План управления проектом: как снизить риски и повысить эффективность работы

Как рассчитать временные и денежные затраты, если всё может измениться? Смысл качественного планирования и состоит в том, чтобы продумать все стадии проекта и возможные риски заранее, заложить в них резерв, а что-то оставить неизменным, чтобы спать спокойно (насколько это реально).

Что такое план управления проектом, и как он помогает эффективно руководить? Этот материал не заменит вам project-менеджера, но поможет понять, с чего начать в планировании и какие инструменты использовать.

⚡План управления проектом — незаменимый документ, в нем вы прописываете методы выполнения проекта, критерии его успеха и завершения.

В плане отражены пять стадий жизненного цикла проекта:

• начало;
• организация;
• реализация;
• отслеживание прогресса;
• окончание.

План разрабатывают руководитель, его команда и ключевые стейкхолдеры, которые влияют на проект. Это могут быть заказчики, инвесторы и акционеры. Как грамотно подойти к плану управления и с чего начать — разбираемся ниже.

«У нас была какая-то тактика и мы ее придерживались»

Даже если вы видите свой план с высоты птичьего полета и обзору открыт очевидный путь, на самом деле, строгой структуры у плана нет и какие-то элементы могут меняться.

Какие составляющие должны быть у вашего плана управления проектом?

В начале документа обычно представлены краткое содержание плана и описание:

• в содержании указывают цель, прогнозируемые итоги, проблему проекта и способ решения;
• в описании — главные аспекты проекта.

📝План управления проектами включает базовые и оперативные планы. Первые определяют ход проекта. Их разрабатывают перед стартом и не меняют до завершения (в отличие от самого плана управления проектом).

Представим, что вам нужно разработать план системы лояльности для клиентов. Начнем с базовых планов:

1️⃣ Содержание

Цель: Разработать систему лояльности сети магазинов для клиентов

Задачи: Провести аудит, интервью с ключевыми заинтересованными лицами и ЛПР, обсудить маркетинговую стратегию, определить цели и задачи системы лояльности, учесть механики конкурентов на рынке, рассчитать финмодель, ROI, маржу, KPI и т. д.

Критерии успешности: система лояльности прибыльная для бизнеса, механика акций настроена правильно, клиент проходит путь до покупки без препятствий и остается доволен.

2️⃣ Временной график проекта – определяет границы проекта, даты начала и окончания отдельных тасков;

Даты и сроки: старт проекта 15.06 по 16.06; Здесь можно определить также время для выполнения конкретный тасков, чтобы не выбиваться за временной резерв.

3️⃣ Оценка основных затрат – включает расчет ресурсов, которые требуется потратить на реализацию проекта.

Кто будет реализовать проект: проджект-менеджер, аналитик, специалист по внедрению, разрабы и аккаунт-менеджер.

Финансовые затраты: рассчитываете заработную плату для данных членов команды, для привлеченных специалистов.

В оперативных планах руководитель описывает, что и каким образом команда будет выполнять, как будет контролировать реализацию отдельных компонентов проекта.

Без плана не обойтись

С планом управления вы систематизируете работу над проектом. Это позволяет вам:

• Донести до заинтересованных сторон, какую проблему решает проект и почему стоит инвестировать в него;
• Согласовать участников проекта: руководителя, команду и стейкхолдеров;
• Выявить слабые места проекта до начала работы. В Agile-проектах частичное решение проблемы достигается через постоянное тестирование и выявление уязвимостей;
• Выбрать подходящие программы, методики, инструменты и команду для снижения издержек и рисков;
• Установить сроки выполнения проекта. План показывает, сколько времени отводится членам команды для выполнения задач, а с помощью софта для управления командой вы можете четко соблюдать дедлайны.
• Оценить текущий статус проекта. Это особенно актуально, когда вместо строгой последовательности этапов (Waterfall) проект разделен на небольшие итерационные блоки (Agile).

Вот поэтому план управления проектами так необходим. Как продумать столько данных и ничего не потерять? С чего начать? Традиционно  — с концепции и цели вашего проекта. А дальше приступать к планированию.

15 шагов: как разработать план управления проектом

1. Установите начальные параметры разработки плана

Определите участников, место и время для планирования. Также укажите методы (например, OKR) и инструменты планирования проекта (Shtab, Asana, Hygger), которые планируете применять.

