Маргарита Соколенко > Управление командами — 23 янв. 2023 г.

Делегируй или умри: почему делегирование задач — главный навык руководителя в 2023 году

В этом материале мы расскажем, почему делегирование — один из главных навыков, который стоит освоить в 2023 году, когда пора и как научиться делегировать.

«Сейчас я передам ему часть задач, а он через месяц уйдет. Да и я сам лучше и быстрее сделаю, обучать его некогда» — рассуждает топ-менеджер. Думали так хоть раз о делегировании полномочий?

В этих мыслях сразу несколько заблуждений. Когда руководитель делает всё сам, он:

Не доверяет своим сотрудникам — нет прозрачности в работе.
Привык сам управлять проектом, боится, что всё встанет без него — не готов гибко подходить к вызовам.
Считает, что лучше потратить время на сам проект, чем на обучение сотрудника — не знает, как эффективно ввести работника в курс.

Быть вовлеченным во все бизнес-процессы полезно, но если вы слишком заняты «текучкой», у вас не остается времени думать о развитии компании и долгосрочном планировании. Это актуально и для малого, для среднего бизнеса.

Почему делегировать полезно

В исследовании Российской академии народного хозяйства и государственной службы 14 торговых, производственных и торгово-производственных предприятий России в 2016-2017 годах стало ясно: когда все управленческие функции сконцентрированы у руководителей, задачи организации выполняются неэффективно.

Чтобы делегирование приносило результаты, нужно его задокументировать и формализовать. Только 8% организаций делают это. Что помогает компаниям лучше делегировать? Отслеживание задач, сервисы для контроля за исполнением и четкое описание бизнес-процессов.

Американский институт общественного мнения «Гэллап» проанализировал компании из списка Inc.500 и выяснил, что выручка фирм, в которых руководители больше делегируют, оказалась на 33% выше, чем у тех компаний, где руководители делегируют по минимуму или не делают этого совсем.

Прежде чем узнать, как им это удалось, выясним, что такое делегирование.

C латинского «delegare» переводится как «передать, доверить». Делегирование — это когда руководитель передает часть важных задач другим менеджерам, сотрудникам.

Это помогает оптимизировать рабочее время и силы того, кто делегирует для более значимых задач. Здесь речь идет о том, чтобы передавать свои обязанности и полномочия, а не просто распределять роли в команде по функциям. Например, если вы веб-разработчик, а в штате есть дизайнер, вы поручите ему оформление презентации для отчета — это не совсем делегирование, потому что это специализация дизайнера, а не ваша прямая задача.

Вы можете доверить регистрацию на мероприятие, подготовку запросов в официальные органы, полномочия принимать сотрудника на работу. Те задачи, которые вы как руководитель делаете сами, но если вы их доверите, то компания не рухнет.

Как делегирование помогает оптимизировать рабочие часы руководителя?

Передавая свои задачи вы:

Сокращаете нагрузку, снижаете вероятность выгорания, за счет того, что уменьшаете количество задач;
Концентрируетесь на важном. Вы можете, например, лучше подготовиться к переговорам с новыми партнерами.
«Воспитываете» ваших сотрудников. Чем больше дел и обязанностей вы будете передавать работникам, тем больше они будут учиться новому и расти в вашей компании. За счет чего команда будет работать эффективнее. Неочевидный плюс — в будущем это защитит команду в экстренных ситуациях.

Звучит просто, но остаются вопросы.

Как понять, какие задачи можно делегировать

Вы можете делегировать рутину, чтобы оставить себе лакомую часть пирога ваших задач. Но эксперты по делегированию убеждены — делиться нужно лучшими, интересными проектами, в которых есть зона роста для ваших сотрудников, в которых они могут научиться принимать эффективные решения. Например, внедрить систему финансового менеджмента.

Кроме этого, сотрудники ближе к контексту задачи, поэтому они могут принести лучший результат.

Что можно делегировать?

вы можете начать с относительно простых задач, для которых уже прописана инструкция: регистрация на мероприятие;
задачи, в которых вам не хватает компетенций: data-анализ, отчет по конкурентам;
задачи, которые идут вместе с другими обязанностями, которые нельзя отменить или перенести: общение с подрядчиками, пока вы в отпуске.

Кому можно делегировать свои задачи?

Прежде чем делегировать, спросите себя: может ли кто-то другой сделать это задание? Если да — проведите инструктаж и договоритесь о сроках. Если вы не уверены в этом — обучите сотрудника, подготовьте его к новым задачам или ответственности. Например, к управлению проектом, в то время как вы будете заниматься привлечением финансов.

💡

При обучении сотрудника не делегируйте методы, делегируйте результаты. Расскажите о том, какие результаты вы хотите видеть, изложите свое видение работы.

Не дергайте сотрудника лишний раз. Помните, вы делегировали полномочия, чтобы оптимизировать свое время, а не отвлекаться.

Как не переживать, что делегат не справится? Обеспечьте безопасность насколько это возможно, минимизируйте риски. Или устройте испытательный срок для сотрудника перед тем, как дать ему настоящую задачу. Не забывайте, что неудача — лучший учитель, и она может помочь найти уникальное решение для вашей задачи, и «прокачать» делегата.

Как научиться делегировать

Делегирование задач — это как мышца, которую можно натренировать, если сформировать следующие навыки и умения:

Коммуникативность: правила делового общения; умение слушать и слышать членов команды; знание, как правильно давать обратную связь и доносить цели компании, чтобы все знали, что от них ожидают.
Умение обучать: вы должны научиться четко передавать инструкции и суть задачи, а также проявлять терпение, пока член команды обучается.
Тайм-менеджмент: эффективно используйте свое время, научитесь его трекать, чтобы тратить на задачи меньше времени, но с большим профитом. Этот скилл поможет развить таск-трекер.

Делегирование — это процесс, который подчинится вам со временем. Сейчас для этого есть все возможности. В том числе и разные сервисы. Например, в таск-трекере Shtab вы сможете ставить большие задачи и подзадачи, назначать ответственных, следить за выполнением и смотреть аналитику по тому, как ваши делегаты справляются со своими обязанностями.