Как масштабировать канбан-методику на предприятии: секреты, способы и фреймворки

Масштабировать канбан — это не просто увеличить число досок и задач на них. Это значит интегрировать саму методику в разные уровни организации. Когда все в компании: от отдельных команд до целых филиалов работают согласованно и «бесшовно». На этом особенности не заканчиваются.

Основы масштабирования канбана

Что такое масштабирование в контексте канбана

Отвлечемся от терминов. Представьте, что ваша организация — это оркестр, тогда канбан-доски — это инструменты, на которых играет команда. Без дирижера симфонии не сыграть, а значит и к измеримому, качественному результату не прийти. Так вот, масштабирование и есть дирижер, которых охватывает весь оркестр, все процессы в нем.

Почему это важно для предприятий

Канбан, который вы внедрили только в работу отдела маркетинга — это здорово. Все ставят задачи, следят за прогрессом, двигают карточки. Проблемы начинаются, когда нужно передать работу дальше: отделу продаж, производству и др. Тогда команды устраивают созвоны, передают все сведения. Однако дальше никто не отслеживает этот процесс. И непонятно, все ли усвоили, всё ли взяли в работу и с чего начинать.  

Масштабирование решает эти проблемы. Истинный потенциал канбан-методики раскрывается, когда вся компания включена в общий процесс.

Какому бизнесу нужно масштабировать канбан? Тем компаниям, которые хотят:

1. Выйти на уровень стратегического управления. Это позволяет лидерам лучше понимать, как тактические и операционные задачи соотносятся со глобальными целями компании;
2. Оптимизировать ресурсы. Когда все уровни организации в курсе рабочих процессов, имеют доступ к общей системе, трекают рабочее время и добавляют отчеты в карточки — легче распределять ресурсы, расставлять приоритеты по задачам, и планировать трудозатраты.
3. Сделать работу прозрачной. В канбан-методике прозрачная коммуникация. Все видят комментарии под карточками с актуальными правками и изменениями в проекте. Кроме этого, в некоторых сервисах есть «Живая доска», на которой в онлайн-режиме видно, кто над какой задачей работает в данный момент. А в Shtab есть режим отображения «Всё в одном», который показывает все карточки задач на всех досках, по всей команде. Карточки можно сортировать по исполнителям и другими параметрам для быстрого доступа.

Популярные подходы к масштабированию

1. SAF (Scaled Agile Framework). Этот фреймворк для разработки программного обеспечения для масштабирования. С его помощью можно использовать канбан, и в частности, agile-методологию в командах размером более 50 человек. Согласно SAF, рекомендуется создавать единый офис управления набором программ (портфелем). Он будет ответственным за стратегию развития, инвестиции и бюджетирование всего набора проектов.
   
2. LeSS (Large-Scale Scrum). Хотя изначально разработан для Scrum, LeSS также может быть адаптирован для канбана, особенно когда речь идет о масштабировании на уровне нескольких команд. Один из принципов LeSS — «получать большее за счёт меньшего», что значит не создавать бюрократии и обходиться без лишних ролей, процессов и артефактов. Команды сосредотачиваются на обучении, прозрачности и сотрудничестве с клиентами. Подходит для 2-8 команд и больше.
   
3. Enterprise Services Planning (ESP). Этот подход разработан специально для масштабирования канбана и фокусируется на управлении услугами на уровне предприятия. Ключевые элементы ESP: канбан, петли обратной связи или каденции, вероятностное прогнозирование, управление рисками, формирование спроса и улучшение возможностей.
   
4. Собственные гибридные модели. Многие организации создают свои гибридные модели, интегрируя канбан с другими методологиями и инструментами для создания уникального подхода к масштабированию.

Остановимся на том, как эти знания можно применить на практике.

Способы масштабирования канбана

Масштабирование на уровне команды

На этом уровне канбан обычно применяется для управления рабочими процессами внутри одной команды. Это может быть команда разработчиков, команда маркетинга или любая другая функциональная группа.

Как это работает:

Команда создает канбан-доску, которая отображает все этапы их рабочего процесса, от «Бэклог» до «Готово». Члены команды могут видеть, над чем работают их коллеги, что позволяет лучше распределять рабочую нагрузку и избегать «бутылочных горлышек».

Примеры:

1. Команда разработки в стартапе. Использует канбан для управления задачами разработки, тестирования и деплоя. Это помогает ускорить циклы разработки и улучшить качество продукта;
2. Команда маркетинга в малом бизнесе. Использует канбан для управления кампаниями по контент-маркетингу, что позволяет ускорить процесс создания и публикации статей, постов, роликов.

Масштабирование на уровне отдела

На этом уровне канбан применяется, чтобы координировать работу между командами в одном отделе. Это может быть отдел продаж, отдел разработки или любой другой отдел в организации.

