Включи прокрастинацию в расписание: нестандартные методы борьбы с прокрастинацией

Борьба с прокрастинацией — дело каждого отдельного человека. От того, насколько она будет успешной зависит его продуктивность и эффективность. Можно сдаться и уступить первенство просмотру почты 178-ой раз за день, а можно понять причины прокрастинации и подчинить её себе.

Что если есть какая-то общая прокрастинация, которой можно «заразиться», работая в команде? (Спойлер: не совсем так, но есть). Означает ли это, что её можно победить общими усилиями?

В статье отвечаем на вопросы и приводим 12 нестандартных методов борьбы с этим «врагом».

Велосипедисты, библиотека и эксперименты

Присутствие других людей действительно влияет на нашу деятельность. В 1897 году американский психолог Норман Триплетт заметил, что велогонщики показывают лучший результат, когда участвуют в гонке и соревнуются друг с другом, а не с секундомером в одиночку. Этот эффект получил название «социальной фасилитации».

Другой пример, который хорошо показывает смысл эффекта — работа в коворкинге, где все вокруг сосредоточенно стучат по клавишам и, кажется, нет шанса не работать также.

То есть, в присутствии других повышается мотивация к работе, и мы показываем более высокие результаты, чем в одиночку.

Какая же тогда общая прокрастинация? — спросите вы.

Дело в том, что это работает и в обратную сторону, когда в присутствии других людей, наша эффективность и мотивация снижается. Этот эффект называется «социальной ингибицией». Тогда прокрастинация берёт своё. Но от чего это зависит?

Р. Зайонц в 60-х годах прошлого века в 300 различных исследований выяснил, что в окружении других легче сделать относительно простые, привычные и усвоенные задачи. Из-за возрастания социального возбуждения (ожидание оценки, чувство соревнования, конкуренции). При этом оно тормозит выполнение сложных задач: творческих, креативных, нестандартных. То есть в окружении коллег сотрудник может выбирать более простые задачи для него — в этом и смысл прокрастинации.

Несмотря на это, мы спокойно выдаем прорывные и креативные идеи в мозговых штурмах, где могут участвовать группы в несколько человек. Это благодаря тому, что одно из его правил: никакой критики, никакой оценки любого даже самого бредового предложения. Из-за этого социальное возбуждение уменьшается, и мы можем без страха проявить свою креативность.

Прокрастинация в команде

Прокрастинация — откладывание важных дел на потом в угоду более простым, не энергозатратным и приятным. Не путать с ленью: при ней человек отказывается вообще тратить свои ресурсы, не стремится выполнить задачу и ответственность за невыполнение его не тревожит. Прокрастинатор осознает всё это и понимает, что ему нужно сделать. Но в силу перфекционизма, страха облажаться, низкой самооценки или сильной усталости не приступает к объёмной задаче. При чем специалист может быть очень качественным и квалифицированным.

Прокрастинация усиливается в коллективе, когда внутренние причины, названные выше, дополняются внешними:

• авторитарный начальник, который «глушит инициативу», не дает больше ответственности сотрудникам;
• скучные однотипные задачи;
• наоборот, слишком объемные и сложные задачи с нечетким ТЗ;
• выгоревшие из-за перегруженности сотрудники;
• отсутствие чётких целей в компании и индивидуальных целей сотрудника.

Из стандартных методов борьбы:

• Проводить ежедневные или еженедельные летучки с перечисление задач и препятствий от каждого сотрудника: что сделано, что нужно сделать, что помешало сделать задачу, чем помочь.
• Подключить таск и тайм-трекер на всю команду. В нем ставить задачи, отслеживать время активности сотрудника, следить за прогрессом по отчетам. Плюсов несколько: сам сотрудник может делить свои большие задачи на подзадачи, трекать время по ним (это будет его подгонять успевать до дедлайна); к тому же, социальную ответственность никто не отменял — сотрудник будет видеть задачи окружающих, а они — его задачи. При этом никто не следит напрямую и не стоит над душой, поэтому можно избежать эффекта социальной ингибиции и ухудшения мотивации.

12 нестандартных методов борьбы с прокрастинацией в коллективе

Уволить прокрастинатора? Если это становится тенденцией, и при этом он не справляется с задачами, присылает сырые, невыполненные таски, то да — придется расстаться. Но как мы уже сказали выше, прокрастинируют все, просто в разной степени, и при желании прокрастинацию можно держать в узде с помощью следующих необычных методов:

1. Организуйте соревнование «Кто меньше прокрастинирует»

Заводите ставки, подбрасывайте монетку, разыгрывайте призы. Организуйте соревнование внутри команды, чтобы мотивировать сотрудников работать без отсрочек. Установите правила и определите победителя на основе выполнения задач без прокрастинации. Так вы «нажмете» на желание человека соревноваться, как в эксперименте с велосипедистами, которые показывали лучшие результаты. Но не делайте соревнование смыслом и целью работы — это лишь инструмент. Поскольку других оно может наоборот демотивировать.

2. Включите прокрастинацию в расписание

Что, если сделать прокрастинацию частью вашего рабочего дня? Назначьте конкретные промежутки времени для отдыха, когда прокрастинация будет разрешена.

Это может помочь сделать управление временем более осознанным и дать коллегам перерыв для расслабления. некоторые работодатели разрешают сотрудникам прерываться на игру в настольный теннис, или приставку. Как показывает практика, это нисколько не угрожает их эффективности, а наоборот, уменьшает излишнее напряжение.

3. Поменяйтесь ролями

Предложите сотрудникам периодически меняться ролями на один день. Таким образом, они смогут понять, насколько важны их обязанности и приступить к выполнению задач с новым энтузиазмом. Например, у вас два копирайтера, их рабочие задачи похожи, но например, различаются по направлению. В качестве профилактики выгорания и прокрастинации, они могут менять задачами.

