Съешьте лягушку: 10 методов повышения продуктивности в работе

Не понаслышке знаю, как бороться с прокрастинацией, поддерживать не только собственную продуктивность, но и заряжать большую команду агентства, а также ежедневно находить силы для ведения собственных проектов.

Александр Стихарев

CEO Shtab

Люди — не роботы. Часто бывает так, что любая работа даже самая любимая приводит к выгоранию, рутина изводит, а простейшую задачу можно вообще растянуть на 5 часов вместо одного. Помните, что продуктивность напрямую связана с результатом. Как же её повысить или не растерять совсем?

Делюсь лайфхаками для специалистов digital-компаний для продуктивности, которые помогают мне и, надеюсь, помогут вам справиться с рутиной на работе.

1. Фокус на важном

Чтобы сфокусироваться на таске, надо убрать лишние уведомления и отключить бесконечный поток новостей — почту и мессенджеры проверять в строго запланированное время.

В течение рабочего дня мне помогает режим DND («не беспокоить») на телефоне. А ещё я плачу за софт Who Calls, который блокирует спам-звонки.

Всё это нужно, чтобы не сбивать фокус. Каждое переключение контекста требует до 30 минут на восстановление концентрации. Непозволительная роскошь.

2. Награда за успехи

Когда много работал на удалёнке, я практиковал короткие перерывы на YouTube/сериалы/игры/еду. Маленькие вознаграждения за проделанную работу. Это повышает мотивацию делать задачи быстро и качественно.

Главное здесь не заниматься самообманом — всегда помните, ради чего делаете задачу, и не делайте себе поблажек без оснований.

3. Свой режим работы

Всех нас приучали к режиму с детства. И в этом есть плюс для поддержания продуктивности — режимным людям проще включиться в работу, когда это нужно.

Найдите свой личный режим и следуйте ему, учитывайте биологические пики активности, чтобы на это время ставить задачи, требующие максимальной концентрации.

4. Хобби

Не поверю, что не найдётся пары часов в неделю для регулярных занятий любимым делом. Хобби улучшает настроение и неплохо разгружает голову. Летом можно ездить на самокате или рисовать на природе. Осенью/зимой поиграть в футбол с коллегами (кстати, мы в агентстве практикуем пару раз в месяц по пятницам).

5. «Нет!» многозадачности

Многозадачность — это не всегда здорово. Она вредит в моменты, когда нужен рывок по конкретному таску/проекту. В таком случае лучше настройтесь и просто сделайте это. Если надо, предупредите коллег, чтобы не отвлекали вас, наденьте наушники. И помните про пункт №1.

Советую также почитать книгу «Найди время. Как фокусироваться на главном». Она не про то, как успевать делать больше, а как ежедневно находить больше времени на важные именно для вас вещи.

6. Распределение задач с помощью матрицы Эйзенхауэра

Зачастую мы делаем абсолютно не те задачи, которые ведут к цели. Чтобы этого не происходило, делите их на важные/неважные и срочные/несрочные. Поможет в этом матрица Эйзенхауэра.

Заключается метод в том, что задачи распределяются по квадрантам: по убыванию срочности, а затем — важности. Важные и срочные задачи делаем в первую очередь. То, что может подождать — во вторую. Это помогает двигать проект к намеченной цели самым коротким путём.

Мне самому нравится этот инструмент, поэтому мы внедрили его в Shtab. Карточки задач можно легко перемещать между 4 окнами: Важно и Срочно, Важно и Несрочно, Неважно и Срочно, Неважно и Несрочно. С таким распределением всегда ясен приоритет. Даже без погружения в каждый таск по отдельности.

7. «Поедание лягушек»

«Лягушки» — это самые неприятные обязанности или задачи, которые делать не хочется, но нужно. Если выполнить их в первую очередь, то все оставшиеся воспринимаются легче.

Здесь есть прямая связь с матрицей Эйзенхауэра. Например, в начале рабочего дня мы отвечаем на все сообщения из почты (ежедневное, рутинное и не всегда приятное задание, но при этом — важное и срочное). Зато потом с удовольствием можно приступить к большой и хорошей задаче.

8. Декомпозиция

Этот метод помогает совладать с объёмными тасками. Возьмите задачу и наглядно детализируйте её, разделите на подзадачи или составьте чек-лист. От общего к частному. От сложного к простому. Так, даже самая неподъёмная, на первый взгляд, задача уже не будет казаться таковой.

Декомпозировать важно, чтобы понять, что и в каком порядке делать, точнее оценивать сроки.

9. Ежедневное планирование

В конце рабочего дня или перед сном спланируйте следующий день. Вспомните, что не успели сделать, какие «хвосты» осталось подбить, какие задачи можно подвинуть, а какие надо сделать срочно.

Самое главное в планировании на день — указывать конкретику. Не просто с 10 до 19 часов поработать, а расписать конкретный план действий. С 10 до 12 часов – совещания, с 12 до 13 часов – разбор почты и мессенджеров и т. д. Таким образом, вы не будете начинать рабочий день с мешаниной в голове.

Помните: ваш план не должен быть идеальным и выполняться на 100%. Всегда может что-то пойти не так: пробки на дорогах, затянутые встречи и т. д. Добавьте резервные блоки (достаточно 15-20 минут). Нет ничего более демотивирующего, чем идеальный план, который не выполняется.

10. Все задачи в одном месте

Проекты ведёте в Jira? Календарь ведёте в Google? Таски создаёте и обсуждаете в Trello? Рабочие вопросы решаете в Telegram? Финансы считаете в Таблицах?

Это перегружает вас кучей лишней информации и массой лишних действий. Работайте в одном сервисе, например, в таком как Shtab. Так вы и время сэкономите, и разгрузите мозг от ненужного хлама.

Подытожим

На продуктивность влияют такие факторы, как:

• Прокрастинация;
• Недостаток сна;
• Отсутствие тайм-менеджмента;
• Плохая самоорганизация;
• Отвлекающие факторы.

Чтобы бороться с ними, применяйте описанные выше методы. А ещё ставьте цели. Обозначайте сроки. Расписывайте свой день или сразу неделю, сравнивайте результаты с предыдущими днями. Любое дело требует системности.

Что касается рабочих процессов, систематизируйте все задачи в одном цифровом пространстве — в них будет проще ориентироваться. Если для этого вы выберите Shtab, и в работе у вас возникнут какие-либо вопросы, вступайте в наше комьюнити в Telegram. Я лично отвечаю на большинство запросов и постараюсь помочь вам с вашей возможной проблемой.