Shtab для маркетинга: как разделять рабочие процессы и повышать эффективность

У любого маркетолога в списке желаний есть как минимум 7 главных:

1) проекты не пересекаются
2) люди на аутсорсе исправно выполняют таски
3) реклама запускается вовремя и с меньшими затратами
4) помнить об отчетах
5) уделять равное внимание каждому клиенту
6) брать новые проекты
7) повышать стоимость услуг

Планировать, работать над задачами, следить за временем, считать трудозатраты (особенно актуально, если у вас команда на аутсорсе) лучше всего в одном пространстве.

Это удобнее, чем 20 excel-таблиц, напоминалки в смартфоне, исписанные блокноты и 100 чатов для общения по каждой задаче, которых в маркетинге как звезд на небе.

В Shtab вы можете поместить все рабочие процессы, разделить задачи по проектам и вести дела в свое удовольствие.

⚡Из этой статьи с примерами вы узнаете:

• как разделять ваши проекты, чтобы они не терялись и работа шла равномерно;
• где указывать стоимость за выполненные задачи;
• как последовательно закрывать задачи;
• где хранить отчеты, презентации, аудио- и видеофайлы;
• как расставлять задачи по приоритетам, чтобы не заниматься неэффективной рутиной;

Как навести порядок в проектах: структурируем и оптимизируем работу

Допустим, вам нужно запустить рекламу новой коллекции одежды бренда N. Для этого вы в команде маркетинга создаете Комнату и называете ее «Бренд N».

В этой комнате создаете Комнату для конкретного проекта «Запуск рекламы новой коллекции». Чтобы его реализовать, нужна работа нескольких специалистов со своими задачами: фотограф, копирайтер, email-маркетолог, SMM-менеджер, digital-маркетолог.

Сценариев использования архитектуры бесконечное множество. Здесь маркетологам есть, где разгуляться.

В комнате с запуском рекламы создаете виды, в нашем случае это «Контент», «Таргет и реклама», «Email-рассылка» и т. д.

Называйте колонки с вашими задачами так, как хочется вам: по статусам, стадиям в классическом понимании Kanban-доски (от «В очереди» до «Завершено»), по ответственным отделам за выполнение задачи: разработчики, копирайтеры, маркетологи. Создавайте столько колонок, сколько вам нужно. Чтобы не усложнять, для каждой доски можно создать одинаковые колонки по этапам :)

Прозрачный рабочий процесс с четкими сроками и расширенной кастомизацией

После создания рабочего пространства переходим к работе с задачами. Откроем доску «Таргет и реклама».

Для комнаты вы можете настроить вид календаря, списка, матрицы Эйзенхауэра. Как вам удобнее :)

Например, эта же комната в виде календаря будет отображаться так:

Что мы видим: все процессы как на ладони. Чтобы понять, что сейчас в работе и на каком этапе, не нужно стучаться в личку к специалисту, проводить колл, на котором обсуждать один и тот же вопрос по кругу (🚩 ад для человека дела и интроверта).

Простая канбан-доска с карточками, которые можно просто перетаскивать из колонки в колонку по этапам — это легко и наглядно, подходит под любой процесс.

Давайте откроем любую карточку. Посмотрим, что там.

Как строится работа с карточкой:

• прикрепляйте ссылки на отчеты, таблицы и другие файлы — ничего не потеряется в переписках
• назначайте исполнителей — все видят свою ответственность и пул задач
• указывайте длительность таска — всё понятно по дедлайнам, шанс забыть о задаче или заказчике равен нулю.

Ещё задачам можно ставить приоритеты: критический, важно, низший. На доске вы в один клик можете отсортировать задачи по приоритету, чтобы точно знать, что завершить в первую очередь. А цветная полоска — дополнительный ориентир. Даже когда дедлайн приблизится вы получите уведомление за день.

Также настраиваются поля в карточке, можете добавить запланированный бюджет💸 на проект, (чтобы примерно понимать, какая задача во сколько вам обходится) стоимость услуги, контакты клиента.
Метки помогут лучше ориентироваться и тоже фильтровать карточки на доске, например, создайте метки, которые будут обозначать формат или направление работы: html5-баннеры, таргет, контекст, медийная реклама.

Создать и выбрать метку, приоритет, стадию, назначить исполнителя указать сроки — 2 минуты, а пользы на всю длительность проекта. Быстро ориентироваться, не тратить время на рутину и не отвлекаться, когда работаешь в потоке.

А если у вас есть типовые задачи, вроде отчета по рекламной кампании, можете создать шаблон задачи и настроить повтор, например, каждый месяц.

Это можно сделать из карточки задачи или в настройках Источника. Там же можно настроить период повтора шаблонной задачи. Например, каждый последний день месяца вам будет приходить уведомление о том, что нужно подготовить отчёт.

В карточке задачи вы можете отмечать коллегу или заказчика и писать в комментариях. Вся история общения под конкретной задачей, со всем договоренностями, правками и ТЗ. С уведомлениями ничего не останется без внимания.

В Shtab маркетологи могут хранить файлы разных форматов в хранилище, который реализован, как еще один вид. В хранилище можно искать нужный файл по названию, а также есть возможность фильтрации по массе параметров. Например, показывать только ваши файлы.

Можно окинуть взглядом сразу весь рабочий процесс по всем доскам? Да! Кликните на раздел «Всё в одном». Отобразятся все колонки, статусы, стадии, метки и карточки по всем исполнителям. Вам останется только в поиске задать фильтры и отсортировать нужные задачи. Например, выбрать только задачи с меткой «текст».

Не хотите искать свои таски среди остальных во всех комнатах и проектах? Просто выберите режим «Мои дела».

Отчеты, статистика, работа с фрилансерами

Что важно в работе маркетолога? Цифры. В Shtab можно считать время, потраченное на проект и задачу в тайм-трекере и на основе этого планировать проекты.

На основе детальных отчетов вы поймете, как продвигается работа, что можно улучшить, например, для вашего проекта на самом деле, будет достаточно 2 дизайнеров, а не 4. Или вы поймете, что один дизайнер за час делает больше и лучше, чем другой. Это полезно, чтобы точнее планировать трудозатраты.

Любой маркетинговый процесс, работу с заказчиками можно расписать по статусам, стадиям, добавить исполнителей и выполнять поэтапно. Какой бы сценарий оптимизации и организации работы вы бы ни задумали, его можно настроить с помощью гибких инструментов Shtab.

А если что-то из задуманного не получается, предложите свою идею по улучшению сервиса в нашем комьюнити. 😉