Когда следует использовать метод освоенного объема (EVM), а когда избегать

В предыдущем материале про метод освоенного объема (EVM) мы рассказали, что он собой представляет, какими преимуществами обладает, как его измерять и внедрять в управление проектами. В этот раз рассмотрим случаи, когда EVM уместен, а когда нет.

Почему компании используют EV для управления эффективностью?

В сценарии прогнозируемого проекта компании используют освоенный объем (EV) для оценки эффективности проектов, потому что он:

• Обеспечивает точное и объективное представление о том, насколько проект близок к завершению. Это способствует эффективной коммуникации между стейкхолдерами;
• Позволяет менеджерам выявить потенциальные проблемы на ранних стадиях, что дает возможность скорректировать планы и ресурсы;
• Является хорошим показателем производительности, поскольку измеряет соотношение между потраченными деньгами и выполненной работой. Это помогает компаниям эффективно отслеживать затраты и гарантировать, что проекты не выйдут за рамки бюджета.

По этим причинам EVM — важный инструмент для успешного управления проектами, особенно при методике Waterfall (когда последовательно идут от этапа к этапу).

Когда следует использовать EVM

1. Когда нужно обосновать необходимость дополнительного финансирования

Если вы руководите проектом с недостаточным финансированием, анализ освоенного объема может стать полезным инструментом, чтобы обосновать  необходимость привлечения финансов. То есть, когда вы покажете объем выполненных работ и затрат инвесторам, вы можете привлечь дополнительные деньги, чтобы завершить проект.

2. Когда нужно продемонстрировать прогресс стейкхолдерам

Если вы работаете над проектом с заинтересованными сторонами, анализ EV – один из главных способов показать прогресс.

Демонстрируя, сколько работы было выполнено, вы можете показать, что проект идет по плану и достигает своих целей.

3. Когда нужно определить проблемные области

Если вам нужна помощь в достижении целей проекта, анализ EV поможет определить проблемные области, которые отстают от базового уровня проекта (показатели, которые служат контрольными точками, чтобы отследить, как успешно продвигается проект: график, стоимость и объём).

Рассматривая разницу между запланированной и фактической стоимостью, вы можете определить области, где работы отстают от графика. И изменить план проекта, чтобы повысить его эффективность.

4. Когда нужен точный прогноз стоимости проекта

Рассматривая взаимосвязь между плановой, фактической и заработанной стоимостью, вы можете получить более точную оценку будущих расходов. Эту информацию используют для принятия решения о распределении ресурсов в рамках бюджета проекта.

Когда стоит избегать EVM

Существует множество ситуаций, когда анализ освоенного объема не имеет большого смысла или не добавляет конкретной ценности.

Некоторые сценарии, в которых EVM может быть не к месту:

• Нетипичный объем. Когда проект маленький, расчет освоенного объема не имеет смысла, когда слишком большой – нецелесообразен;
• Нетипичная сложность. Аналогично нетипичному объему, если проект очень простой, расчет EV не будет полезен, а если проект слишком большой, расчет освоенного объема может оказаться невозможным;
• Отсутствие риска. Когда проект практически не связан с риском, освоенный объем и запланированная стоимость должны быть очень похожи, поэтому EV может оказаться бесполезным;
• Отсутствие ясности. Когда нет четких целей, и проект является адаптивным. Управление освоенным объемом не предназначено для проектов с условиями, которые не определены в самом начале;
• Неопределенные сроки. Когда график проекта не является четко определенным. EVM требует, чтобы освоенный объем был известен, то есть все задачи определены, график составлен, а стоимость может быть измерена.

EV в Agile или адаптивных проектах

Измерение EV имеет решающее значение для успеха проекта, но в Agile это может быть непросто.

Традиционные показатели EV не всегда дают точное представление о прогрессе и производительности, поскольку в Agile сотрудничество и непрерывное совершенствование ценятся больше, чем жесткие дедлайны и бюджеты.

Но не волнуйтесь — есть два метода измерения EV в Agile, которые помогут вашей команде не сбиться с пути и улучшить производительность: отслеживание скорости (Velocity tracking) и диаграммы сгорания (Burn-down charts).

• Отслеживание скорости дает целостное представление о прогрессе вашей команды, учитывая все задачи, выполненные в каждом спринте, что позволяет выявить области для улучшения и быстро внести коррективы.

Кроме того, отслеживая скорость с течением времени, команды могут лучше понять свою общую производительность и то, как эффективнее соблюдать сроки.

Для оценки скорости работы может пригодиться тайм-трекер. В Shtab вы можете отслеживать время, затраченное на каждый таск, на проект в целом, а также оценивать индивидуальные показатели ваших специалистов.

• Диаграммы сгорания позволяют отслеживать соотношение предполагаемых и фактических усилий, затраченных на выполнение задач в рамках каждого спринта, что дает возможность лучше видеть прогресс и помогает не сбиться с пути.

Диаграммы сгорания помогают командам определить, где они могут улучшить свою работу, показывая объем оставшейся работы по проекту по сравнению с тем, что уже было выполнено в течение спринта.

Измерение EV для Agile-проектов не обязательно должно быть сложным. Используя эти подходы, вы сможете получить большее представление о результативности ваших проектов и оставаться достаточно гибкими, чтобы корректировать планы, когда это необходимо.

Если вы хотите достигать поставленных целей, убедитесь, что вы измеряете освоенный объем с помощью надлежащих методов и инструментов. При правильном подходе вы сможете обеспечить успех и оставаться на пути к достижению своих целей.