Управление человеческими ресурсами и графиками работ: как предотвратить перегрузку

Вы когда-нибудь замечали, что ваша команда теряет концентрацию и энергию в середине проекта? Или, может быть, некоторые участники команды страдают от перегрузки, в то время как другие недостаточно заняты?

Так случается, если игнорировать управление ресурсами и графиками работ. Не шутка, что без этой дисциплины руководители или новоиспеченные проджекты теряют не только заряженную команду, но и время, силы и финансы.

В этом материале мы рассмотрим, почему управление ресурсами и графиками работ столь важно, и как его оптимизировать, чтобы избежать перегрузки команды.

Зачем управлять ресурсами и графиками работ

Управление ресурсами включает планирование, организацию и контроль ресурсов (люди, оборудование, материалы, финансы, время). Помимо распределения ресурсов, в нем прописывают и порядок выполнения задач.

«Можно ли обойтись без управления ресурсами, если мы и так составляем роадмапы проекта?»

Роадмап — это только карта вашего проекта, не более. У нее свои преимущества и особенности, о которых мы говорили в одной из прошлых статей. Роадмап требует уточнения, и управление ресурсами и графиками — то, что позволяет лучше планировать весь проект. Оно дает очевидный профит:

• Ресурсы расходуются оптимально: вы заранее распределяете задачи между участниками проекта таким образом, чтобы избежать потерь и простоя;
• Проекты занимают меньше времени, не теряя качества: когда вы контролирует прогресс, то можете придерживаться сроков и сократить время на работы — это всегда плюс в карту и лояльности клиента.
• Команда работает лучше: если всё четко прописано, команда знает задачи и сроки, она сосредотачивается на исполнении обязанностей.
• Риски и недоразумения уменьшаются: это возможно, когда заранее прописан некий «регламент» и все понимают свою зону ответственности.
• Люди в команде понимают, что от них требуется: прозрачные рабочие процессы — ключ к эффективному сотрудничеству.
• Повышается мотивация.

Что произойдет, когда руководитель набросает план, составит примерную дорожную карту проекта, и, «чтобы не тратить время на излишнее планирование», приступит сразу к работе?

Если говорить о небольших проектах, где задействованы 5 человек, управление ресурсами и графиками может быть не таким детальным и регламентированным. Важность растет по мере того, как увеличивается команда, ответственность и прибыль.

Тогда, если руководитель не распланирует ресурсы и графики работ, команда растеряет свою былую производительность. Результаты исследования «Анатомия работы: тенденции и вызовы» 2020 году показали, что 71% работников умственного труда сталкивались с выгоранием как минимум один раз. Из них 46 % назвали перегруженность главной причиной выгорания.

В постоянном хаосе качество работы снижается из-за отвлекающих факторов, тревоги и растущей в геометрической прогрессии нагрузки. В такой обстановке никакой well-being подход не поможет.

Поскольку главный ресурс любой компании — это человек (нейросети его пока не заменили), важно вкладываться в его трудоспособность на рабочем месте. Одно из таких вложений — предупредить перегрузку.

Как определить, что команда перегружена

Как понять, когда сотрудники нагружены неподъемными задачами? На это укажут несколько признаков:

• Сотрудник начинает задерживать задачи и хуже справляться с ними;
• В его (их ) работе появляется всё больше ошибок, и в целом, результат ниже обычного уровня, что сказывается на общем качестве проекта;
• Отношения в коллективе становятся похожими на бассейн с пираньями, и дело вовсе не в сложных характерах. Так влияет стресс от количества задач, когда не видно ни конца, ни края;
• Всё чаще сотрудники берут больничные или вовсе увольняются.

Последствия от перегруженности печальные. Можно ли как-то исправить ситуацию? Ответ: да.

Балансировка нагрузки: как улучшить рабочую среду

Шаги, описанные ниже, могут показаться банальными, но многие забывают об их важности в напряженной каждодневной работе.

1. Анализ нагрузки на команду. Регулярно оценивайте рабочую нагрузку на команду, учитывая количество и сложность задач, сроки и доступные ресурсы. Это можно сделать в сервисе управления проектами. Для этого, откройте отчет план-факт:

посмотреть количество выполненных задач и потраченного на них времени можно в сводном отчете. Так вы сразу увидите, кто перерабатывает, а кто — наоборот.

1. Установка реалистичных сроков и приоритетов. Определите приоритеты задач и установите реалистичные сроки для их выполнения, учитывая возможности команды и ожидания заказчика.
2. Балансировка нагрузки. Распределите рабочую нагрузку между членами команды равномерно и справедливо. Если необходимо, перераспределите задачи или наймите дополнительные ресурсы.
3. Поддержка здорового рабочего баланса. Обеспечьте среду, которая поддерживает здоровый баланс между работой и личной жизнью, предоставляя сотрудникам достаточно времени для отдыха и восстановления. Это может включать гибкие графики работы, отпуск по уходу за семьей или возможность работать удаленно.
4. Обратная связь и открытый диалог. Поддерживайте открытый диалог с членами команды и прислушивайтесь к их потребностям и обратной связи. Это поможет выявить возможные проблемы и предложить решения для улучшения рабочей среды и предотвращения перегрузки.

Техники и подходы к управлению ресурсами и графиками работ

1. Определите роли

Создайте матрицу ответственности (RACI), которая определяет роли и обязанности каждого участника команды в проекте. Это даст вам ясность и прозрачность при распределении тасков. Прописать роли и обязанности каждого члена команды можно в софте для управления ресурсами и проектами.

