Всё, что нужно знать о методологии Канбан: как внедрить канбан в компании

Методология Канбан помогает выстраивать рабочий процесс. Project-менеджеры любят ее за простоту и наглядность. Если бы в 1950-х Toyota не изобрела эту методику, ее точно следовало бы изобрести. Потому что не каждый инструмент так эффективно влияет на работу команды и на качественные и количественные показатели.

Медицина, образование, маркетинг, IT, производство — это только часть сфер, которые применяют этот инструмент. В этой статье расскажем об основах методики, поделимся практическими рекомендациями по ее внедрению в компании.

Канбан — визуальная доска с задачами

Если упрощать до сути, то это может быть как физическая доска со стикерами, так и доска в таск-трекере. На ней отображаются рабочие процессы в карточках. По мере выполнения вы перемещаете карточки по столбцам, например: Открыто, В процессе, На проверке, Закрыто.

Так команда видит, на каком этапе каждая задача, все ли успевают к дедлайну, где столкнулись с препятствиями. Однако, методология не сводится только к наглядному отображению карточек. Это система принципов, инструментов и особой организации работы команды. Компании, которые ее используют, быстро адаптируются к изменениям, гибко планируют и оптимизируют работу.

Заметили схожесть с Agile-подходом? Канбан — один из инструментов Agile наряду со Scrum. Но первый более пластичный, без строгих итераций и спринтов. О разнице этих инструментов расскажем подробнее ниже, а пока погрузимся в историю.

Историческая справка: происхождение Канбан

В далеких 50-х гг. инженеры компании Toyota искали способы, как оптимизировать производственные процессы. Они хотели создать систему, которая бы позволила им быть более гибкими в ответ на колебания спроса, а также уменьшить объемы незавершенного производства на линиях.

Вдохновение пришло из неожиданного источника — супермаркетов. Инженеры Toyota заметили, что супермаркеты заказывают товар только тогда, когда он заканчивается на полках, а не на основе прогнозов продаж. Так магазины не допускали избыточных запасов, лишних затрат и испорченной продукции.

Принципы «тянущего» производства

На основе этой идеи Toyota разработала систему производства, где компоненты изготавливались только тогда, когда они были нужны на следующем этапе. Для координации этого процесса ввели карточки, на которых указывали требования, количество деталей.

Распространение методологии

С течением времени принципы Канбан стали применяться не только в автомобильной промышленности, но и в других отраслях. С появлением цифровых технологий методика стал еще более доступной, и её начали использовать для управления IT-проектами, маркетинговыми кампаниями и др.

Инструменты Канбан

Это то, что помогает выстраивать работу.

1. Канбан-доска.

Основной инструмент методики, доска с колонками-этапами работы.

Задачи или проекты представлены на карточках. Сотрудники перемещают их по мере выполнения. Так команда в реальном времени видит статус каждого задания.

Сейчас компании ведут работу в цифровых таск-трекерах, например: Shtab, Trello, Wrike и т.д. Это удобно благодаря автоматизации, интеграции с другими инструментами и аналитике.

2. Карточки канбан

Это визуальное представление дел на доске. Каждая карточка содержит описание, обозначение ответственного, сроки и т. д.

3. WIP-лимиты (Work In Progress)

Это максимальное количество задач, которые могут быть в работе одновременно. Этот инструмент помогает не допустить перегрузки команды и убедиться, что все важные дела выполняются.

4. Поток

Инструмент, который показывает направление к целям и результатам, а также скорость движения задач.

Принципы Канбан

За этим инструментом стоит глубокая философия и четко определенные принципы, которые делают его таким эффективным.

1. Визуализация работы

Чтобы визуализация была «правильной» закрепите за карточками ответственных, добавьте сроки, приоритеты и метки. Колонки могут обозначать этапы работы от начала до завершения — как вам удобно. На современных канбан-досках вы можете отсортировать карточки в один клик и открыть нужную. Физическая доска таким функционалом не обладает.

2. Ограничение объема работ в процессе (WIP-лимиты)

Без этого принципа не обойтись — лимиты на количество задач помогают равномерно распределять нагрузку по команде, фокусироваться на важных тасках и успевать закрывать их до дедлайна.  

Для каждой колонки на доске устанавливается максимальное количество задач, которые могут находиться в ней одновременно. Как только лимит будет достигнут, нельзя добавлять новые, пока не закроем текущие.

3. Управление потоком

За рабочим процессом нужно следить, чтобы реагировать на изменения. Команда анализирует, как карточки двигаются по доске. Если где-то образовался простой или препятствие, то это сразу видно на доске. А значит, можно решить. Например, перераспределить ресурсы, изменить структуру доски.

