Тайм-менеджмент: что это такое и почему он так важен в работе

Чтобы делать больше дел за меньшее время, при этом сохранять баланс между работой и личной жизнью, нужно освоить тайм-менеджмент. Когда вы осознанно управляете своим временем, то быстрее достигаете профессиональных целей, не жертвуя семьей и хобби. Благодаря балансу во всех сферах, вы повышаете уровень счастья и удовлетворенности своей жизнью.

В этой статье мы обсудим, какие принципы и техники тайм-менеджмента помогают в этом.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент — это управление своим временем для повышения эффективности, продуктивности и достижения целей. Включает в себя:

• организацию;
• планирование;
• приоритизацию;
• делегирование;
• анализ.

В тайм-менеджменте время воспринимается как ценный и ограниченный ресурс. Как только мы пускаем его на самотёк, получаем ощутимые негативные последствия. Что указывает на то, что время утекает не в то русло?

Проверьте себя: маркеры слабого тайм-менеджмента

Слабый тайм-менеджмент проявляется через характеристики и поведенческие паттерны:

1. Прокрастинация — склонность к откладыванию задач на потом.  Человек, который прокрастинирует, больше времени тратит на мелкие незначительные задачи. В то время как важные дела остаются невыполненными.
2. Частые переключения внимания на социальные сети, звонки, уведомления снижают производительность и качество работы.
3. Неорганизованность как на рабочем столе, так и в телефоне отвлекают внимание, снижают производительность.
4. Постоянное напряжение и стресс: слабый тайм-менеджмент может привести к постоянному ощущению спешки и нехватки времени.
5. Неэффективное использование времени: бесцельный скроллинг, беседы с коллегами и т.д.

Эти маркеры указывают на области, в которых стоит поработать над своими навыками управления временем.

Зачем нужен тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент значительно повышает качество жизни и позволяет:

1. Систематизировать дела: обозначить приоритеты и цели. Это позволяет лучше организовать рабочее пространство и расписание, сократить время на непродуктивные задачи.
2. Увеличить производительность: когда день распланирован по часам, нам сложнее отвлекаться на ненужные задачи.
3. Снизить уровень стресса: когда у вас есть четкий план действий, то уменьшается страх неопределенности. Мысль о том, что всё под контролем снижает тревожность.
4. Больше времени для личной жизни: одно из правил тайм-менеджмента — соблюдать work-life баланс. Это значит, что в плотном расписании нужно специально выделять время для других сфер жизни (семья, хобби, спорт и т.д.).
5. Повысить качество работы: когда вы сосредотачиваете всё внимание на конкретное задаче, то получаете более качественный результат.
6. Восстанавливаться после работы: подход к работе, при котором вы чередуете работу с качественным отдыхом, снижает риск выгорания.

Что помогает управлять временем: принципы тайм-менеджмента

Приоритизация

Это распределение задач по степени важности и срочности. В первую очередь нужно сосредоточиться на задачах, которые принесут вам максимальный результат. Для этого используют различные техники и методы.

Например, метод ABCD, где A (самые важные задачи), а D — задачи, от которых вообще стоит отказаться. Помимо этого часто используют метод MoSCoW, а для определения приоритетов в проектах и при разработки продуктов применяют методику RICE.

Планирование

Планирование начинается с создания списка задач, организации его по времени и приоритетам. Это можно делать в календарях, а для командного использования и рабочих задач — в таск-менеджерах. Задачи делятся на стратегические, долгосрочные, краткосрочные и ежедневные. Соответственно, планируются на каждый день, месяц, квартал, год и далее.

Техники и методы планирования:

• Time-blocking, когда время «блокируется» для конкретных задач: с 9:00 до 10:00 созвон с командой; с 10:00 до 13:00 защита проекта перед стейкхолдерами.
• Метод 1-3-5, когда ежедневно вы намечаете выполнить 1 самую важную задачу в первую очередь; 3 дела среднего приоритета, которые нужно решить в течение дня; 5 мелких тасков с низким приоритетом.

Структурирование

Это организация времени для увеличения продуктивности, а также разграничение времени для работы и личной жизни. Структурирование помогает сократить простой и избежать переработок.

Мотивация

Недостаточно просто распланировать свой день и распределить задачи. Для выполнения дел потребуется мотивация. Чтобы поддерживать ее на высоком уровне, нужно осознавать цели работы, отслеживать достижения и получать вознаграждение за успешный результат.

Делегирование

Делегирование — это передача определенных задач другим членам команды. Позволяет снизить свою загруженность и развить ответственность у других.

Анализ

Сколько задач из запланированных вы успели выполнить? Сколько времени в итоге потратили на задачи? Какие методы тайм-менеджмента подошли вам? — задавайте себе эти вопросы, чтобы прокачивать навыки и повышать эффективность.

Взять время под контроль: популярные техники и методы тайм-менеджмента

Метод Помодоро

Описание: Метод Помодоро разработан Франческо Чирилло в конце 1980-х годов. Он включает деление рабочего времени на интервалы, традиционно по 25 минут, разделенные короткими перерывами. Каждый такой интервал называется «помодоро».

