Что такое Float в проджект-менеджменте: рассчитать временной резерв и успеть сделать все задачи

Опытные менеджеры знают, что планы проектов постоянно меняются. Ошибки возникают даже в самых продуманных схемах, а одна просроченная задача иногда срывает всю работу.

Именно поэтому project-менеджеры ведут управленческий поток (Flow), чтобы контролировать процессы. А для минимизации задержек и простоя в задачах заранее рассчитывают временной резерв (Float). Как это сделать — расскажем в этом материале.

Два вида временного резерва проекта

Временной резерв, или Float показывает, насколько гибкие дедлайны проекта. Это время, когда вы можете «плыть» в потоке задач и не бояться, что не успеете доплыть к нужному пункту вовремя. Проще говоря, это время, на которое вы можете безопасно и легально откладывать задачи.

Есть два типа временных резервов:

• Свободный резерв, или Free Float — время, на которое можно отодвинуть какую-либо задачу, и это не повлияет на начало следующей задачи.
• Общий резерв, или Total Float — общее время, на которое можно откладывать дедлайны и не срывать весь проект. Чаще всего, когда менеджеры говорят о временном резерве проекта, они подразумевают именно общий.

Свободный резерв можно использовать, если следующая задача нивелирует задержку.

Но если выполнение задачи займет весь Total Float проекта, то под угрозой окажется весь график работ.

Как рассчитать временной резерв

С помощью Total Float вы понимаете, на сколько можно откладывать задачи на критическом пути без опасности для проекта в целом.

Общий временной резерв (Total Float) можно рассчитывать и для всего проекта, и для одной определенной задачи.

Существует два способа, которые применяют в зависимости от цели:

1. из даты позднего старта вычесть дату раннего старта.
2. из даты позднего финиша вычесть дату раннего финиша.

Проще говоря, это разница между предполагаемой продолжительностью задачи и самой поздней возможной датой начала.

Свободный временной резерв (Free float) — количество времени, на которое можно задержать выполнение конкретной задачи без риска задержать следующие задаче. Этот показатель рассчитывается иначе: от раннего старта следующей работы нужно вычесть ранний финиш текущей задачи.

Предположим, у вас есть проект с тремя задачами: A, B и C.

По оценкам, на выполнение задачи А потребуется 2 дня, на выполнение задачи В — 3 дня, а на выполнение задачи С — 5 дней.

Если задача А начинается в понедельник, она завершится во вторник, а задача Б начнется в среду и закончится в пятницу. Задача C начнется в субботу и закончится в следующую среду.

Общий временной резерв для задачи A будет равен 0 дней, так как задержка в выполнении задачи A повлияет на начало задачи B и, следовательно, на общую дату завершения проекта.

Свободный временной резерв для задачи A будет равен 1 дню, так как его можно отложить на 1 день, не влияя на начало задачи B.

Общий временной резерв для задачи Б составит 2 дня, поскольку ее можно отложить на 2 дня, не влияя на общую дату завершения проекта.

Свободный временной резерв для задачи C будет равен 0 дней, так как это последняя задача в проекте, и любая задержка повлияет на общую дату завершения проекта.

Отрицательный временной резерв

Отрицательный временной резерв ограничивает гибкость графика. Это означает, что для задачи нет дополнительного времени и ее нужно сделать быстрее, чем предполагали.

Отрицательный резерв в проекте говорит об ошибках в планировании.

Допустим, вы знаете, что задача займет 10 дней. Однако по каким-то причинам вам надо завершить ее за 5 дней. Вы понимаете, что вам требуется 10 дней, но обстоятельства поменялись, и вы вынуждены сломя голову делать её за 5. Так и получается отрицательный резерв в -5 дней. Проджект-менеджер не заложил дополнительный временной резерв при планировании.

Дедлайн становится не таким гибким. Пора включить турборежим, чтобы не подвести стейкхолдеров (всех, кто заинтересован в проекте) и из минуса продвинуться к нулю.

Зачем вам кресло, если есть диван: пример временного резерва

Допустим, вам нужно сделать ремонт в одной комнате в доме  — например, в гостиной. На этот проект у вас есть 50 дней, потому что через два месяца у вас запланирована большая вечеринка.

Для завершения ремонта вам необходимо:

• покрасить стены;
• уложить напольное покрытие;
• прибить полку;
• купить диван.

Все эти задачи — часть критического пути, у них нулевой временной резерв и лишних дней на выполнение нет. Значит, их нужно делать в первую очередь.

У задач купить декор, купить кресла дедлайн гибкий, а значит и временной резерв высокий. Почему? Купить подушки, вазы, цветы, картины и т.д. можно в любое время после вечеринки. Покупку кресел тоже можно спокойно отложить, ведь из мебели в гостиной уже будет диван. То есть, если вы перенесете украшение комнаты — это не повлияет на задачу «сделать ремонт к вечеринке».

Что будет, когда вы начнете рассчитывать временной резерв

Некоторые воспринимают временной резерв как непонятный набор цифр, но на самом деле это очень важный инструмент. Он увеличивает продуктивность и помогает командам понять, что они делают. И вот почему:

Проект идет по правильному курсу. Если вы контролируете общий временной резерв, то понимаете, что успеваете сдать проект вовремя. Когда у задач Total Float приближается к нулю — самое время действовать. Чтобы ускориться, можно привлечь людей, «откинуть» несрочные и неважные задачи. Ну, а если это не помогает, то всегда можно связаться со стейкхолдерами, предупредить о проблеме, увеличить сроки задачи.

Улучшается приоритизация. С чётким временным резервом вы будете понимать. какие задачи нужно делать в первую очередь, а какие не критично отложить. Например, если у задачи низкий или нулевой показатель, она должна быть на первом месте в списке, а если высокий — ее можно перенести и выполнить позже.

Повышает уверенность команды в своих силах. Свободный временной резерв необходим для того, чтобы команды спокойно и качественно закрывали одну задачу за другой в проекте, а не гнались за нереальными сроками в попытках всё успеть.

Например, если задача А продвигается медленно и угрожает задаче В, выделите сотрудникам больше ресурсов, чтобы они успели доделать работу. Обязательно сообщите команде, работающей над задачей В, о том, что у их работ могут растянуться сроки. Если они будут знать о задержке, то смогут переключиться на что-то другое. Свободный временной резерв выявляет проблемы на ранних этапах и улучшает мотивацию персонала.

Вы можете закладывать дополнительное время на проекты, следить за продвижением и выполнением задач в таск-менеджере Shtab.