4. Понятные договоренности и цели работы

Все в команде должны понимать, над чем и для работает каждый участник, как работать с доской, в каком случае можно перемещать карточки с задачами по этапам и т.д. Таким образом вы уменьшите путаницу, возмущения в духе «а я не понял(а), как», сделаете общение в команде прозрачным, а выполнение заданий последовательным.

5. Анализ работы команды

На планерках проводите разборы полетов: что получилось, а что нет, кто сколько времени провел в работе над задачей, как можно это оптимизировать. Данные для анализа за вас соберет таск-менеджер. Например, в Shtab для этого есть сводные отчеты и отчеты активности по команде.

6. Непрерывное улучшение

Каждый участник команды может предлагать улучшения для работы на регулярных ретроспективах. Например, поменять приоритеты или уменьшить WIP-лимит. Обсуждайте вместе, что было в работе хорошо, что нужно изменить — так вы развиваете культуру обучения.

Плюсы и минусы Канбан-методологии

Плюсы:

1. Прозрачный рабочий процесс. Все дела наглядно отображаются в виде карточек на доске. Это гораздо удобнее, чем отслеживать прогресс в виде списка.
2. Инструмент подстраивается под команду, а не наоборот. Вы можете двигать приоритеты и сроки, адаптировать правила в реалиях своей команды.
3. Снижение уровня стресса у сотрудников, когда вы ограничиваете количество заданий, которые нужно выполнять одновременно.
4. Быстро выявляете проблемы и риски, потому что все рабочие задания с ответственными исполнителями и сроками визуализированы.
5. Вы экономите время на совещаниях. Можно быстро обсудить ключевые моменты и начинать работать.
6. Улучшение коммуникации в команде. Канбан-доска становится центральным местом для обсуждения работы.
7. Методику можно объединять с другими подходами к управлению проектами.

Минусы:

1. Отсутствие четких сроков. В отличие от других методологий, таких как Scrum, Канбан не имеет четко определенных итераций или спринтов.
2. Может быть сложно определить приоритеты. Без четко определенных критериев приоритетности может возникнуть путаница в выборе, что взять в работу.
3. Требует дисциплины. Для эффективного использования нужна дисциплинированная команда.
4. Риск накопления задач. Если команда не следит за балансом между новыми и завершенными тасками, это приводит к перегрузке в столбцах доски.
5. Может не подходить для всех проектов. Некоторые проекты требуют более строгого планирования и управления.
6. Требует постоянного обучения. Для эффективного использования методики команда должна регулярно обучаться.

Что такое каденции в Канбан

Каденции — это регулярные встречи для обсуждения работы.

В Канбан существует семь ключевых каденций (или ритмов), которые помогают командам структурировать и постоянно улучшать свою работу:

1. Планирование. Во время этой каденции команда определяет, какие элементы из бэклога следует запустить в работу. Планирование может происходить регулярно, например, раз в неделю.
2. Ежедневные встречи. Команда собирается каждый день, чтобы обсудить текущий прогресс, выявить проблемы и определить дальнейшие действия для работы. Это могут быть короткие встречи утром.
3. Оценка и анализ. На этих встречах команда анализирует уже завершенные задания, получает обратную связь от стейкхолдеров и определяет, что можно улучшить.
4. Ретроспектива. Команда анализирует свой рабочий процесс, выявляет проблемы и определяет действия для их решения.
5. Операционное обзорное совещание. Во время этой каденции на более высоком уровне рассматриваются метрики и показатели производительности. Это нужно, чтобы определить, что можно улучшить на уровне организации.
6. Стратегическое обзорное совещание. Эта каденция фокусируется на долгосрочном планировании, определении стратегических целей и адаптации Канбан-системы к этим целям.
7. Управление рисками. Команда рассматривает текущие и потенциальные риски, связанные с проектом или процессом, а также определяет, что сделать, чтобы их устранить.

Важно: Не всегда команде нужны все каденции в работе. Выбор зависит от потребностей и контекста проекта и команды.

Где применяется Канбан

Это универсальная методология. При этом она проявляет себя по-разному в зависимости от области и отрасли.

