Принцип Парето: как улучшить управление проектами с помощью правила 80/20

Перед вами список задач. Допустим, 20 тасков на неделю. Среди них созвоны, планирование, брейнштормы. Прибавьте к этому спонтанные и незапланированные дела: встреча с клиентом, распределение бюджета, разрешение конфликта в команде. С таким количеством событий сужение списка задач для лучшего использования ваших ресурсов — это не просто полезная техника, это необходимость.

Для решения этой задачи и повышения эффективности управления проектами менеджеры применяют принцип Парето, также известный как правило 80/20.

Принцип Парето гласит, что 80% результатов проекта приходятся на 20% работы. Поэтому, сосредоточившись на этих 20%, которые являются самой важной частью, мы можем повысить результативность всей деятельности.

В этой статье будут советы о том, как использовать принцип Парето в менеджменте проектов.

Как принцип Парето помогает в менеджменте

Почему несколько клиентов на высоких чеках обеспечивают большую часть доходов компании, даже если заказчиков сотня? Это наглядный пример того, как работает принцип Парето — 20% таких клиентов дают 80% дохода.

В управлении проектами принцип Парето применяется аналогичным образом — вы концентрируетесь на небольшом списке тасков, которые гарантируют вам наибольший прогресс.

Как правило 80/20 может помочь вашему менеджменту проектов:

• Приоритизация задач: когда у вас много дел, их легко приоритизировать с использованием принципа Парето;
• Идентификация «бутылочных горлышек»: концентрируясь на самом важном, вы легко обнаружите заторы, мешающие продвижение проекту, и быстро их ликвидируете;
• Улучшение коммуникации: применяя принцип Парето, вы можете убедиться, что ваша коммуникация сосредоточена на обсуждении самых важных 20% работы. Это повышает эффективность общения и уменьшает недопонимание.

Как появился принцип Парето

Само правило имеет интересную историю возникновения. Сформулировал его американский инженер Джозеф Джуран.

Назвал он принцип в честь экономиста и социолога Вильфредо Парето, который во время своих исследований наблюдал за распределением ресурсов в Италии и выделил одну закономерность.

Парето обнаружил, что большей частью земли в стране (а следовательно, и ее богатствами) владеет всего около 20% населения.

Джуран, как эксперт и аналитик в области управления операциями, разработал теорию, которая объясняла, что 80% дефектов производства можно приписать всего 20% деятельности в процессе производства. Доктор Джуран понял, что этот феномен можно объяснить аналогично предыдущим наблюдениям Парето, и как результат, он придумал термин «Принцип Парето».

Сегодня это правило широко используется, чтобы предоставить менеджерам и стратегам простой принцип для объяснения, почему больший акцент должен быть сделан на меньших аспектах в рамках деятельности предприятия.

Принцип Парето и управление проектами

При применении правила в менеджменте важно помнить, что это всего лишь руководство, а не точная наука. Не каждая ситуация идеально впишется в соотношение 80/20. Однако использование этого правила в качестве общего фреймворка может помочь вам оптимизировать процесс и получить лучшие результаты. Рассмотрим отдельные кейсы, когда этот принцип наиболее эффективен.

Принцип Парето и управление временем

Самый важный ресурс в любом проекте — время. Его невозможно купить, обменять или как-то восполнить. Но им можно управлять.

Это явление наблюдается у самых разных людей: от предпринимателей и владельцев бизнеса до обычных сотрудников с 9-часовым графиком, стремящихся достичь максимального прогресса в течение обычных рабочих часов. Но с таким количеством задач часто что-то откладывается в сторону, и проекты задерживаются.

Чтобы лучше бороться с этим циклом формальной занятости, принцип Парето становится хорошим правилом, позволяющим определить те 20% задач, которые вносят наибольший вклад в достижение вашей цели.

Это не означает, что 80% останутся на обочине проекта. Это скорее помогает сфокусировать усилия на наиболее важных задачах, вместо того чтобы пытаться справиться со всем сразу. Ключевые задачи first, все остальное потом.

Принцип Парето и работа со стейкхолдерами

Управление проектом – это не только менеджмент задач, но и управление и общение с людьми, задействованными в нем.

Стейкхолдеры — это группа людей, которая может включать внутренних менеджеров из команды, а также внешних подрядчиков, инвесторов и так далее.

Каждая из заинтересованных сторон имеет конкретные требования и планы относительно того, как должен быть выполнен тот или иной проект.

Принцип Парето упрощает этот процесс, поскольку напоминает менеджеру о необходимости сосредоточиться на 20% отношений, которые влияют на 80% успеха проекта.

Принцип Парето и постановка целей

Иногда в управлении проектами сложно определить конечную цель инициативы. Понятно, что всем нужен «успех». Но к какому именно результату вы стремитесь?

Полезный метод для поиска ответа на этот вопрос — сюрприз-сюрприз — правило 80/20, но в сочетании с техникой SMART.

С помощью SMART вы составляете список целей, которые конкретны, измеримы, достижимы, реалистичны и ограничены по времени. Это помогает вам перейти из области эфемерности в плоскость реального бизнеса.

Принцип Парето еще больше конкретизирует этот процесс, вынуждая вас сократить список целей до самых важных.

Принцип Парето и решение проблем

Cложные проекты сопровождаются набором проблем, которые по-разному влияют на ваш процесс.

Правило 80/20 может помочь вам найти проблемные места, оказывающие наиболее значительное влияние на ваш проект. Опять-таки следует просто сосредоточить внимание на тех 20% проблем, которые оказывают наибольшее влияние на 80% проекта.

Трудности использования принципа Парето в управлении проектами

Во-первых, принцип Парето может привести к ложному чувству приоритетности. Например, если 80% целей проекта можно выполнить с 20% усилий, менеджеры могут решить, что остальные 20% целей не так важны. Это может привести к пренебрежению ими.

Во-вторых, правило 80/20 также может привести к сосредоточению на количестве, а не на качестве. Другими словами, менеджеры могут быть больше озабочены выполнением большого числа задач, чем обеспечением высокого качества этих решений. Это, в конечном итоге, может повлиять на успех проекта.

Наконец, принцип Парето подходит не для всех проектов. Некоторые могут требовать другого подхода для достижения успеха. Поэтому важно учитывать конкретные потребности каждого проекта перед использованием этого инструмента.

Принцип Парето — это простой принцип, который может быть использован для улучшения эффективности управления проектами. Сосредоточившись на 20% критически важных задач, которые дают 80% результатов, менеджеры проектов могут значительно улучшить результаты.