаграмма Ганта, матрица Эйзенхауэра — и всё это в одном пространстве с гибкой структурой проектов.

Отличительная черта — бесконечная вложенность «комнат». Можно разделить пространство по отделам, продуктам или клиентам, выдать каждому нужный уровень доступа и не бояться, что бухгалтерия увидит переписку разработчиков.

Серверы расположены в России, данные хранятся в соответствии с 152-ФЗ. Встроенный Pomodoro-таймер и трекер времени со скринкастами закрывают вопрос контроля рабочего времени без сторонних сервисов. Пять видов отображения задач, включая матрицу Эйзенхауэра, дают гибкость в визуализации. На тарифе Max доступен финансовый модуль.

Из ограничений: AI-функций пока нет, мобильное приложение работает как PWA, а не нативное.

Цены: бесплатно до 5 участников. Lite — 152 ₽/польз./мес., Business — 312 ₽, Max — 512 ₽ (при оплате за год).

Для кого: команды от 3 до 100+ человек, которым важны российские серверы, трекер времени и гибкая структура проектов.

ClickUp — самый настраиваемый планировщик

Типичная история с ClickUp: команда из 15 разработчиков переносит туда спринты, документацию и цели — и первые две недели тратит больше времени на настройку, чем на работу. Зато потом закрывает 40+ задач в неделю без единого совещания по статусам, потому что всё видно на дашборде.

Здесь действительно есть документы, цели, таблицы, диаграммы Ганта, спринты, формы, чат. В 2024–2025 году добавили ClickUp AI: автоматическое создание подзадач, суммаризация обсуждений, генерация описаний задач. Более 1000 интеграций. Бесплатный тариф без ограничений по пользователям.

Главный риск — перегруженность. Команды, которые пытаются использовать всё сразу, вязнут в настройках. Нетехнические коллеги жалуются на сложность интерфейса. Поддержка только на английском. На больших объёмах данных встречаются жалобы на производительность.

Цены: бесплатный план. Unlimited — $7/польз./мес., Business — $12/польз./мес.

Для кого: технические команды и компании, готовые потратить время на настройку ради максимальной гибкости.

Notion — рабочее пространство с задачами внутри

Notion — это прежде всего база знаний, вики и документы, в которые встроено управление задачами. Не таск-менеджер в классическом смысле. Если команда хочет держать всё в одном месте — регламенты, проекты, заметки, CRM — Notion справляется.

Notion AI появился в 2023 году и с тех пор заметно вырос: суммаризация страниц, автодополнение, генерация таблиц, перевод. Гибкие базы данных с разными видами (таблица, канбан, галерея, календарь) позволяют адаптировать пространство под любую задачу.

Но уведомления и напоминания здесь слабее, чем у специализированных таск-менеджеров. Для чистого управления задачами Notion избыточен. Бесплатный план ограничивает историю версий.

Цены: бесплатно (ограниченно). Plus — $10/польз./мес., Business — $15/польз./мес. Notion AI — дополнительно $8/польз./мес.

Для кого: команды, которым нужна единая база знаний + управление проектами.

Todoist — минимализм, который работает

Todoist существует с 2007 года и за это время не поддался соблазну добавить всё подряд. Здесь нет диаграмм Ганта, трекера времени и встроенного чата. Зато есть то, что работает без объяснений: быстрый ввод задач на естественном языке («позвонить Ивану в пятницу в 15:00»), умные фильтры и надёжные уведомления. Работает на всех платформах, включая Apple Watch. Karma-система мотивирует выполнять задачи. Интеграция с Google Calendar, Slack, Outlook.

Для командной работы Todoist слабоват: на бесплатном тарифе инструменты ограничены, нет трекера времени, нет диаграммы Ганта.

Цены: бесплатно (5 проектов). Pro — $4/мес. Team — $6/польз./мес.

Для кого: личное планирование и небольшие команды до 10 человек, которым не нужна сложная структура.

Trello — канбан без лишнего

Trello — один из первых инструментов, который сделал канбан-доску понятной для нетехнических команд. В 2026 году он остаётся лучшим выбором, когда нужно быстро визуализировать процесс без настройки.

Самый низкий порог входа из всех инструментов в списке. Power-Ups расширяют функциональность: Gantt, time tracking, формы. До 10 досок бесплатно. Но без Power-Ups функциональности не хватает для серьёзных проектов: нет встроенного трекера времени, слабая отчётность.

Trello отлично работает для простых линейных процессов. Как только проект обрастает зависимостями, подзадачами и отчётностью — начинаются костыли из Power-Ups или переезд на другой инструмент.

Цены: бесплатно (10 досок). Standard — $5/польз./мес., Premium — $10/польз./мес.

Для кого: небольшие команды и проекты с линейным процессом.

