Борьба с прокрастинацией: как помогает таск-трекер

Вы открыли эту статью, чтобы отвлечься от работы или найти решение, как перестать откладывать дела? :) В прокрастинации нет ничего криминального — во многом это часть нашей природы. Более 70% работников так или иначе испытывают желание отложить дела. Отодвинуть рутину или наскучивший отчет, чтобы немного расслабиться и переключиться порой даже полезно.

Но когда вы понимаете, что это желание становится слишком частым, а периоды на «отдых» — непозволительно длинными, пора уделить этому внимание.

В этой статье мы рассмотрим прокрастинацию в контексте управления проектами.  Это та сфера, где отсрочка выполнения задач грозит провалом всего проекта. Разберемся с причинами этого явления, его влиянием на продуктивность и командную работу, и обсудим, как система управления задачами поможет в борьбе с прокрастинацией.

4 признака прокрастинации

Не всегда просто отличить здоровый перерыв между задачами и откладывание дел на потом. Это 4 признака, которые явно намекают: «Пора что-то менять»:

• Вы ищите способы избежать работу над ключевым проектом. Навязчиво проверяете соцсети, переписываетесь с коллегой вместо работы над отчетом или идете за 3-ей кружкой кофе на кухню. Такие решения — классика в мире прокрастинаторов. При этом вы понимаете, что у вас есть важная работа, но стараетесь «оградить» себя от неё всеми способами.

Когда мы прокрастинируем — мы не отдыхаем

• Вам всё время не хватает времени, чтобы успеть до дедлайна. Вы в последнюю минуту судорожно выполняете задания, вам всегда некогда взять больший объём задач. Для вас не исключение, когда вы откладываете задачу, а приступив к ней за день до сдачи, вдруг понимаете, почему ее поставили две недели назад.
• Ваш начальник и коллеги постоянно присылают вам напоминания. Если вы не передаете дела своим коллегам тогда, когда они этого ожидают, скорее всего, дело в прокрастинации.
• Уборка становится такой интересной. «Прямо сейчас мне надо полить цветы и вытереть пыль на книжной полке, а потом на шкафу и подоконнике...» — если это не ваши рабочие задачи, то лучше оставьте эти мысли до вечера или выходных.

Почему хочется отодвинуть работу: причины прокрастинации

По сути, причин может быть много, и они могут сильно отличаться. Однако, есть некоторые общие факторы, которые провоцируют прокрастинацию.

Во-первых, это перегрузка задачами. Когда перед нами стоит слишком много тасков, мы часто начинаем чувствовать себя подавленными и перегруженными. Мы не знаем за что взяться в первую очередь, поэтому отодвигаем или вовсе игнорируем задачи.

Во-вторых, страх неудачи. Боязнь ошибиться или не соответствовать ожиданиям — серьезное препятствие для многих. Даже если задача вполне посильная, мы не торопимся ее выполнить.

И последнее, но не менее важное, — это отсутствие мотивации. Если задача кажется скучной или неинтересной, часто бывает трудно заставить себя приступить к работе.

Подробнее о видах и причинах прокрастинации, ее отличиях от лени читайте в другом нашем материале.

Последствия прокрастинации

По данным исследования, опубликованного в журнале Frontiers in Psychology, около 20% взрослых людей страдают от хронической прокрастинации. Это влияет на способность эффективно управлять временем и вниманием и справляться с работой.

В командной работе последствия могут быть еще более разрушительными. Один специалист не выполнил свои обязанности по проекту — работа второго специалиста зависела от первого, поэтому он тоже ничего не сделал. Как итог — сорванный сроки, плохая репутация в глазах клиентов.

Прокрастинация может быть и не такой явной.

Иногда сотрудник отсиживается на работе, выполняя необходимый минимум для того, чтобы его не уволили. Это поведение называется «тихим увольнением», одна из его причин — прокрастинация.

Роль системы управления задачами в борьбе с прокрастинацией

А теперь хорошие новости. Прокрастинация — не приговор. Это проблема, с которой можно и нужно бороться.

Если из-за нее вы чувствуете фоновую тревожность и проблемы в коммуникации, лучше обратиться к психологу. Поскольку причиной прокрастинации могут быть психологические проблемы.

Отличное дополнение к работе над собой и внутренними причинами — система управления задачами и рабочим временем.

Во-первых, таск-менеджеры позволяют структурировать задачи. Большой проект можно разбить на множество маленьких заданий (подзадач, пунктов в чек-листе), каждое из которых будет казаться менее пугающим. Это снижает уровень стресса и увеличивает мотивацию к выполнению задач, а также помогает управлять страхом неудачи.

Когда вы будете отмечать каждый небольшой шаг, вы будете чувствовать удовольствие, а мотивация — повышаться.

Во-вторых, системы управления задачами помогают в визуализации прогресса. Ничто так не мотивирует, как возможность видеть свои достижения. Когда вы наблюдаете, как таски выполняются один за другим, например, на канбан-доске, вы чувствуете, что двигаетесь вперед, и это дает дополнительный стимул к работе.

И, наконец, системы управления задачами отлично справляются с установкой сроков. Дедлайны — это сильный мотиватор. Они помогают оставаться сфокусированными и соблюдать план. Сроки должны быть достаточно строгими, чтобы держать вас в тонусе, но достаточно гибкими, чтобы не вызывать стресса.

Не забывайте про отдых. Он также важен, как и работа. Запланируйте время для релаксации без соцсетей и новостных лент.

Борьба с прокрастинацией — это процесс. Не ожидайте мгновенных результатов и не бойтесь экспериментировать, чтобы найти то, что работает для вас.

Выводы

В этой статье мы рассмотрели прокрастинацию в контексте управления задачами и обсудили, как таск-менеджер может помочь нам в борьбе с прокрастинацией. Надеюсь, эти советы и рекомендации помогут вам стать более продуктивными и перестать откладывать на завтра то, что можно сделать сегодня.

О других, нестандартных способах борьбы с прокрастинацией читайте по ссылке.