Как проектный институт визуализировал деятельность с помощью Shtab

О клиенте

АО «Сибирский проектно-конструкторский научно-исследовательский институт авиационной промышленности» («СИБПРОЕКТНИИАВИАПРОМ») работает на рынке проектирования с 1951 года, выполнив более 1000 заказов. Это один из ведущих проектных институтов авиаотрасли в России, который оказывает услуги по проектированию объектов высокой степени сложности.

Институт выполняет функции генеральной проектно-изыскательской организации и осуществляет комплексное проектирование зданий, сооружений и их комплексов в промышленности и гражданском строительстве (заводы, аэродромы, космодромы и т. п.).

Главный принцип компании в разработке проектов — это обеспечение высокой степени надежности, безопасности и энергоэффективности объектов строительства.

Среди клиентов корпорации, c которыми она работает на протяжении последних 30-40 лет, — ПАО «Объединенная Авиастроительная корпорация», Центральный институт авиационного моторостроения имени П.И.Баранова, АО «Опытно-конструкторское бюро им. А.С. Яковлева», ПАО «Научно-производственное объединение «Искра», ООО «Лукойл-Аэро» и т. д.

Для каких целей и задач институту нужен таск-трекер?

В таск-трекере мы мониторим задачи, поставленные инженерам-проектировщикам (разработчикам проектной и рабочей документации).

Также из-за большого объема проектов по таскам мы отслеживаем запросы исходных данных, чтобы в будущем на диаграмме Ганта увидеть фактически затраченное время на разработку проекта, его критический путь. И затем провести конструктивную ретроспективу и проработать решения, где бы мы могли улучшить свою работу.

Как искали сервис, на что обращали внимание при выборе?

До момента приобретения лицензии Shtab у электротехнического отдела и бригады бюро Главных инженеров проектов (PM) была практика эффективного использования канбан-досок, но тех, которые «ушли» из России. Тогда и возникла потребность в отечественном программном обеспечении.

Требования при поиске были такими – в сервисе обязательно должны были быть:

• Kanban;
• диаграмма Ганта;
• мониторинг загрузки конкретного исполнителя;
• расширенные настройки по сортировке проектов.

Также нам было принципиально, чтобы UX/UI были простыми и интуитивно понятными, чтобы порог входа для юзеров был максимально низким, а внедрение таск-трекера не требовало длительного обучения.

Сейчас в Shtab из нашей команды работают 45 человек, а именно: директорат, главные инженеры проектов (PM), электротехнический отдел, технологически-транспортный отдел и отдел водоснабжения и водоотведения.

В следующем году в планах привлекать к работе в сервисе остальные производственные отделы. Почему мы не подключили всех сразу? Наша сфера кардинально отличается от IT, контингент которого в основном пользуется таск-трекерами. Таким количеством хотим промониторить и понять, насколько пользование будет эффективным в нашей инженерно-строительной сфере и минимизировать риски.

Как «СИБПРОЕКТНИИАВИАПРОМ» использует Shtab?

Главный инженер проекта (PM), который определяет состав проектной документации (ПД), ставит на руководителей производственных отделов задачи со сроком, актуальными линками на оформление, составом проекта, исходными данными, наименованием и индивидуальным шифром раздела ПД.

Далее руководитель отдела определяет исполнителя или нескольких исполнителей, которые берут таск в работу и декомпозируют поставленную задачу на подзадачи или пункты чек-листа, отмечая выполнение в соответствии с готовностью. А также прикладывают все необходимые линки к документо-оборотной внутренней системе в организации, чтобы быстрее ориентироваться и сократить время на поиск данных для разработки.

Таким образом, руководитель отдела и PM наглядно видят, на каком этапе сейчас находится определенный раздел проекта. Они могут заложить буфер в календарный график, предсказать возможные риски и, конечно же, наблюдать за загрузкой исполнителей и по необходимости подключать или отключать от карточек.

Сортировка задач по отделам (пример доски электротехнического отдела):

Декомпозиция таска по пунктам и подзадачам с описанием и ссылками на внутреннее ПО документооборота:

Доска конкретного проекта с запросами исходных данных и статусами разделов ПД:

Какие есть пожелания по развитию Shtab?

Конечно же, мы очень ждем полноценную диаграмму Ганта, Desktop-приложение, так как с браузерной версией не можем до конца раскрыть потенциал Shtab, касательно производительности и уведомлений. Еще хотели бы увидеть фичу с возможностью выделять подзадачу в отдельную задачу, не отрывая ее от родительской.

Желаем Shtab процветания и бесконечного развития, так как ниша таск-трекеров в России освободилась с недавнего времени!