Виды коммуникации в работе: в чем разница между синхронным и асинхронным общением

В чем разница между синхронной и асинхронной коммуникацией? Почему вообще эти термины стали звучать все чаще?

По оценкам Global Workplace Analytics, к концу прошлого года около 30% предприятий перешли на ту или иную форму удаленной работы. При удаленке возрастает потребность в асинхронном общении. Отсюда и вопросы к стилям коммуникации.

Расскажу, что именно возможно при асинхронном подходе к общению, включая то, как реализовать его в вашей команде, и какими инструментами.

В чем разница между синхронным и асинхронным общением?

Каждый день мы тратим до пяти часов на общение на работе. Давайте дадим четкое определение каждому способу общения:

• Синхронное общение происходит, когда люди общаются в режиме реального времени. Это телефонные звонки, переписка в мессенджере, когда собеседники онлайн, видеоконференции или зум-коллы;
• Асинхронное общение происходит, когда сообщениями обмениваются в разное время, без необходимости одновременного общения двух людей. Это электронная почта, общение в таск-трекерах, сообщения в топиках Slack или комментирование общих рабочих документов.

Асинхронное общение — норма на рабочем месте. Взять хотя бы компанию Automattic, создателей популярной CMS WordPress, и ее 1170 сотрудников, работающих удаленно. Гендир Automattic Мэтт Мулленвег полагается на асинхронную коммуникацию и отмечает, что такой подход способствует повышению производительности и фиксированию договоренностей.

Почему следует перейти к асинхронной коммуникации

Есть масса примеров того, как асинхронное общение позволяет добиться лучших результатов на рабочем месте.

Например, проведенное в 2015 году в Стэнфорде исследование 16 000 сотрудников показало, что удаленные работники на 13% более продуктивны. Другая компания, перешедшая на удаленку в 2012 году, зафиксировала увеличение годовой стоимости на 1,3 миллиарда долларов 😱

До 2020 года многие компании практически не предлагали своим сотрудникам возможности дистанционной работы. Пандемия COVID-19 заставила многие команды адаптировать методы работы и стать более гибкими в плане возможностей удаленной и гибридной работы. В результате сотрудники в подавляющем большинстве случаев выступают за то, чтобы их работу сделали частично/полностью удаленной. Согласно опросу, проведенному среди сотрудников агентств, 50% заявили, что чувствуют себя здоровее, работая удаленно, 27% не чувствуют разницы, и только 23% предпочитают работать в офисе.

Асинхронное общение имеет множество преимуществ, включая:

• Гибкость для команд (например, можно работать в разных часовых поясах);
• Честное общение (например, всегда есть время на обдумывание ответов на вопросы);
• Большую прозрачность (обсуждения зачастую открыты для всей команды или для тех, кто участвует в конкретном проекте, если речь про таск-трекеры);
• Меньшее выгорание сотрудников (необязательно отвечать здесь и сейчас десятку другому коллег);
• Повышение производительности труда (меньше времени на разговоры, больше – на работу).

Переписка по электронной почте — это синхронное или асинхронное общение? А в Telegram?

Переписка по e-mail — асинхронный тип общения, поскольку позволяет обмениваться информацией независимо от времени. Вы отправляете письмо, оно попадает в почтовый ящик получателя, вы ждете ответ. При необходимости процесс повторяется.

Любопытно при этом, что часто возникает ощущение, что на вас давят, заставляя отвечать на электронные письма немедленно. Эксперт по продуктивности Нир Эяль утверждает, что большинство писем, которые мы отправляем и получаем, не являются срочными, «однако слабость нашего мозга к вознаграждениям заставляет нас относиться к каждому сообщению, независимо от формы, как к важному и срочному».

А вот такие инструменты, как Slack или Telegram, можно использовать как синхронно, так и асинхронно. Вы можете отправлять сообщения в Telegram и получать немедленный ответ, а можете ждать его, поскольку получатель отвечает в собственном темпе. Стиль общения команды зависит от внутренней культуры и предварительных договоренностей.

Электронная почта и мессенджеры – это здорово и удобно, однако, если вы хотите создать асинхронное рабочее пространство без отвлекающих факторов, необходимо рассмотреть и другие средства коммуникации. Об этом и поговорим.

4 инструмента, облегчающих асинхронное общение

Shtab

Сервис для управления проектами Shtab позволяет организовать всю работу над проектом и его частями. Общение между членами команды ведется в комментариях к карточкам задач, где можно отмечать нужного человека, добавлять к комментарию файлы и получать уведомления о новых сообщениях и отметках. Это удобно для команд, работающих удаленно и/или в гибридном формате.

