Управление командой: ТОП-10 секретов
Универсальные советы, как настроить управление командой, и как в этом помогает корпоративный мессенджер.
Успех любого проекта зависит от команды: истина, которую вряд ли кто-то станет оспаривать. И, казалось бы, работа HR-отдела налажена, есть грамотные специалисты, подготовлены регламенты и внедрены стандарты, но результаты работы команды не оправдывают ожиданий. В какую сторону двигаться дальше? Где искать точки роста?
Впрочем, настраиваться на глобальные реформы не нужно. Для начала следует ответить на простой вопрос – что я делаю для грамотного управления командой? Насколько внедренная модель соответствует базовым принципам грамотного менеджмента. Мы подготовили специальный чек-лист: знакомство с ним позволит узнать о тонкостях и секретах управления командой.
1. Задать темп команды
Каждый сотрудник – это не отдельная боевая единица, а часть отлаженного механизма вашей команды. Находясь в информационной изоляции и мотивационном вакууме, специалист просто делает свою работу и считает результат оптимальным. Но как только он помещается в конкурентную среду и видит результаты коллег, подключается соревновательный принцип и фактор здоровой конкуренции. Это особенно актуально для удаленных команд и внештатного формата.
Грамотно управлять командой – значит обеспечить сотрудникам доступ к метрикам и статистике, дать видимость результатов друг друга.
Простой пример – бег. Когда ты бежишь один, тебе кажется, что темп и скорость вполне приемлемы. Однако когда к тренировке подключается коллега и начинает бежать быстрее, ты также начинаешь бежать быстрее.
А как подобное обеспечить в бизнесе? Рецептов множество: классические маркерные доски с таблицами «план-факт», диаграмма Ганта, рейтинги в CRM или специализированные чаты в корпоративных мессенджерах. Как это сделано, например, в Compass.
Все эти инструменты работают. Главное выбрать тот, который подходит вам, чтобы управлять, обеспечивая темп и соревновательный формат для выполнения задач бизнеса.
2. Обеспечить четкую структуризацию задач
Многие руководители видят свою роль лишь в том, чтобы поставить задачу и контролировать ее выполнение, однако, в этом случае результат не гарантирован. Еще одна важная цель управленца – создать все необходимые условия, помогающие сотруднику быстро и качественно выполнять работу. И здесь есть формула, которая работает для каждого участника команды: рассмотрим ее на примере корпоративных чатов.
У этой формулы есть ряд преимуществ, которые позволяют превратить сильные стороны бизнеса в результат:
- У каждой задачи есть четкая цель – продукт или услуга. Нет ничего проще, чем идти к этой цели, работая в отдельном чате;
- Четкие временные рамки: крайне удобно следить за прогрессом, зная, где и как поставлена задача;
- Коммуникация: команда проекта обладает определенным набором чатов исходя из имеющихся задач – нет ничего лишнего, отвлекающего, пугающего.
Чтобы эффективно работать и использовать потенциал целиком, требуется четкая структуризация и декомпозиция процессов. Чем подробнее разобран процесс, тем проще трудиться, внедряя свои идеи и устраняя слабые стороны. Современные средства управления позволяют это делать, например, корпоративные мессенджеры. Например, Compass — специализированный продукт для бизнеса. Это полноценная эко-система чатов в привычном и удобном формате, дополненная полезным функционалом.
3. Организовать планирование и отчетность
Чтобы команда работала и все поставленные цели достигались, вы должны заниматься планированием и отчетностью. Ни одна задача не будет выполнена качественно и в срок, если процесс не принят всеми коллегами и подчиненными.
Планирование и отчетность могут проводиться на разных платформах, период подготовки данных также может зависеть от поставленных задач.
Отчет должен соответствовать планам: только так у людей формируется понимание, как, когда и каким образом делать. Если в компании отсутствует отчетность, не ждите успешного управления сотрудниками: они просто перестанут выполнять свою работу, лишаясь первоначальной роли.
4. Стать лидером
Как именно руководитель становится авторитетом для своих подчиненных, существенной разницы нет: системы и решения могут быть разными.
Главное помнить, что сильный управленец – это всегда сильная команда, а если говорить о причинах слабых результатов работы отдела, офиса и подразделения, следует начать с «головы». Про это написаны сотни книг, проведены тысячи семинаров: если в отделе нет сильного руководителя, управление командой проекта превращается в хаос.
5. Построить работу HR-отдела
Успех любой команды строится не только вокруг руководителя, но и через работу HR-отдела. Это именно то подразделение, которое отвечает за поиск людей, найм, мотивацию сотрудников, дает обратную связь о кандидатах, находит сильные и слабые стороны отдельных членов команды.
Что нужно для успеха HR-отдела сегодня? Главная задача - обеспечить максимально комфортные условия работы.
Среди свежих трендов организации работы отдела – внедрение корпоративного мессенджера. Как, например, это видят ребята из популярного продукта в данной отрасли – Compass? Был разработан настолько простой механизм, что проект работы HR внедряется в компанию буквально за несколько кликов:
- Создается отдельный чат для каждой открытой вакансии;
- Аккумулируются резюме кандидатов – формируются общие базы;
- Осуществляется общение с каждым кандидатом, после чего в треды добавляется вся необходимая информация о кандидате (резюме, портфолио, а также итоги выполнения тестового задания);
- Менеджер принимает решение об утверждении или отказе;
- Чат с тредами хранится до следующего аналогичного запроса по поиску людей.