Как применять: Выберите задачу, которую нужно выполнить. Затем установите таймер на 25 минут и работайте, не отвлекаясь, пока таймер не прозвонит. Сделайте короткий перерыв на 5 минут, а после каждых четырех циклов сделайте длинный перерыв — около 15-30 минут.

Матрица Эйзенхауэра

Описание: Матрица делится на четыре квадранта: важные и срочные задачи; важные, но несрочные задачи; неважные, но срочные задачи; неважные и несрочные задачи.

Как применять: Задачи в первом квадранте следует выполнить первыми. Задачи во втором квадранте следует планировать на более позднее время. Задачи в третьем квадранте можно делегировать другим, а задачи в четвертом квадранте можно вообще исключить из списка дел. Этот метод помогает определить, какие задачи действительно заслуживают ваших сил.

Метод GTD (Getting Things Done)

Описание: Представляет собой систему управления задачами, которая помогает упорядочивать задачи, проекты и обязательства.

Как применять: Соберите все задачи, обработайте их (определите для каждой задачи конкретные шаги и этапы), организуйте задачи в календаре, обращайтесь к своим задачам для уточнения и пересмотра, работайте над тем, что действительно важно.

Метод «Биологический ритм»

Описание: Техника базируется на использовании естественных циклов бодрости и усталости организма.

Применение: Определите время, когда вы наиболее энергичны и продуктивны, и запланируйте важных и сложные задачи на этот период. Метод больше подходит для фрилансеров с гибким графиков работы.

Техника Канбан

Описание: Это визуальная система управления проектами, которая помогает визуализировать работу по этапам. Изначально разработанный для производства в Toyota, Канбан теперь широко используется в различных отраслях.

Канбан-доска в сервисе для управления проектами Shtab

Как применять: Начните с создания доски Канбан, создайте три основные колонки: «Открытая», «В работе» и «Выполнено». Создайте задачи в карточках, и по мере выполнения перемещайте их из одной колонки в другую.
Этот метод подходит для совместной работы над проектами, где нужно отслеживать много задач.

Метод «18 минут»

Описание: Техника разработана Питером Брегманом, описывает процесс, который помогает контролировать свой день за 18 минут — 5 минут в начале дня, 1 минута каждый час и 5 минут в конце дня.

Как применять: Начните день с планирования ваших задач на 5 минут, установив три главные цели дня. Затем, каждый час, потратьте 1 минуту, чтобы переосмыслить свой прогресс и корректировать свой фокус при необходимости. В конце дня, потратьте последние 5 минут на размышления о том, что было сделано, и планирование на следующий день.

Метод «Две минуты»

Описание: Метод от Дэвида Аллена предлагает простое правило: если задачу можно выполнить за две минуты или меньше, делайте ее сразу.

Как применять: Выполняйте те задачи, которые можно завершить быстро. Это снижает количество мелких задач и освобождает время для более крупных и значимых проектов.

Инструменты тайм-менеджмента

Лучше всего сегодня планировать работу в специальных сервисах, таск-менеджерах. Чтобы выбрать подходящий софт, обратите внимание:

1. Есть ли тайм-трекер, чтобы отслеживать длительность работы над задачами и проектами;
2. Насколько сервис прост и удобен в постановке задач, насколько вам приятен интерфейс визуально;
3. Есть ли шаблоны задач, чтобы вы и ваша команда не тратили время на постановку однотипных задач;
4. Предусмотрены ли детальные отчеты по каждому сотруднику: количество задач в работе, время, потраченное на проект и т.д. Это позволит точнее планировать будущие задачи и следить за нагрузкой;
5. Насколько для вас и вашей команды комфортна цена сервиса.

Только на российском рынке сегодня представлено более 50 подобных решений для компаний. Одни из самых популярных из них:

Shtab

Shtab — сервис для управления проектами и командами с тайм-трекером, диаграммой Ганта, отчетами и возможностями кастомизации. Помимо диаграммы, в сервисе есть канбан-доска, список, календарь, матрица Эйзенхауэра для детального планирования проектов. Широкий функционал для управления бизнес-процессами: модуль Финансы, автоматический тайм-трекер, с возможностью добавлять время вручную, скриншоты рабочего стола.

Яндекс.Трекер

Яндекс.Трекер — это сервис для управления проектами с гибкими инструментами для организации командной работы, планирования, отслеживания прогресса выполнения проектов. В сервисе доступна настройка автоматических правил для упрощения управления процессами и задачами. Также можно настроить интеграцию с другими сервисами Яндекса, электронной почтой и календарем. Полные отчеты с возможностью отслеживать и планировать загрузку ресурсов.

SingularityApp

SingularityApp — это инструмент для управления временем и задачами. В нем можно создавать задачи, планировать большие проекты и отслеживать прогресс. Подходит как для индивидуальных пользователей, так и для команд. У этого инструмента удобный интерфейс с детализацией по приоритетам, срокам и категориям. Предусмотрены функции для анализа продуктивности и оценки эффективности распределения времени.

Более полную и подробную подборку инструментов для тайм-менеджмента смотрите в нашем материале.