Дополнительная опция для асинхронного общения в Shtab – Фид. Это лента новостей, где можно рассказывать об обновлениях в команде, важных изменениях, праздничных мероприятиях и многом другом. В записях в Фиде также можно делать отметки пользователей и вести общение с другими участниками. Это отличный способ держать команду в курсе событий. А функция опросов помогает оперативно собрать мнения по тому или иному вопросу.

Notion

Notion — это монструозная «машина» для работы команды, которую в том числе можно использовать для асинхронного общения.

Notion позволяет прописывать рабочие процессы, создавать документы, доступные для совместного использования и комментирования. В файлах есть возможность отметить участников вашей команды, чтобы они получили уведомление, когда будут в системе.

Например, в нашей команде в Notion задокументирована вся внутренняя кухня команды. Поэтому, когда к нам приходят новые сотрудники, они легко могут ознакомиться со всеми нашими стандартами и особенностями воркфлоу – а это ведь тоже своего рода асинхронное общение!

Loom

Внедряя в свою работу асинхронную культуру, не ограничивайтесь общением посредством текста. Видеозвонки тоже могут быть асинхронными!

Loom позволяет командам общаться с помощью записанных экранов. В отличие от синхронного инструмента Zoom, Loom позволяет использовать асинхронное общение через видео как еще один способ заменить разговоры в реальном времени.

Например, наш Q/A-специалист использует Loom для записи багов. Это позволяет ему сократить время на переписку и объяснение отловленной ошибки.

Geekbot

Еще один способ заставить асинхронное общение работать на вас — регулярные чеки с командой.

Geekbot автоматизирует процесс задавания таких вопросов, как:

• Как ты себя чувствуешь сегодня?
• Чего ты достиг на данный момент?
• На чем постоянно застреваешь?
• Над чем ты работаешь сегодня?

Это поможет вашей команде оставаться на одной волне, пока они продвигаются по проектам, преодолевают «бутылочные горлышки», делают перерывы и укладываются в сроки ✅

Как улучшить асинхронную коммуникацию

Мы в Shtab внедрили несколько правил в общении и взаимодействии, которые позволили нам улучшить рабочие процессы.

Чтобы сделать асинхронное общение существенной частью нашей работы, мы проводим наших новых членов команды через путь, который включает в себя:

• Адаптация

Наш процесс адаптации включает в себя добавление человека в команду в Shtab, затем мы открываем доступ к документации в Notion и приглашаем его в рабочие (и не только) чаты в Telegram. И зачастую только после этого человек выходит на работу в офис, если у него соответствующий формат работы.

• Регулярные встречи команды

В пандемию было небезопасно проводить личные встречи, но как только мир вернулся к нормальной жизни, мы стали вновь регулярно проводить личные и командные встречи с руководителями направлений и нашим фаундером. Персональное общение укрепляет связь в команде и способствует более эффективной асинхронной коммуникации.

• Уважение времени друг друга

В Shtab мы верим в то, что нужно максимально эффективно использовать свое рабочее время и уважать время, которое мы просим друг у друга. Это требует от нас установления четкого цикла коммуникации. Что это означает на практике?

Когда вы отправляете сообщение, важно, чтобы оно было простым. Это касается как визуальных, так и письменных месседжей.

Например, если объяснять какую-то проблему с помощью текста долго и сложно, то проще записать короткий ролик с Loom и сопроводить его голосовым комментарием.

От получателя сообщения при асинхронном общении, ожидается подтверждение того, что посыл ясен и принят к работе. Мы предпочитаем, чтобы наши сотрудники тратили время на вдумчивое составление прямого ответа, а не просто отвечали быстро.

• Планерки

Дейли, уикли и прочие планерки особенно важны, если вы работаете с удаленной командой.

Регулярное синхронное общение помогает укрепить связи в команде и упростить асинхронную коммуникацию. Любые недопонятые моменты или сложности можно обсудить лично или с руководителем – благодаря этому задачи решаются быстро и эффективно.

Заключение

Преимущества асинхронной коммуникации очевидны. А если ваша команда испытывает трудности с текущими каналами связи, теряет важную инфу в сотнях чатов в TG, то тем более пришло время рассмотреть асинхронный подход к работе с использованием инструментов вроде Shtab.