Как это работает:

Каждая команда имеет свою канбан-доску, но эти доски связаны с «главной» доской отдела. Так руководство отдела видит общую картину, может управлять приоритетами и распределять ресурсы.

Примеры:

1. Отдел продаж в среднем бизнесе. Использует канбан для управления всеми этапами продаж, от первого контакта до закрытия сделки. Это улучшает коммуникацию между командами и ускоряет процесс продаж;
2. HR-отдел в крупной корпорации. Использует канбан для управления процессами найма и обучения, что делает эти процессы более прозрачными и эффективными.

Масштабирование на уровне организации

На этом уровне канбан применяется для координации работы между различными отделами и даже филиалами организации.

Как это работает:

На этом уровне создается «глобальная» канбан-доска, которая отображает ключевые процессы и проекты на уровне всей организации. Это позволяет высшему руководству лучше понимать, как операционные задачи соотносятся со стратегическими целями организации.

Примеры:

1. Международная IT-компания. Использует канбан для координации работы между различными отделами и локациями.
2. Правительственная организация. Использует канбан для управления множеством проектов, включая инфраструктурные и социальные инициативы. Это улучшает координацию между различными департаментами и ускоряет реализацию ключевых проектов.

Примеры реальных кейсов

1. Как Boa Vista выровняла операции команды со стратегическими целями на пути к бизнес-гибкости

Бразильская финансовая компания Boa Vista в 2019 году столкнулась с проблемами долгих циклов доставки и отсутствием ясной визуализации рабочих процессов.

Решение:

Компания применила метод канбана, который помог разбить работу на ориентированные на ценность потоки и продуктовые команды. А также ввела метрики канбана.

Результат:

Работа между отделами стала прозрачной, а передача информации о проекте — плавной и беспрепятственной. Благодаря метрикам, удалось повысить общую производительность.

2. Как Vanguard стала по-настоящему гибкой компанией

Инвестиционная компания Vanguard начала свою Agile-трансформацию в 2007 году с применением фреймворка Scrum.

Решение:

Компания перешла на канбан из-за механизмов быстрой обратной связи. Канбан помог командам лучше управлять рабочими процессами, распределять рабочую нагрузку и сокращать время выполнения задач.

Результат:

Руководителям стало проще распределять общую рабочую нагрузку. Сократилось время на рутинные рабочие процессы.

Лучшие практики и рекомендации

Как избежать распространенных ошибок

1. Не пренебрегайте культурой. Масштабирование канбана — это не только вопрос технологий и процессов. Убедитесь, что ваша команда понимает принципы и ценности канбана;
2. Избегайте «бутылочных горлышек». Одна из распространенных ошибок — это перегрузка определенных этапов или команд. Используйте метрики канбана, чтобы выявлять и устранять эти проблемы;
3. Не забывайте о фидбеке. Регулярно собирайте отзывы от команд и стейкхолдеров, чтобы вносить правки в проект своевременно.

Инструменты и технологии для эффективного масштабирования

1. Канбан-платформы. Инструменты вроде Shtab, Wrike, Jira предоставляют мощные функции для масштабирования канбана, включая множественные доски, связанные задачи и аналитику;
2. Автоматизация. Используйте инструменты для автоматизации рутинных процессов. Это может быть автоматическое перемещение задач между колонками или уведомления о простое;
3. API и интеграции: Для больших организаций важно, чтобы инструменты канбана могли интегрироваться с другими системами, такими как CRM, ERP.

Как измерить эффективность масштабирования

1. Время рабочего цикла (Cycle Time). Эта метрика показывает, сколько времени требуется, чтобы выполнить задачу от начала до конца. Когда это время сокращается, это значит, что прогресс повышается.
2. Work In Progress (WIP). Ограничение WIP помогает избежать перегрузки и фокусироваться на завершении начатых задач. Отслеживание этой метрики может помочь в оптимизации процессов;
3. Соотношение завершенных задач. Эта метрика показывает, какое количество задач было успешно завершено относительно всех взятых в работу. Это хороший индикатор эффективности вашей системы.
4. Оценка удовлетворенности клиентов и команд. Не забывайте собирать обратную связь не только внутри команды, но и от клиентов или стейкхолдеров. Это полезное дополнение к количественным метрикам.

Вывод

Масштабирование канбана — стратегический процесс, который, если выполнен правильно, преобразует вашу организацию в более гибкую, отзывчивую и эффективную. Цель масштабирования не в том, чтобы сделать компанию «больше», а в том, чтобы сделать ее лучше.

Поэтому внимание к деталям, открытость к обратной связи и постоянное стремление к улучшению — главные элементы масштабирования канбана.