• Производство. Система изначально разработана для производственных линий в Toyota. Эта система помогает координировать работу, не допускать «перепроизводства» и переизбытка запасов.
• Разработка программного обеспечения. В IT-сфере канбан помогает командам лучше управлять процессами разработки, учитывая приоритеты задач и ресурсы.
• Маркетинг и продажи. Команды маркетинга и продаж используют методику, чтобы управлять многочисленными проектами, отслеживать прогресс и объединять работу различных подразделений.
• Образование. Учителя и студенты используют эту методику для управления учебными проектами, домашними заданиями и другими академическими заданиями.
• Здравоохранение. В больницах и других медицинских учреждениях Канбан с интеграцией CRM-системы и автоматизацией склада помогает управлять приемом пациентов, введением карточек пациентов и запасами.
• Личная продуктивность на фрилансе. Можно управлять своими ежедневными задачами, устанавливать приоритеты, вести проекты заказчиков на разных досках.
• Торговля. Розничные магазины и другие торговые предприятия применяют инструмент для управления запасами, заказами и доставками.
• Строительство. Строительные компании используют инструмент для управления проектами, планирования ресурсов и отслеживания выполнения работ.
• Исследования и разработки. Научные и исследовательские работают в Канбан для планирования экспериментов, управления данными и координации между различными проектами.

Примеры применения Канбан в компаниях

1. Spotify

Spotify, известная компания в сфере музыкального стриминга, применяет Канбан, чтобы разрабатывать ПО и управлять другими IT-проектами, чтобы

• быстро выявлять и решать проблемы;
• визуализировать работу;
• повышать прозрачность рабочего процесса;
• ускорять разработку.

2. Zara

Zara, мировой лидер в сфере моды, использует принципы Канбан для управления своими поставками и запасами, чтобы

• сокращать время от проектирования до появления товара в магазинах;
• оптимизировать уровни запасов и сокращать издержки;
• быстро реагировать на тренды в мире моды.

Эту гибкую систему можно интегрировать практически в любую область. Хоть, и считается, что Канбан предназначен для команд до 50 человек, его всё же можно масштабировать на команды, в которых нужно объединить рабочие процессы и отслеживать задачи.

Канбан и Scrum: ключевые отличия

Это две популярные гибкие методологии, которые применяют в управлении проектами. Хотя у них общая цель — сделать рабочие процессы эффективными, они предлагают разные подходы и инструменты. Рассмотрим ключевые отличия между ними.

1. Основные принципы и подходы каждой методологии

Канбан:

• Визуализация рабочего процесса: текущие задачи и этапы работы представлены на доске.
• Гибкость: нет строгих итераций или спринтов. Задания добавляют и выполняют по мере необходимости.
• Ограничение рабочих задач: использует WIP-лимиты, чтобы контролировать нагрузку на каждом этапе.
• Непрерывное улучшение: команды постоянно анализируют и оптимизируют работу.

Подходит, когда:

✓ вам нужно часто подстраиваться под новые условия, адаптировать методику под свои бизнес-процессы;
✓ задачи могут появиться в любой момент;
✓ каждый участник команды несет ответственность за работу, а не только руководитель.

Scrum:

• Итеративный подход: работа организована в спринты, обычно длительностью 2-4 недели.
• Роли: четко определены роли — Scrum-мастер, команда и владелец продукта.
• Ежедневные встречи: команда собирается на короткие встречи (дейли), чтобы обсудить прогресс и проблемы.
• Обзор и ретроспектива: в конце каждого спринта проводятся встречи, где показывают конкретные результаты.

Подходит, когда:

✓ у проекта есть четко определенные этапы и требования;
✓ роли в команде строго распределены
✓ команда работает над сложным продуктом или проектом, который требует регулярного взаимодействия и обратной связи со стейкхолдерами.

Метрики в Канбан-методологии

Как понять, насколько успешно продвигается работа? Для этого в методологии есть метрики. Чтобы было наглядно, приведем пример команды N из 10 разработчиков. Каждый работает над разными функциями для приложения.

1. Время цикла: время на выполнение задачи от начала до конца. Показывает скорость работы команды.

Среднее время цикла за последний месяц в команде N: 5 дней.
Вывод: Если команда хочет ускорить процесс, она может оптимизировать этапы разработки или улучшая коммуникацию.

2. Время простоя: время от момента появления задачи (например, в бэклоге) до её завершения. Включает в себя время цикла и любое время ожидания перед началом работы над заданием.

Среднее время простоя в команде N: 7 дней.
Вывод: 2 дня задачи проводят в ожидании. Команде нужно найти причины задержки и устранить их.

3. Количество задач в работе: ограничение WIP — ключевой принцип, который помогает улучшить поток работы.