Asana — управление проектами для крупных команд

Asana эволюционировала из простого таск-менеджера в платформу управления работой. В 2024 году запустили Asana AI: автоматическое определение рисков проекта, суммаризация статусов, умные приоритеты. На крупных аккаунтах это реально экономит время менеджеров.

Мощные шаблоны для разных индустрий, детальная отчётность и дашборды, до 15 участников бесплатно. Но цена растёт быстро при масштабировании: переход с 15 бесплатных участников на Premium сразу означает $10,99 за каждого. Интерфейс перегружен для простых задач. Поддержка только на английском.

Цены: бесплатно (до 15 участников). Premium — $10,99/польз./мес., Business — $24,99/польз./мес.

Для кого: средние и крупные команды, которым нужны детальная отчётность и автоматизация.

Monday.com — конструктор рабочих процессов

Monday.com — конструктор, из готовых блоков которого собирается CRM, трекер задач, управление проектами, HR-процессы. В 2025 году добавили Monday AI с автозаполнением полей и генерацией обновлений статуса. Более 200 интеграций, отдельные продукты для продаж и разработки, гибкие дашборды.

Оплата с российских карт по-прежнему требует обходных путей. Бесплатного плана для команд нет. Цена выше среднего.

Цены: Basic — от $9/польз./мес., Standard — $12/польз./мес.

Для кого: компании, которые хотят управлять несколькими бизнес-процессами в одном инструменте.

Российские планировщики задач

После 2022 года тысячи российских компаний были вынуждены мигрировать с Jira, Confluence и других западных сервисов, которые прекратили работу в РФ или заблокировали оплату. Параллельно выросли штрафы за нарушение 152-ФЗ — до 6 млн рублей для юридических лиц. Выбор отечественного ПО стал вопросом не идеологии, а операционной безопасности. Четыре инструмента заслуживают отдельного внимания.

LeaderTask — ветеран российского рынка

LeaderTask разрабатывается с 2006 года в Ярославле. За 20 лет прошёл путь от личного органайзера до командного инструмента с CRM-модулем.

Главное преимущество — стабильная работа в офлайн-режиме с последующей синхронизацией. Для команд с нестабильным интернетом (выездные бригады, производства, регионы) это критично. Встроенная CRM и конструктор форм для заявок, бот для автоматического назначения задач, системы GTD и Pomodoro из коробки.

Интерфейс заметно устарел визуально — это первое, что бросается в глаза. AI-функций нет. Бесплатный тариф ограничен.

Цены: есть бесплатный тариф. Командная работа — от 332 ₽/польз./мес. при оплате за год.

Для кого: российские команды, которым нужен офлайн-режим и встроенная CRM.

Kaiten — российский конкурент Jira и Trello

Kaiten — молодой российский сервис, который целится в аудиторию команд, ушедших с Jira и Confluence. Включён в реестр российского ПО. Серверы в России, соответствие 152-ФЗ. Поддерживает Scrum, Kanban, OKR и классическое управление проектами. Хорошая интеграция с российскими сервисами. До 10 участников бесплатно.

Из ограничений: меньше интеграций, чем у западных аналогов, документация и поддержка ещё развиваются, AI-функций нет.

Цены: бесплатно до 10 участников. Платные тарифы — от 420 ₽/польз./мес.

Для кого: команды, которые ищут российскую альтернативу Jira с поддержкой Scrum.

Pyrus — для согласований и документооборота

Pyrus решает задачу, с которой другие планировщики справляются плохо: согласование документов. Договоры, счета, приказы — всё это проходит через Pyrus с историей согласований, напоминаниями и интеграцией с облачными хранилищами.

Управление задачами здесь тоже есть, но документооборот — основная сила Pyrus. Service Desk для работы с клиентскими обращениями, HR-модуль с карточками сотрудников. Как чистый таск-менеджер Pyrus слабее конкурентов: интерфейс не самый современный, возможности визуализации задач ограничены.

Цены: есть бесплатный тариф. Платные — от 279 ₽/польз./мес.

Для кого: компании с активным документооборотом — юридические, финансовые, производственные.

SingularityApp — личный планировщик с характером

SingularityApp — российский инструмент для тех, кому важна личная продуктивность, а не командная. Бесконечная вложенность задач, трекер привычек, версия для Apple Watch, двусторонняя синхронизация с Google Calendar. Голосовой ввод, Telegram-бот, виджеты для быстрого создания задач. Отдельный плюс — можно купить навсегда без подписки.

Для командной работы SingularityApp слабоват: функциональность ограничена, нет диаграммы Ганта, нет AI-функций.

Цены: бесплатно на одном устройстве. Месяц — 199 ₽, год — 1999 ₽, навсегда — 5999 ₽.

Для кого: личное планирование и фрилансеры.