4. Создайте «контроль времени» в виде игры

Сделайте управление временем веселым и интересным! Организуйте игру, в которой участники сражаются с "монстром прокрастинации". Каждый раз, когда они успешно справляются с задачей, они наносят удар по монстру. Тот, кто наберет больше всего очков, станет победителем.

5. Обратитесь к психологическим трюкам

Возьмите на вооружение некоторые психологические методы, такие как:

• метод «Помодоро» (Pomodoro Technique): работайте 25 минут, а затем сделайте 5-минутный перерыв, повторяя этот цикл несколько раз, пока задача не будет выполнена. В тайм-трекере Shtab предусмотрена эта функция, так вы автоматизируете процесс.
• метод «разделения слона»: разбейте большую задачу на множество маленьких подзадач, которые легче воспринимаются и выполняются;
• визуализация успеха: представьте, как вы успешно выполнили задачу, и ощутите положительные эмоции, связанные с этим достижением.

6. Организуйте тематические дни

Когда сотрудники откладывают в течение дня сложные и важные задачи, и продолжают делать простые, попробуйте установить тематические дни. В этот день они могут фокусироваться только на конкретных задачах или проектах. Например, «день анализа данных» или «день написания отчетов». Это поможет им сосредоточиться и стать более продуктивными.

7. Установите систему поощрений

Наградите сотрудников, которые успешно борются с прокрастинацией, специальными привилегиями или бонусами. Это может быть дополнительный отпуск, подарочные карты или возможность выбрать свой собственный проект на работе.

8. Организуйте командные сессии по медитации

Медитация может помочь сотрудникам управлять стрессом и улучшить концентрацию. Регулярные сессии медитации для команды могут создать благоприятную атмосферу и помочь сотрудникам справиться с прокрастинацией.

9. Применяйте методику «быстрого прототипирования»

Попросите сотрудников создать «прототип» своей задачи, быструю черновую реализацию. Это поможет им начать с малого, увидеть путь и осознать, что задача может быть выполнена быстрее, чем они думали.

10. Зарядка на рабочем месте

Физическая активность поможет сотрудникам размяться и привести мысли в порядок. Организуйте короткие зарядки или йогу на рабочем месте, чтобы стимулировать коллег к выполнению задач без отсрочек.

11. Четверть часа без прокрастинации

Выделите 15 минут каждый день на то, чтобы весь коллектив сосредоточился на своих задачах без прокрастинации. Все 15 минут работают сосредоточенно и уделяют внимание самым важным задачам из своего сегодняшнего списка. Можно устраивать такие 15 минут несколько раз в течение дня. Важное условие: нужно успеть за это время сделать какой-то даже незначительный результат по задаче. Например, вникнуть, набросать план выполнения, составить письмо и т.д.

12. Борьба с прокрастинацией через музыку

Предложите сотрудникам создать плейлисты с музыкой, которая помогает им сосредоточиться и работать эффективнее. Музыка может поднять настроение и мотивировать коллектив бороться с прокрастинацией. Например, у нас в офисе играет «Музыка для работы», которую подбирает умная колонка Алиса. В YouTube есть специальные плейлисты для концентрации внимания.

Примеры компаний, которые внедрили нестандартные методы борьбы с прокрастинацией

1. Google внедрил программу «20% времени», позволяя сотрудникам тратить до 20% рабочего времени на собственные проекты и идеи. Это помогает увлечь сотрудников и позволяет им быть продуктивными, без откладывания основных задачах;
2. Atlassian проводит так называемые ShipIt Days (дни сдачи проектов). В течение 24 часов сотрудники могут работать над любыми проектами, которые хотят внедрить или улучшить. В конце дня они представляют свои результаты коллегам. Это мотивирует сотрудников усиленно работать над задачами и придумывать новые идеи;
3. Facebook проводит регулярные хакатоны, во время которых сотрудники вместе работают над различными проектами на протяжении 24 часов. Это позволяет участникам сосредоточиться на одном задании, находить быстрые решения и обмениваться идеями. Как результат, многие успешные функции Facebook были внедрены благодаря хакатонам;
4. Студия анимационных фильмов Pixar использует подход, называемый Braintrust. В рамках этой концепции, команда сценаристов и директоров обсуждают и оценивают друг друга, предлагая конструктивные предложения и решения для проблем и идей. Это обеспечивает продуктивное взаимодействие и помогает сотрудникам сосредоточиться на текущих задачах;
5. Basecamp, разработчик программного обеспечения для управления проектами, вводит короткие рабочие недели в летние месяцы. Сотрудники работают 4 дня в неделю в течение лета, что позволяет им проводить больше времени с семьей и друзьями. Так сотрудники замотивированы эффективно работать эти дни, чтобы наслаждаться дополнительным днем отдыха.
6. Zappos, интернет-магазин обуви и одежды, регулярно меняет рабочие места своих сотрудников. Благодаря этому сотрудники знакомятся с другими коллегами, с новыми идеями и проектами.
7. Компания Buffer, разработчик ПО для управления социальными медиа, делает зарплаты своих сотрудников полностью прозрачными. Сотрудники видят, насколько их ценит компания и стимулирует усерднее работать и достигать высоких результатов.

Спасение от прокрастинации в руках самих прокрастинирующих. Однако руководитель может снизить ее уровень в команде, если проявит смекалку и попробует эти нестандартные методы, а также поработает над факторами, которые могут снижать производительность: будет давать больше ответственности, ставить четкие цели и задачи, следить за загруженностью подчиненных, улучшать условия труда. Какой из методов сработает в вашем случае — покажет только практика.