Матрица Эйзенхауэра для умного планирования задач

Как начать делать важные и объёмные задачи, если всё время появляются срочные мелкие задачи? Раскидать все задачи в матрице Эйзенхауэра. Это простой инструмент планирования из 4-х квадрантов.

По сути это таблица, которая делит все ваши задачи по двум критериям: важности и срочности. Их вполне достаточно, чтобы управлять своим временем, нагрузкой и не допускать полыхающих 🔥 дедлайнов.

В статье разбираемся, как такой простой инструмент сэкономит ваше время и силы для по-настоящему значимых в работе задач. А также поймем, как определить, какие задачи важные.

Что такое матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это инструмент для тайм-менеджмента. Его разработал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр. А популяризовал эту таблицу Стивен Кови в своем бестселлере «Семь навыков высокоэффективных людей» в 1980-х.

«У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной». © Д. Эйзенхауэр

Польза от матрицы задач Эйзенхауэра — вы сосредоточиваетесь на важных делах, делегируете рутину, отказываетесь от задач-воров времени и выстраиваете систему, благодаря которой планомерно достигаете целей.

Матрица состоит из четырех квадрантов, каждый из которых представляет собой категорию задач:

🔔Срочно и важно (Квадрант A): задачи, которые нужно сделать в первую очередь, например, отправить коммерческое предложение клиенту.

📌Важно, но не срочно (Квадрант B): дела, которые в приближают вас к цели, играют важную роль в будущем. Например, провести стратегическую сессию с командой.

💥Срочно, но не важно (Квадрант C): задачи, которые можно делегировать: ответить на вопросы клиентов, организовать мероприятие.

🎮Не срочно и не важно (Квадрант D): дела, от которых вообще можно отказаться и не заниматься их планированием: листать ленту, участвовать в бесполезных созвонах и далее по списку.

Какие задачи решает

Один из важных уроков, которому учит матрица Эйзенхауэра — искать баланс. Невозможно делать только срочные и важные дела из первого квадранта. Есть риск превратиться в ту самую белку, которая крутится в колесе без цели и смысла и не уделить должного внимания долгосрочным, не менее значимым целям.

Матрица учит расставлять приоритеты, достигать целей, делегировать и анализировать свою продуктивность.

1. «А что важно»: расставляем приоритеты

В рутине легко потеряться, когда коллеги постоянно подкидывают новые задачи, когда мы не осознаём, что действительно важно выполнить. Чтобы отсортировать задачи, нужно выписать их и задать вопросы.

По важности:

• Какие будут последствия, если я вообще не сделаю эту задачу?
• Какую пользу принесет эта задача?
• Как эта задача повлияет на репутацию и бренд?
• Насколько выполнение этой задачи важно для клиентов?

По срочности:

• Какие дедлайны проекта/задачи?
• Какие ожидания клиентов, руководителей (насколько их реально достичь при обозначенных сроках)
• Какие последствия, если я не выполню эту задачу в срок?
• Влияет ли эта задача на другие, как другие задачи зависят от данной?

Вы можете оценить все ваши задачи из списка по шкале от 1 до 10, где 10 — это критически важная задача, а 1 — незначительная. Задачи с оценкой 7 и выше относятся к категории «важно». По такой же системе можно оценить срочность.

За какую задачу взяться первой, а от какой отказаться — метод ABCDE

Самый простой метод приоритизации задач, который 100% работает — читайте о нём в этой статье.

Блог для тех, кто работает в командеМаргарита Соколенко

2. Выстраиваем систему — достигаем целей

Важные, но не срочные задачи — это как раз те самые шаги, которые приводят к цели на долгой дистанции. Большие задачи, например, запуск собственного блога компании, можно декомпозировать на менее объёмные, и постепенно выполнять их. Так вы создадите устойчивую и понятную систему работы, где каждое действие имеет цель и результат.

