Самый простой метод тайм-менеджмента: хронометраж

«Мне ни на что не хватает времени!» — наверняка вам знакома эта фраза. Расскажем, как успевать больше, а уставать меньше с методом хронометража.

Хронометраж — это метод, с помощью которого фиксируют и анализируют время, необходимое для задач. Он помогает избежать ощущения, что день «пролетел» незаметно.

В чем суть техники хронометража

Понимая главные задачи хронометража в тайм-менеджменте, можно не только избавиться от вредных привычек, но и стать более эффективным.

Рассмотрим технику на примерах. Допустим, в компании работает два дизайнера, они оба стараются быть продуктивными и ведут свой маленький задачник в блокноте. Один из них, Коля, успевает все и даже больше, другой, Саша, постоянно просрочивает дедлайны, за что получает выговоры от руководителя. Может показаться, что Александр — недобросовестный сотрудник. На самом деле, он просто плохо ориентируется во времени.

Чтобы в этом разобраться, заглянем к ним в планер.

Вот как записывает свои дела Николай. Он не планирует сроки задач заранее, а фиксирует их по факту.

А вот как планер ведет Александр. Он ставит заранее четкие сроки, и часто не может в них уложиться. Например, ему кажется, что на сбор макета уйдет не больше часа. Но потом оказывается, что задача заняла более двух часов, из-за чего оставшиеся дела приходится сдвинуть.

Из-за чего так произошло? Работая над макетом, Саша часто отвлекался на социальные сети и отвечал друзьям на сообщения. Ему казалось, что это пустяк, и он не потеряет больше пяти минут на небольшие перерывы. Однако Александр потерял целый час.

Так и работает техника хронометража. Она помогает управлять своим временем, а также замечать, какие хронофаги его у вас воруют.

Чтобы овладеть этим способом тайм-менеджмента, не нужно прикладывать дополнительных усилий, в отличие от многих других техник.

Чем хронометраж лучше других техник

Конечно, нет инструмента в тайм-менеджменте, который решит все ваши проблемы с планированием. Но метод хронометража обладает целым рядом преимуществ:

1. Объективность. Хронометраж дает конкретные данные без личных предположений и оценок.

2. Осознанность. Вы начинаете замечать хронофаги и плохо планируемые задачи.

3. Мотивация. Видя свой прогресс, вы получаете дополнительную мотивацию для совершенствования своего планирования.

Мы сделали табличку, чтобы вы смогли наглядно сравнить самые популярные способы тайм-менеджмента.

Можно использовать разные способы, в зависимости от задачи. Если вам подходит хронометраж, расскажем, как сделать его частью своей рутины.

Как внедрить метод хронометража в свою жизнь за три простых шага

Прежде чем мы перейдем к этапам, определим цель. Зачем вам использовать технику хронометража? Да, это мощный инструмент, но для максимальной пользы надо четко понимать, каких результатов хотите добиться.

Проще говоря, вместо желаний формируем конкретные цели.

Для каких целей подойдет техника хронометража

Инструмент может подойти для самых разных сфер. Хотите стать продуктивнее на работе, улучшить свой тайм-менеджмент, оптимизировать процессы в бизнесе, следить за своим здоровьем или просто лучше понять, как тратите время, — хронометраж поможет.

Но важно правильно формулировать свои цели. Это позволит отслеживать прогресс и, в случае необходимости, вносить корректировки.

Теперь, когда мы поняли цель, посмотрим этапы техники хронометража.

Этап первый: подготовка

Перед тем, как вы начнете засекать свое время, определим, как это можно делать. Рассмотрим самые популярные способы.

Бумага и ручка

Классический и простой метод. Заведите тетрадь или блокнот, в котором будете записывать все действия с указанием начала и конца. Удобно, быстро, но сложно анализировать.

Приложения для смартфона

Сейчас многие таск-менеджеры могут трекать время. Посмотрим, как это сделать на примере Shtab.

Зафиксировать работу над задачей можно с помощью специального умного таймера. Он поймет, если вы отойдете от компьютера и прекратите работу над задачей, и остановит таймер. Заново запускать тоже ничего не надо — достаточно пошевелить мышкой или нажать на клавишу клавиатуры.

Помимо этого, в Shtab можно анализировать потраченное время в списках.

А если дело нужно записать быстро, попробуйте Telegram-бот. В нем можно создавать новые задачи, получать уведомления о текущих, а также отвечать на комментарии к ним.

Онлайн-таблицы

Они позволяют структурировать данные, создавать диаграммы и анализировать свою продуктивность более глубоко. Но их не совсем удобно использовать на мобильных версиях.

После того, как метод выбран, начнем записывать.

Второй этап: наблюдение

Ведите записи обо всех своих действиях, отмечая время начала и окончания. Не пытайтесь «приукрасить» реальность или пропустить какие-то действия. Будьте максимально честны с собой. Фиксируйте перекусы, общение с коллегами, просмотр социальных сетей и т.д. Также не пытайтесь округлить время. Если вы знаете, что задача заняла 23 минуты, записывайте именно так.

Если этого не делать, хронометраж не будет приносить пользы.

Третий этап: анализ

Итак, вы уже отследили свою активность, собрали данные о том, как проводите день. Что дальше?

Изучите свои записи и выделите:

Сколько времени вы тратите на разные действия? Например, сколько часов в день вы проводите за работой, сколько уделяете семье, отдыху, хобби?

Какие задачи занимают больше всего времени? Какие действия отнимают у вас больше всего сил и времени?

Где вы теряете время, ваши хронофаги? Какие действия бесполезны или не приносят вам результата?

Например, вы отслеживали свою рабочую активность в течение недели и обнаружили, что большую часть тратите на социальные сети и общение с коллегами. Теперь вы знаете свои слабые места и можете их устранить.

Но важно помнить, что хронометраж — это не панацея. В некоторых ситуациях метод неэффективен.

Кому не подойдет метод хронометража?

Вот несколько случаев, когда хронометраж может быть неэффективен или даже вреден:

Людям с высокой степенью тревожности.
Хронометраж может усилить тревожность и чувство давления. Если вы склонны к переживаниям, слежка за каждой минутой может привести к переутомлению и снижению самочувствия.

Если работа связана с непредсказуемыми задачами.
Если ваша работа полна непредвиденных ситуаций, которые требуют гибкости и быстрого реагирования, хронометраж может оказаться неэффективным.

Людям, которые не любят чувствовать себя «зажатыми» в рамки.
Если вы предпочитаете работать в своем темпе и не любите чувствовать себя ограниченным временными рамками, хронометраж может вызвать у вас раздражение и нежелание его использовать

Подведем итог

Хронометраж помогает выявить «пожирателей» времени и понять, как сделать свою работу более эффективной. Но не забывайте, это не разовый эксперимент, а долгий процесс, требующий дисциплины и готовности к изменениям.

Попробуйте ввести хронометраж в приложении Shtab —  сервисе для управления задачами и проектами.