2. Установка приоритетов задач

Для этого есть разные подходы, но все они рабочие:

• Матрица Эйзенхауэра. Задачи разделяют задачи на четыре категории: срочные и важные, срочные и неважные, несрочные и важные, и несрочные и неважные. Задачи в каждой категории обрабатываются соответствующим образом: выполняются немедленно, делегируются, планируются или удаляются;
• Метод Мозгового штурма. Соберите команду и проведите мозговой штурм, чтобы определить приоритеты задач. Это позволит участникам команды выразить свое мнение и договориться о самых важных задачах;
• Метод ABCDE: Задачи делятся на 5 категорий: A — самые важные, сделайте их в первую очередь, B — задачи, которые также важны, но сроки их выполнения не так критичны, C — задачи, которые желательно выполнить, но они не срочные или критически важные, D — задачи, которые могут быть делегированы другим людям, E — задачи, которые можно просто отложить или не делать вообще. Подробнее о методе читайте в нашем материале.

3. Применение Agile и других гибких методологий

Адаптивные и гибкие методологии управления проектами, такие как Agile, Scrum и Kanban, могут помочь в управлении ресурсами и графиками работ. Эти методологии предполагают гибкость, прозрачность и постоянное сотрудничество между участниками команды.

Они позволяют упростить планирование, обеспечивают прозрачность в рабочем процессе. Доски задач (например, Scrum-доска или Kanban-доска) позволяют всем участникам команды видеть текущее состояние проекта и прогресс выполнения задач.

Инструменты для управления ресурсами и графиками работ

Существует множество инструментов, которые облегчают управление ресурсами и графиками работ. Рассмотрим некоторые из них:

• Shtab – это интуитивно понятный и функциональный инструмент для управления проектами, который поддерживает множество методологий и подходов. Он предлагает функции для планирования и отслеживания задач, управления ресурсами, графиками работ и совместной работы. С помощью Shtab вы сможете создавать и контролировать проекты разной сложности, а также анализировать их эффективность;
• Trello – это визуальный инструмент управления проектами, основанный на Kanban-доске. Он позволяет создавать и организовывать задачи, определять приоритеты и следить за прогрессом;
• Monday – это платформа управления работой, которая позволяет командам организовывать и выполнять проекты в удобном и привлекательном интерфейсе. Она поддерживает различные представления данных, включая доски задач, календари, диаграммы Ганта и таймлайны, предоставляя возможность выбрать наиболее подходящий формат для каждого проекта.
• Basecamp – это популярный инструмент управления проектами, который фокусируется на упрощении коммуникации и совместной работы. Он позволяет создавать проекты, назначать задачи, обмениваться файлами и обсуждать вопросы в одном месте. Basecamp также предоставляет функции для управления ресурсами, такие как распределение задач и отслеживание времени.
• Smartsheet – это платформа управления работой, которая предлагает гибкие и мощные функции для управления проектами. Она сочетает элементы таблиц, календарей и диаграмм Ганта, предоставляя командам возможность создавать настраиваемые представления данных. Smartsheet также поддерживает автоматизацию процессов и интеграцию с другими сервисами, что способствует эффективному управлению ресурсами и графиками работ.
• Asana — инструмент, который предлагает множество функций для планирования, организации и контроля задач и проектов. Он включает в себя возможности для создания графиков работ, управления ресурсами и прозрачного обмена информацией между участниками команды.
• Microsoft Project – это мощный инструмент управления проектами с расширенными возможностями для планирования, контроля и отчетности. Он предлагает функции для создания графиков работ, распределения ресурсов и анализа проектных рисков.

Примеры успешного управления ресурсами и графиками работ

Вот несколько примеров успешного управления ресурсами и графиками работ из международной практики:

Проект Heathrow Terminal 5

В ходе строительства Терминала 5 аэропорта Хитроу в Лондоне было задействовано около 60 000 работников. Чтобы проект был завершен в срок, применялись следующие принципы:

• Управление рисками;
• Прозрачность и сотрудничество;
• Постоянное обучение и улучшение;
• Использование инновационных технологий: В проекте были использованы передовые методы, такие как Building Information Modeling (BIM), для координации работ и управления ресурсами.
  

Проект Tesla Gigafactory

В процессе проектирования и строительства завода были использованы инновационные подходы к управлению ресурсами и планированию работ:

• Лидерство и культура инноваций;
• Совместная работа с партнерами;
• Гибкость и адаптивность;
• Фокус на оптимизацию процессов.
  

Проект Apple Park

В ходе строительства штаб-квартиры Apple в Купертино был реализован сложный проект с использованием эффективных методов управления ресурсами и графиками работ:

• Сотрудничество с экспертами: Apple привлекла к проекту лучших архитекторов и инженеров, которые разработали инновационные и экологически устойчивые решения;
• Разделение ответственности между участниками;
• Применение Lean и Agile подходов: Apple использовала принципы «бережливого производства» для оптимизации процессов и быстрого реагирования на изменения;
• Интеграция технологий (например, BIM)

Применение опыта в нашей команде

В Shtab мы стремимся применять лучшие практики управления ресурсами и графиками работ, основанные на успешных примерах и нашем собственном опыте.

Мы регулярно анализируем свои процессы и корректируем их с учетом обратной связи от команды и пользователей нашего сервиса, которые в комьюнити открыто делятся своими болями и хотелками. Таким образом, мы улучшаем эффективность нашей работы и устраняем возможные проблемы, связанные с перегрузкой команды.