3. «Делимся задачами: делегируем

Квадрант C помогает определить те задачи, которые можно передать другим членам команды. Это разгружает вас, а также развивает навыки и ответственность сотрудников,

4. «Я молодец или могу лучше»: анализируем насколько мы продуктивны

Благодаря анализу, вы поймете, сколько времени уходит на неважные дела, за счет чего можно повысить производительность работы.

Критерии задач по матрице Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра делит задачи на четыре квадранта, каждый из которых имеет свои особенности. Рассмотрим каждый из квадрантов.

«Сделать»

Квадрант A включает в себя срочные и важные задачи, которые нужно немедленно выполнить. Обычно эти таски прилетают внезапно, и если их не выполнить к дедлайну, то будут неприятные последствия — финансовые потери или ухудшение репутации. Примеры таких задач:

• Сдать проект клиенту;
• Провести встречу с партнерами;
• Подготовить отчет для инвесторов;

Чтобы сделать эти задачи, нужно максимально сконцентрироваться, это требует достаточно сил и быстрой реакции. Чаще всего мы склонны прокрастинировать эти задачи.

«Запланировать»

Квадрант B охватывает важные, но не срочные задачи. То есть те, которые влияют на долгосрочные цели и будущее. Например:

• Разработать стратегию и расписать планы;
• Обучить команду работе в новом сервисе;
• Подготовить отчёты и проанализировать данные, чтобы улучшить работу.

Закладывая время на работу над этими задачами каждый день, вы приближаетесь к значимым целям, и заодно, устраиваете профилактику стресса в будущем.

«Делегировать»

Квадрант C включает в себя срочные, но не важные задачи, которые лучше делегировать другим. Возможно, ваши сотрудники или коллеги лучше разбираются в этих задачах и сделают их быстрее. Решение какие-то задач из этого квадранта можно вообще автоматизировать. Примеры:

• Ответить на рутинные запросы, можно установить бота, который будет обрабатывать заявки, подключить интеграцию с почтой и т.д.;
• Организовать встречи или мероприятия;
• Выполнить стандартные процедуры.

Делегирование задач также развивает навыки команды и повышает эффективность.

«Избегать»

Квадрант D состоит из несрочных и неважных задач. Это всё, что больше отвлекает от работы, чем несёт пользу:

• Просмотр соцсетей без цели;
• Участие в непродуктивных созвонах, когда проблему можно решить за 5 минут.

Иногда полистать соцсети без цели полезно, так вы отвлекаетесь от работы, переключаете внимание. Но это точно не приоритетная задача, от неё скорее всего стоит отказаться в пользу более активного отдыха, например, прогулки.

Как использовать матрицу при планировании дел

Матрица Эйзенхауэра предоставляет несколько подходов к планированию, которые помогают эффективно управлять временем и ресурсами. Рассмотрим четыре ключевых подхода, которые можно применять в повседневной жизни и работе.

Подход №1. Экстренное реагирование на срочные задачи

Этот подход подразумевает немедленное реагирование на задачи из Квадранта A — срочные и важные дела. Как применять:

• Создавайте список срочных задач каждое утро или в конце рабочего дня;
• Убедитесь, что вы выделяете время для их выполнения и не отвлекаетесь на что-то попроще;
• Используйте тайм-трекеры, например, сервис Shtab, или метод «Помодоро», чтобы следить за временем работы и управлять своим вниманием и сосредоточенностью.

Этот подход помогает избежать стресса и паники в ситуации, когда сроки поджимают.

Подход №2. Личный приоритет

Второй подход заключается в том, чтобы сосредоточиться на задачах из Квадранта B — важных, но не срочных делах. Как применять:

• Запланируйте время в своем календаре для работы над важными задачами. Можно воспользоваться тайм-блокингом;
• Установите конкретные цели и дедлайны для выполнения этих задач;
• Регулярно пересматривайте свои цели и корректируйте планы в зависимости от изменений.

Сосредоточение на личных приоритетах помогает вам двигаться к долгосрочным целям.

Подход №3. Фиксация целей

Третий подход включает установку целей для задач из всех квадрантов. Это позволяет не только понимать, что нужно делать, но и почему это важно.

