За какую задачу взяться первой, а от какой отказаться — метод ABCDE

Что важно сделать в первую очередь: поехать на встречу с партнерами, написать комментарий для статьи или оплатить налоги? Сходу ответить сложно, зависит от разных вводных. Судьба руководителя — каждый день принимать подобные решения.

Чем больше времени вы уделите тому, чтобы определить, что важно, а что второстепенно, тем вероятнее, что с задачами вы справитесь без жесткого цейтнота.

Один из мировых лайфхаков, который объясняет, как это сделать — метод ABCDE Брайана Трейси.

Как этот метод помогает расставлять приоритеты, фокусироваться на важном и не закапываться в мелких задачах — рассказываем в статье.

Что такое метод ABCDE

Впервые этим чудо-методом поделился Брайан Трейси, мировой эксперт в области психологии успеха. Вы можете знать его по книгам «Поцелуй лягушку», «Выйди из зоны комфорта», «Тайм-менеджмент» и «Психология продаж».

С помощью метода ABCDE мы определяем приоритеты задач. Как это работает? Сначала вы выписываете все свои рабочие задачи и каждой присваиваете букву по важности.

О преимуществах мы поговорим ниже, но одно из самых главных — метод избавляет от соблазна делать только мелкие, неэнергозатратные таски: рассылать весь день однотипные КП-шки, звонить клиентам с одним и тем же скриптом и т. д.

Порядок в задачах — порядок в голове: метод ABCDE на практике

Задачи по методу ABCDE делятся  на пять категорий:

1. A — самые важные задачи, сделайте их в первую очередь. Если вы понимаете, что у вас несколько приоритетных задач, то можете присвоить номер: A-1, А-2…  Если вы проигнорируете эти задачи, или выполните не вовремя, то можете схлопотать проблем.

Так, если не поехать на встречу с партнерами, можно упустить сделку и потерять деньги — значит это задача А-1. Если не оплатить налоги вовремя, то придет штраф — это задача А-2.

Если вы столкнулись с препятствиями, когда начали работать над задачами из категории A, не спешите переходить к задачам из категории B. Сначала решите проблему, а потом уже приступайте к задачам В.

2. B — задачи, которые также важны, но сроки их выполнения не так критичны. Они могут быть выполнены после задач из категории A. Написать комментарий для статьи — задача категории В. Если пропустить или отложить, то всё равно последствия не так ощутимы.

Прелесть метода в том, что вы не будете метаться, не зная, за что взяться и с чего начать. Потому что на старте четко определили, что не сможете приступить к задачам В, пока не сделаете задачи с пометкой А.

3. C — задачи, которые желательно выполнить, но они не срочные или критически важные. Если вы не выполните их, то это не будет иметь последствий для рабочих процессов. Например, обсудить какой-то личный вопрос с коллегой на работе.

4. D — задачи, которые могут быть делегированы другим людям. Заказать доставку подарка бизнес-партнеру, выбрать номер в гостинице для командировки — всё это может сделать за вас кто-то другой.

5. E — задачи, которые можно просто отложить или не делать вообще. Если вы делаете таски из этой категории, то можете быть уверенными — вы просто прокрастинируете и отнимаете время у заданий из категории А. Пока вы чистите почту, сортируете файлы по папкам на компьютере или расставляете книжки на полке в алфавитном порядке, вы отдаляетесь от ваших главных целей.

Важно: не путайте задачи категории Е с отдыхом. Например, разминка в середине рабочего дня — важная задача, хоть и не влияет на рабочий процесс очевидным образом.

5 неоспоримых преимуществ метода ABCDE

С этим методом вы научитесь быстрее решать важные задачи и быть уверенными, что ничего не забыли и занимаетесь тем, чем нужно.

Какие ещё у него преимущества?

1. Проще простого. Метод ABCDE легок в использовании и не требует особых навыков. Это делает его доступным для всех, вне зависимости от профессионального опыта или уровня образования.
2. Хоть для ежедневного планирования, хоть для полета в космос. Можно применять к любому типу задач, будь то работа в офисе, управление проектами, личные задачи или что-то еще.
3. Фокус на результате. С методом вы сосредотачиваетесь на задачах на критическом пути к целям. Зная, ЧТО не терпит отсрочки, вы не сможете лишний раз отвлечься.
4. Выше КПД — больше толка. Улучшает производительность как руководителя, так и команды — все перестают тратить время на ненужные задачи, в которых низкий КПД.
5. Задач всё больше, а стресса всё меньше. Метод ABCDE помогает уменьшить стресс, связанный с выбором задачи. Он помогает сосредоточиться на тасках, которые действительно важны, и избежать перегрузки и беспокойства о несделанных заданиях.

«Слишком просто, какие есть еще методы?»

Кроме метода ABCDE существуют и другие подходы к определению приоритетов задач. Например:

1. Метод Франклина-Кови. Сначала вы определяете свои цели, а потом должны убедиться, что тратите большую часть времени на эти приоритеты. Нужно разделить все задачи на 4 квадрата: 1) срочно и важно; 2) не срочно и важно; 3) срочно и не важно; 4) не срочно и не важно. Чем отличается от матрицы Эйзенхауэра? Ничем. Это почти идентичные подходы к планированию, только с разными формулировками.
2. Метод SMART — это акроним, который означает «конкретные» (Specific), «измеримые» (Measurable), «достижимые» (Achievable), «релевантные» (Relevant) и «ограниченные по времени» (Time-bound) цели. Этот метод помогает определить конкретные и достижимые цели, которые могут быть достигнуты в определенные сроки.
3. Метод MOSCOW — это акроним, который означает функциональные требования по категориям «должно быть обязательно» (Must have), «должно быть, если это возможно» (Should have), «могло бы быть» (Could have) и «не должно быть» (Won't have).
4. Метод ICE — означает «влияние» (Impact), «уверенность» (Confidence) и «легкость выполнения» (Ease). Этот метод помогает определить, какие задачи имеют наибольшее влияние на цель, насколько вы уверены в их выполнении и насколько легко выполнить эти задачи.

Какой метод выбрать, зависит от ваших предпочтений. Все они универсальные, вы можете начать с самого просто — метода ABCDE.

Итоги

Это простой и эффективный инструмент, чтобы раскидать задачки по приоритетам и не упустить самые важные из них. Задачи из категории А — нужно сделать самыми первыми, это те самые противные лягушки, которые нельзя оставить без внимания и переходить к «головастикам».

Прелесть метода ABCDE в том, что вы с легкостью можете брать его на вооружение в управлении проектами и в личных задачах. И смело достигать результатов без лишних нервов и метаний в духе «А за что схватиться первым?!»

Присваивать приоритет задачам, следить за прогрессом по ним можно в таск-трекере, например, в Shtab.