Нетипичная организация работы на канбан-доске: кейс креативной студии Сирена

Чем занимается Сирена

Сирена — это креативная студия Sports. Ее основная деятельность — продуктовая разработка. В компании работает около 30 сотрудников. Shtab используют все, кроме отдела разработки. Он работает с Jira + Confluence, которые дают в связке мощное комбо, и менять отлаженный и хорошо работающий процесс пока не хочется.

3 месяца назад после ухода Asana из России ребятам нужно было поскорее найти достойную замену.

Нужна была система, в которой можно было бы продолжить работу, которая как минимум бы не уступала Asana по возможностям. А желательно бы что-то новое вносила и помогала.

Алексей Шведов, тимлид проджектов, Сирена

Как нашли и почему выбрали Shtab

Первым делом спросили, кто из коллег какими сервисами пользуется, затем на помощь пришли подборки таск-менеджеров в интернете. Когда сформировали список претендентов, начали тестирование и изучение сильных сторон. Вариантов было очень много, но именно Shtab соответствовал всем критериям.

[В других системах] были многие вещи, которые нам не нужны. Есть системы, которые приемлемы, но не несут той пользы, которую несет нам Shtab.

Алексей Шведов, тимлид проджектов, Сирена

Главными условиями при выборе сервиса были:

• отечественное ПО,
• компания, которая уже не один год на рынке,
• объем компании,
• наличие диаграммы Ганта,
• простой и понятный интерфейс,
• соотношение цены и качества.

Важно было, чтобы канбан-доска была понятной в настройках и простой в обращении.

Доска нужна, чтобы сотрудники видели, какие задачи есть, и на каком они этапе, а диаграмма Ганта — чтобы можно было управлять задачами и нагрузкой.

Цена, качество + возможности, которые предоставляет Shtab, — это было самое оптимальное для нас предложение.

Алексей Шведов, тимлид проджектов, Сирена

Первые впечатления от Shtab

Понравилось, что можно создавать неограниченное количество досок, вести коммуникацию внутри карточек задач, двигать их по канбан-доске.

Техподдержка Shtab помогла перенести из Asana более 200 задач. Безболезненный переезд оказался большим плюсом. Конечно, при смене любого софта сотрудники все равно будут чем-то недовольны, потому что банально привыкли к другому инструменту. Жалобы были, но незначительные, поэтому переход на новый таск-менеджер можно считать удачным.

Для чего используют Shtab

Нужды в сложном функционале у команды нет. Таск-менеджер решает глобальную базовую задачу: визуализировать объем работ и планировать загрузку. Для этого используются доски и диаграмма Ганта.

Тайм-трекер команда не применяет, потому что считает такой контроль за сотрудниками лишним.

Самое интересное в кейсе Сирена — нетипичная организация работы. Мы привыкли, что агентства организовывают работу следующим образом: доска — проект, Статусы (колонки) — этапы проекта, карточки — задачи с тем, что нужно сделать на проекте. У Сирены же все совсем не так (:

Доски — это отделы: Проджекты, Дизайн, Продажи и т.д.

Карточки — это проекты.

Для Сирены важно видеть крупные задачи, которые часто теряются, потому что команда больше погружена в детали. Заводить карточки с мелкими задачами (например, «Сделать макет») нет необходимости, потому что каждый и так знает, что от него требуется.

В карточках описаны цели, задачи и сроки события, для которого нужен проект. В полях заполнены Исполнитель, Сроки, Статус и Приоритет.

Выводы

Да, в этом кейсе нет каких-то больших цифр и описания сложных процессов и фишек нашего таск-менеджера. Но показана простая и четко налаженная система работы команды, которая реализует крупные проекты.

Shtab может быть совершенно разным. Даже работу на обычной канбан-доске можно организовать нестандартно и подогнать ее функционал под свои нужды. На нашем YouTube-канале и в Базе знаний вы найдете много инструкций, которые оптимизируют рабочие процессы.