Среднее WIP в команде N: 30 задач
Вывод: Чтобы команда не выгорела, а также могла держать фокус на важных задачах, нужно сократить количество карточек в работе. Например, до 20 (по 2 приоритетные задачи на каждого участника).

4. Процент завершения: количество карточек, завершенных за определенный период времени, помогает оценить производительность.

За последнюю неделю команда N выполнила 15 задач.
Вывод: Если команда может поддерживать или улучшать этот темп, она завершит проект вовремя.

5. Процент блокировки: показывает, сколько задач было заблокировано и по каким причинам. Помогает найти системные проблемы в работе.

За последний месяц 5 задач были заблокированы из-за отсутствующих спецификаций.
Вывод: Команда должна общаться с заказчиком, чтобы получить внятные требования или доступ к грамотной базе знаний.

6. Точность прогнозирования: количество задач, завершенных за день или другой фиксированный период времени. Помогает рассчитывать будущую производительность.

Средняя пропускная способность команды N: 3 небольшие задачи в день.
Вывод: вы можете планировать, сколько карточек команда закроет в будущем.

7. Возраст рабочих элементов: сколько времени каждая задача уже провела в статусе «В работе». Если карточка находится в работе слишком долго, скорее всего, в рабочем процессе проблемы.

Например, у разработчика в колонке «В работе» есть задача «Настроить уведомления в приложении». По каким-то причинам (разработчик болел, менялись требования заказчика, нашлись проблемы важнее), возраст задачи слишком большой. Ее нужно или отодвинуть или подключить доп.ресурсы, чтобы закрыть.

8. Качество: например, количество ошибок или дефектов, которые обнаружили после завершения задачи, или процент задач, которые вернули на доработку.

Например, за последний месяц в команде N было обнаружено 3 критических бага после релиза.
Вывод: команда должна уделить внимание тестированию и контролю качества.

9. Нагрузка на команду: насколько равномерно распределена работа между членами команды.

У двух разработчиков в работе по 5 тасков одновременно, а у остальных по 1 или 2.
Вывод: Распределите нагрузку равномерно по остальным участникам команды.

10. Уровень удовлетворенности клиентов: отзывы и обратная связь от клиентов дают ценную информацию о качестве работы команды.

Если вы мониторите эти метрики, то проще обнаружите «бутылочные горлышки» в работе, предупредите риски и примете обоснованные решения.

Практические советы по внедрению Канбан в вашей компании

Как правильно внедрить методику в компании, чтобы повысить эффективность и улучшить коммуникацию? Рассмотрим практические шаги и советы.

1. Определите цели: если вы понимаете, чего вы хотите достичь с помощью Канбан, вы быстрее определяете приоритеты и можете мотивировать команду.
2. Визуализация: создайте доску (физическую или электронную), чтобы визуализировать все этапы вашей работы.
3. Определите правила: установите четкие правила для перемещения задач между колонками на доске. Это поможет избежать путаницы и конфликтов.
4. Ограничьте количество задач в работе: установите лимиты для каждой колонки на доске, чтобы избежать перегрузки и сосредоточиться на выполнении начатых задач.

Частые ошибки и как их избежать

Главное правило — не пытайтесь взять слишком много задач одновременно. Это может привести к потере фокуса и снижению производительности.

Регулярно пересматривайте и адаптируйте: если что-то не работает, не бойтесь вносить изменения.

Не забывайте о командной работе: успех зависит от взаимодействия в команде. Регулярно проводите совещания и обсуждайте проблемы.

Убедитесь, что вся ваша команда понимает принципы и правила Канбан. Возможно, тренинги и семинары не будут лишними, чтобы «сонастроить» команду.

Вывод

В мире сложных бизнес-процессов нужны инструменты, которые помогут компаниям оставаться гибкими, реагировать на изменения и расти. Канбан именно такой инструмент:

Все видят, над чем нужно работать — прозрачный рабочий процесс. Канбан позволяет командам «видеть» свою работу, что упрощает процесс принятия решений, установления приоритетов и выявления узких мест.

Команда работает на максимум возможностей и не выгорает. Ограничение задач в процессе помогает командам сосредоточиться на текущих тасках и качественно их закрывать.

Люди в команде регулярно обучаются новому. Канбан поощряет культуру роста в компаниях.

Гибкость вместо строгих правил и требований. В отличие от некоторых других методологий, Канбан не требует строгого следования определенным правилам или процедурам. Это делает его идеальным для команд, которые ищут гибкий и адаптивный подход к управлению проектами.

Таким образом, вы можете применять эту методологи, чтобы быть реактивными, эффективными и ориентированными на клиента.