Преимущества проджект-менеджмента: как быстрее добиваться лучших результатов со сплоченной (и довольной) командой

«Почему люди не могут просто выполнять порученную работу?»
«Я сомневаюсь, что моя команда захочет так работать».
«Если способ не сэкономит наше время, тогда в чем его смысл?»

Так обычно говорят те, кто еще не пробовал внедрять проектное управление. Неважно, работаете вы исполнительным директором в корпорации или заняты в некоммерческой организации; запускаете свой стартап или представляете агентство, которому нужно привлечь клиентов; а может быть, вы просто руководитель отдела.

В любом случае, полезно узнать о достоинствах проджект-менеджмента, чтобы создать собственный метод работы. Особенно если вы хотите работать продуктивно и не тратить энергию впустую.

Преимущества проджект-менеджмента

Разберем, почему стоит внедрить управление проектами.

Используете один метод организации и коммуникации

Большинство компаний — особенно те, кто работает удаленно, — используют сразу несколько систем. Отдельное ПО для документов, таск-трекер, электронная почта, общие чаты в Slack или Discord… Список можно продолжать (к сожалению).

Эта проблема фундаментальная. И она дорого обходится. Когда у вас десять каналов, где сотрудники должны постоянно что-то отвечать, то получается, что вместо того, чтобы ускорять проект, вы отвлекаете людей и замедляете его. Команда выполняет необходимый минимум задач. А их не становится меньше.

Одно пространство для хранения и разделения ваших проектов, файлов, целей, таймлайнов облегчит работу. Вы заметите, что команда фокусируется на важном, не распыляя внимание.

Каждый знает свою роль

Без налаженного проджект-менеджмента команда потеряется. Попытки выбраться из путницы займут кучу времени.

Бывает, что сотрудникам неловко спрашивать про задачи. Что они делают вместо этого? Ничего. Или, что еще хуже, имитируют работу, пытаясь понять, что на самом деле они должны делать. Или они открывают чат, чтобы спросить коллег, которые тоже ничего не знают.

Если ваша команда не понимает, какую роль она играет в достижении общей цели, то она просто не будет выполнять задачи. Система управления проектами гарантирует, что все будут знать, что нужно делать и когда.

У вас будет больше понимания, как работает коллектив

Нет хуже менеджера, который не понимает, как настроить команду для достижения результата. В лучшем случае получается неравномерная работа.

• Знаете ли вы сильные стороны каждого человека?
• Знаете ли вы, как они предпочитают общаться?
• Видна ли совместная работа?

Вам, как руководителю поможет обратная связь от сотрудников. Что работает, а что нет? Чем занимаются ваши подчиненные? Вы сможете отвечать на эти вопросы, если поставите управление проектами на первое место.

Довольные сотрудники

Люди хотят гордиться своей работой. Основная часть проблем недовольных сотрудников сводится к тому, что они не знают, хорошо ли работают, и где можно увидеть результаты своих трудов.

Проблемы решаются практикой управления проектами. Например, если вы используете софт для управления проектами, ваши сотрудники могут видеть свои отчеты активности, сверять количество поставленных и закрытых задач. Благодаря этому, люди чувствуют удовлетворение от решения задач, видят, как их работа влияет на общую картину. Ощущение причастности к чему-то большему — ключевой фактор в удовольствии от работы.

Прогресс очевиден

Налаженная схема управления создает ситуацию, в которой руководителю не нужно проверять прогресс по задачам каждого человека. Вы всегда в курсе, на каком этапе находятся задачи и кто чем занимается. Вы также можете отследить, продвигается ли проект по намеченному графику.

Преимущества инструментов и сервисов для проджект-менеджмента

Управление проектами состоит из двух частей. Во-первых, продумать и создать систему проджект-менеджмента. Во-вторых, внедрить инструменты, чтобы система работала.

Не заморачивайтесь с электронными таблицами, ежедневными проверками, совещаниями по статусам, хранением файлов в нескольких приложениях. Вместо этого подумайте, какое программное обеспечение стоит использовать для организации проектов. У автоматизации процессов есть огромное количество достоинств.

Ошибки уже отлажены

Если коротко, то отлаженное приложение ускорит успех всей системы. Вам не нужно изобретать велосипед, придумывать таблицы или рассчитывать трудозатраты и человеко-часы. Разработчики софта уже всё это продумали и проверили. Вам остается только интегрировать его в работу команды.

Все находится в одном месте

В одном пространстве можно ставить цели, отслеживать прогресс, работать над задачами, хранить файлы, а также делегировать функции коллегам. Если вы используете эффективную программу для организации задач, вам не понадобятся другие инструменты.

Есть все нужные функции

Ваша работа, как менеджера, заключается в том, чтобы руководить сотрудниками, а не следить за ними. Большинство хороших программ для проджект-менеджмента сделают все за вас.

Инструменты сэкономят вам временя, которое раньше вы тратили впустую, например, чтобы выяснить статус проекта.

Можно настроить структуру под конкретный проект. Существуют десятки структур управления проектами, и в большинстве программ их можно настраивать под свои цели. Вы создаете план, например, на 30, 60, 90 дней, а дальше отслеживаете, как вы продвигаетесь.

Результат — более качественная работа за меньшее время. Если каждый сотрудник в курсе целей, дедлайнов и задач, то работать становится проще и легче. Команда сможет уделять больше времени сложным задачам, когда все находится в одном клике и хранится в одном месте.

3 коварных недостатка популярных сервисов, которых следует избегать

Сервис для управления проектами — это не только классный дизайн и прикольные фичи. Инструментов существует сотни, но не все из них действительно помогают. Некоторые наживаются на вашем незнании того, какие функции реально нужны.

На что обратить внимание в сервисах для проджект-менеджмента.

1.Слишком много функций.

«Больше» не всегда означает «лучше». Больше функций значит больше хаоса и меньше понимания того, что происходит. Нередко в программах слишком много бесполезных фишек, за которые разработчики просят оверпрайс.

2. Отсутствие интеграции с другими приложениями.

Найдите то, что хорошо интегрируется и связывается с другими платформами и имеет открытый API.

3. Отвлекающие уведомления и ненужные дополнения.

Отвлекающие факторы — бич продуктивности. Чем больше сигналов, танцующих эмодзи и всплывающих окон появляется на экране, тем меньше задач закрывается. Они могут выглядеть мило и забавно, (и даже как будто повышают корпоративную культуру) но в основном это мишура, которая снижает полезность инструмента.

В Shtab мы ориентируемся на удобство для пользователя. Поэтому спрашиваем у наших клиентов, что им пригодится в работе, какие функции они бы хотели внедрить, а что не так важно. Но не верьте нам на слово. Попробуйте сервис для проджект-менеджмента и решите, насколько он вам подходит.