• Как применять:
• Определите SMART-цели (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) для каждой задачи;
• Записывайте свои цели и регулярно их пересматривайте;
• Используйте визуальные инструменты (например, канбан-доски или таймлайн), чтобы отслеживать прогресс.

Плюсы и минусы инструмента

Как и любой инструмент, матрица Эйзенхауэра имеет свои преимущества и недостатки. Рассмотрим их подробнее.

Плюсы

1. Простота использования. Матрица легка для понимания и применения. Даже новички в тайм-менеджменте могут быстро освоить ее;
2. Улучшение продуктивности. Помогает сосредоточиться на действительно важных задачах, что приводит к повышению общей продуктивности;
3. Гибкость. Позволяет адаптироваться к изменяющимся условиям и приоритетам, что особенно важно в динамичной бизнес-среде;
4. Визуализация задач. Визуальное представление задач в виде квадрантов помогает лучше осознавать свои приоритеты и планировать время.

Минусы

1. Субъективность оценки. Оценка важности и срочности может быть субъективной, что иногда приводит к неправильному расставлению приоритетов;
2. Игнорирование долгосрочных целей. Сосредоточение на срочных задачах может отвлекать от стратегического планирования и долгосрочных целей.
3. Необходимость регулярного обновления. Для эффективной работы матрицы требуется постоянный анализ и обновление задач, что может занять время.
4. Может привести к прокрастинации. Некоторые пользователи могут откладывать задачи из Квадранта B (важные, но несрочные), что может негативно сказаться на достижении целей.

Где собрать матрицу Эйзенхауэра

Создание и заполнение матрицы Эйзенхауэра не требует сложных инструментов или программ. Существует множество способов визуализировать задачи и организовать их по критериям важности и срочности:

• Блокнот или тетрадь. Это самый простой способ. Вы можете нарисовать матрицу на чистом листе, разделив его на четыре квадранта. Используйте разные цвета или шрифты для обозначения каждого квадранта, чтобы сделать распределение задач более наглядным.
• Доска. Меловая или магнитная доска позволяет легко изменять порядок задач и добавлять новые. Это особенно удобно для командной работы, когда все участники могут видеть общую картину.
• Microsoft Word или Google Docs. В этих редакторах можно создать таблицу с четырьмя ячейками, соответствующими квадрантам матрицы. Это удобно для совместной работы, так как документы легко редактируются, а также ими можно делиться с командой;
• Excel или Google Sheets. Эти программы позволяют не только визуализировать матрицу, но и использовать функции для отслеживания выполнения задач. Вы можете добавлять формулы для автоматического подсчета статусов задач.

Удобнее всего заполнять матрицу Эйзенхауэра в специальных и автоматизированных сервисах, таск-менеджерах:

• Shtab. Это многофункциональный сервис для управления проектами, который позволяет визуализировать задачи сразу в формате матрицы Эйзенхауэра, Календаря, Канбан-доски, Диаграммы Ганта, Списка. Внутри можно создавать подзадачи, устанавливать сроки, а также отслеживать время выполнения задач с помощью встроенного тайм-трекера.
• Todoist. Это приложение позволяет маркировать задачи по уровням приоритетности и фильтровать их по критериям важности и срочности;
• Evernote. В этом приложении можно настроить шаблон матрицы Эйзенхауэра и вести заметки по каждой задаче, что помогает сохранить всю информацию в одном месте;
• Яндекс.Трекер. Этот сервис позволяет проводить аналитику задач и учитывать время, что помогает лучше управлять проектами и контролировать выполнение задач.
• Bitrix24. Это комплексный инструмент для управления проектами и CRM-система. Bitrix24 позволяет создавать задачи, делегировать их команде и отслеживать выполнение в режиме реального времени.

Коротко о главном

Матрица Эйзенхауэра позволяет расставить приоритеты, планировать дела, делегировать задачи, оценивать продуктивность. Применяя ее на практике, вы сможете сосредоточиться на действительно важных делах, избегая ненужной суеты и стресса.