Вы хотите простой механизм найма, решающий любые новые задачи? Он есть, причем, в понятном и привычном формате. Такой стиль рекрутинга подходит как для малых, так и больших компаний: требуется лишь несколько часов, чтобы специалист HR-службы все понял и начал свою работу. Сколько стоит организация такого найма в Compass? Бесплатно, если число участников чата не превышает 10 человек.
6. Обеспечить нематериальную мотивацию
Согласно опросам Роструда на сайте «Работа России», только 22% людей при увольнении ссылаются на финансовую причину расставания с работодателем. Что же делать с остальными 78%? Управление командой всегда подразумевает нематериальные форматы стимулирования, и крепкий руководитель помнит об этом.
Здоровый микроклимат в команде, корпоративные мероприятия, геймификация рабочего процесса, обучение за счет компании, доски почета – все это хорошо отражается на авторитете менеджера и работодателя, в целом.
7. Оставаться в курсе
Сильный управленец всегда в курсе, что происходит с его командой и как лучше это организовать. Он знает, кто закрыл офис в конце рабочего дня, он помнит, что завтра сдается квартальный отчет, а менеджер Никита взял больничный. Такой стиль управления не только эффективен с точки зрения результата: на самом деле, внимательный и чуткий руководитель – это большая удача еще и для сотрудников.
Как это сделать? Запустить CRM, поставить таск-трекер, освоить современный корпоративный мессенджер.
Высокая степень информированности руководителя о делах подчиненных – важный принцип менеджмента, отличающийся гибкостью и эффективностью. Особенно если рассматривать третий вариант его реализации из списка выше: корпоративный мессенджер позволяет не только пользоваться самому, но и вовлекать всех сотрудников, оцифровав любые бизнес-процессы.
8. Создать общее информационное пространство
Остается все меньше компаний, которые обходятся без удаленных сотрудников: как сделать так, чтобы HR из Тулы успешно работал с маркетологом из Самары, а квалификатор из Москвы давал качественные лиды менеджеру в Нижнем Новгороде? Ответ прост – удаленное управление командой. И здесь формула успеха состоит из трех переменных:
- Единая платформа. Следует обеспечить членов команды общим инструментом, который успешно работает и на стационарном ПК, и в мобильном устройстве на iOS, и из-под Android. Забываем про разношерстные мессенджеры и ресурсы, сложные CRM и электронную почту. Важно сделать так, чтобы каждый понимал: все взаимодействие происходит централизованно в регламентированном формате;
- Сосредоточенность на задачах. Секреты успешного управления удаленной командой основываются на максимальной вовлеченности сотрудников: и здесь важно позаботиться об отсутствии отвлекающих факторов. Как не вспомнить Telegram, в рамках которого многие предпочитают строить рабочее взаимодействие? Да, диалог в этом мессенджере возможен, но есть проблемы – сторонние чаты, отвлекающие диалоги и большое количество лишней информации;
- Преемственность эффективных трендов. И все же нельзя лишать каждого члена команды привычных форматов: если для людей привычен Telegram, дайте ему инструмент, похожий на этот продукт.
Примечательно, что формат корпоративных мессенджеров соответствует всем трем переменным, описанным выше. И управление проектами подобным способом – успешные кейсы тысяч компаний, сотрудники которых работают на удаленке при помощи мессенджера Compass.
9. Сфокусироваться на главном
Пожалуй, нет менеджеров, которых не заботит проблема концентрации сотрудников. Насколько реально управлять командой, если в компании постоянные созвоны, переписки в мессенджерах и отчетность. Как их упорядочить и систематизировать? Например, перенести решение всех этих задач в единое пространство. Желательно, специализированное, которое лишено отвлекающих факторов в виде ленты новостей, возможности переписки с родственниками и чтения рекламы.
Оптимальным выглядит вариант с корпоративным мессенджером. Есть альтернатива: CRM-система, однако данный инструмент более сложен с точки зрения внедрения.
Впрочем, какой бы вариант вы не выбрали, проблема все же будет решена: сотрудник концентрируется в рамках отдельного рабочего пространства и его работа становится более эффективной.
10. Извлекать пользу из каждой ошибки
Как бы парадоксально это не звучало, но совет верный — важно именно «учиться учиться», а не просто посещать очередной тренинг, читать новую книгу и искать увлекательный бизнес-завтрак. Важно впитывать теорию и применять ее на практике, научиться извлекать пользу из ошибок и, конечно же, признавать их.
То же самое касается и десяти принципов актуального менеджмента, которые мы рассмотрели. Постарайтесь перенести эти советы на практику, адаптировав к реалиям собственного бизнеса. Пусть не внедрить каждую рекомендацию, но хотя бы понять, как это можно сделать. Конечно, далеко не все рекомендации применимы к формату вашего бизнеса. Тем не менее, они достаточно универсальны, чтобы ответить на главный вопрос — как эффективно управлять командой.
Выводы
Известный предприниматель и создатель Ford Mustang Ли Якокка сказал:
«Управление представляет собой не что иное, как настраивание других людей на труд».
Все принципы менеджмента, рассмотренные нами выше, в той или иной степени соответствуют этой простой, но в то же время мудрой концепции.
Управляйте так, чтобы ваша команда оказалась в комфортной среде и могла сфокусироваться на решении своих задач. В вашем распоряжении есть все необходимые инструменты для этого – знания, мотивация и современные ИТ-решения, среди которых прочную позицию сегодня занимают корпоративные мессенджеры.