Any.do — планировщик с AI-ассистентом

Any.do добавил AI Planner в 2024 году: ассистент анализирует задачи и сам предлагает расписание на день с учётом приоритетов и временных блоков. На G2 в отзывах за 2025 год несколько пользователей отмечают, что AI Planner действительно снимает ежедневное решение «что делать прямо сейчас» — особенно при 20+ задачах в бэклоге.

Минималистичный интерфейс, интеграция с Google Calendar, Outlook, iCloud, быстрый импорт из других таск-трекеров. Но для больших команд инструментов не хватает, часть функций доступна только на платном тарифе, командные возможности ограничены.

Цены: бесплатный план. Personal — $3/мес., Teams — $5/польз./мес. (при годовой оплате).

Для кого: личное планирование и небольшие команды, которым нужен AI-ассистент.

Часто задаваемые вопросы

Какой планировщик лучше для малого бизнеса?

Для команды до 15 человек хорошо подходят Shtab (если важны российские серверы и трекер времени), Asana (бесплатно до 15 участников) или ClickUp (бесплатный план без ограничений по пользователям). Выбор зависит от того, нужна ли вам отчётность по времени и насколько критична цена при росте.

Есть ли бесплатные планировщики для команды?

Да. Asana бесплатна до 15 участников с базовым набором функций. ClickUp не ограничивает количество пользователей на бесплатном тарифе. Shtab — бесплатно до 5 участников. Trello — до 10 досок. Kaiten — до 10 участников.

Как перенести задачи из Jira в российский аналог?

Kaiten предлагает встроенный импорт из Jira — перенос проектов, задач и статусов занимает от нескольких минут до пары часов в зависимости от объёма. Shtab поддерживает импорт через CSV. LeaderTask — ручной перенос или через API. Перед миграцией экспортируйте данные из Jira в формате XML или CSV и проверьте, какие поля поддерживает целевой инструмент.

Чем планировщик задач отличается от таск-менеджера?

Фактически это синонимы. «Планировщик» чаще подразумевает акцент на расписании и личной продуктивности (Todoist, SingularityApp), «таск-менеджер» — на командной работе и управлении проектами (Shtab, Asana, ClickUp). На практике граница размыта.

Какой планировщик можно использовать без регистрации?

Большинство требуют хотя бы email для регистрации. Trello позволяет просматривать публичные доски без аккаунта. Notion — читать опубликованные страницы. Для полноценной работы с задачами без регистрации вариантов практически нет.

Какие планировщики имеют AI-функции в 2026 году?

Наиболее развитые AI-функции — у ClickUp AI (автоматизация задач, суммаризация), Asana AI (риск-менеджмент, статусы), Notion AI (работа с текстом и базами данных), Any.do AI Planner (автоматическое расписание дня). Monday.com и Todoist добавили базовые AI-функции. Российские инструменты — Shtab, LeaderTask, Kaiten — пока без AI.

Что лучше: Trello или Asana?

Зависит от размера команды и сложности проектов. Trello проще и быстрее в освоении — хорошо для команд до 5 человек с линейными процессами. Asana мощнее в отчётности, автоматизации и управлении зависимостями между задачами. Если проект сложнее, чем «сделать → проверить → готово», выбирайте Asana.

Есть ли у Shtab SLA для корпоративных клиентов?

На тарифе Max доступна приоритетная поддержка. Для компаний от 50 пользователей Shtab предлагает индивидуальные условия — уточняйте через отдел продаж на сайте.

Рекомендация редакции

Мы в команде Shtab тестировали большинство инструментов из этого списка — и не только потому что это наша работа. Несколько месяцев часть задач вели в ClickUp, часть в Notion. ClickUp оказался слишком тяжёлым для нетехнических коллег: менеджеры проектов путались в иерархии пространств, папок и списков и через неделю начали дублировать задачи в Google Sheets. Notion не давал нужного контроля над дедлайнами — уведомления терялись, и задачи просрочивались незаметно. После перехода на Shtab время на ежедневные статус-митинги сократилось с 30 минут до 10: вся информация видна на дашборде без вопросов «а где это?».

Универсального ответа нет, но есть практические ориентиры.

Если вы российская команда и данные должны оставаться в России — смотрите на Shtab, LeaderTask или Kaiten. Если нужен максимум AI-функций и бюджет позволяет — ClickUp или Asana. Если хотите начать за 15 минут без обучения — Trello или Todoist. Если главная боль — согласование документов, а не задачи — Pyrus.

Откройте бесплатный тариф выбранного инструмента, загрузите туда реальные задачи своей команды на ближайшую неделю и попросите коллег работать только в нём. Через две недели посчитайте, сколько задач просрочено и сколько вопросов «а кто это делает?» осталось в чатах. Эти цифры и будут вашим ответом.

Читайте также

• система планирования задач для команды
• как правильно ставить задачи сотрудникам
• декомпозиция задач для контроля проекта
• аналоги Kaiten для управления проектами
• учёт рабочего времени в команде