2. Сформируйте начальные параметры проекта

Охарактеризуйте суть проекта, составьте требования к результатам. Например, вам нужно реализовать годичный проект по продаже брелоков с персонажами из «Гарри Поттера». Уже в начале вы определяете, что успехом проекта считается продажа 80 тысяч брелоков за 1 год с момента запуска.

3. Определите, какие компетенции нужны для проекта

Здесь важно сфокусироваться на идеальных требованиях для выполнения задач, а не на скиллах исполнителей. Иначе придется подгонять знания и способности людей под задачу. Это непродуктивно.

Как понять, какие требования подходят лучше всего? Вы можете почитать вакансии на аналогичные должности у конкурентов.

4. Определите, что будет делать команда, а что поручите сторонним исполнителям

Чтобы понять, на что способна команда, обсудите с ней мотивацию и ожидания перед началом работы. Так вы снизите риски и не потеряете участника команды на середине пути.

5. Создайте иерархическую структуру работ (WBS)

WBS — это разделение проекта на конкретные результаты, которые вы ожидаете. Например, в проекте с брелоками одним из крупных элементов WBS является «Приобретенный (или арендованный) и оборудованный склад». Этот элемент может быть успешным, если достигнуты следующие результаты: «Посещение 15 подходящих под условия складов», «Согласованная стоимость и сроки передачи», «Разработанная система логистики», «Заключенный договор».

6. Определите задачи и взаимосвязи между ними

Например, выбрать подходящий склад для хранения брелоков получится только после того, как вы проанализируете рынок и рассчитаете затраты на логистику. Выстроить последовательную систему задач вы можете в Shtab.

7. Оцените временные и финансовые затраты на задачи

Зачастую сроки по задачам можно назвать только примерно. Не занимайтесь микроменеджментом, но учитывайте время на выполнение, чтобы следить за продвижением. А дедлайны и сроки планируйте для более масштабных задач. В примере с поиском склада большая задача — это определиться с объектом.

8. Сформируйте критический путь проекта

Критический путь — это планомерность связанных задач, выполнение которых влияет на то, когда проект завершится. Если, например, какой-либо таск на критическом пути разработчик выполняет с опозданием, то задерживается весь проект.

9. Составьте график проекта

Укажите стартовую, промежуточные и конечную даты. Например, стартовая дата — 15 июня, запуск проекта — 1 июля, 15 октября — промежуточная дата анализа продаж, 20 декабря — конечная дата, подведение результатов.

10. Рассчитайте стоимость проекта

Сюда входят зарплаты команде, снабжение офиса, аренда склада. если необходимо и так далее.

11. Уточните требования качества

Каким стандартам должны соответствовать произведенные/купленные брелоки? Какие условия хранения должны соблюдаться на складах, чтобы с товара не сошла краска?

12. Определите стратегию взаимодействия с ключевыми стейкхолдерами

Выберите каналы общения и определите уровень участия стейкхолдеров в проекте. Будет ли инвестор влиять на выбор материалов брелоков? Смогут ли акционеры добиться преждевременного завершения проекта при неудаче в первые 3 месяца? Установив связь со стейкхолдерами, вы сможете разработать единое представление о проекте.

13. Оцените риски

Это может быть переизбыток подобных изделий на рынке, судебные разбирательство об авторских правах, недобросовестный поставщик. Учтите эти риски и продумайте, за счет чего вы можете их сократить.

14. Зафиксируйте ограничения проекта

Допустим, основа для брелоков поставляется из Китая, а принты наносят за Уралом. При таком подходе может быть сложно строго проконтролировать качество материала и решить проблему, когда дефекты обнаружатся в Москве. Ответьте на вопрос: что вы будете делать в этом случае.

15. Проверьте все аспекты плана

Точно ли вы всё учли, а где стремление всё спланировать оказалось излишним? Этот шаг позволит доработать все недочеты, и останется только согласовать план со стейкхолдерами. И готовый план управления проектом у вас в руках. Точнее — в сервисе для управления проектами.

4 ключевых вопроса для оценки плана управления проектом

Качественный план управления проектом должен давать ответы на четыре основных вопроса:

• Зачем? Какую проблему решает проект, и в чем его значимость?
• Что? Каковы основные результаты проекта? Что необходимо сделать для успешного завершения проекта?
• Кто? Кто принимает участие в проекте, и какую роль выполняет каждый член проектной команды?
• Когда? Когда проект стартует и завершается? В какие сроки планируется достижение ключевых этапов?