Секреты успешной работы на удалёнке: как выбрать правильные инструменты и настроить командную работу
Расскажем о том, как наладить сплочённую работу команды и какие для этого инструменты полезны
Современные бизнесмены не догадываются, как им повезло. Теперь, чтобы собрать команду и организовать работу, даже не надо арендовать офис! Для этого есть онлайн.
Но тут-то и засада: работая строго на удалёнке или с командой, разбросанной по миру, надо организовывать гибкую систему. Ребятам, находящимся вне стен офиса, может быть сложно действовать сплочённо и видеть общую картину по проектам. Если рабочие моменты не отлажены, результаты будут оставлять желать лучшего.
Звонить каждому по тысяче раз, общаться со всеми разом – малоэффективно и отнимает кучу времени. Да и многие ещё не отошли от Zoom-коллов времён пандемии коронавируса. Сейчас уже после третьего созвона за день хочется закрыть ноутбук и спрятать его от самого себя. Именно поэтому существуют нехитрые, но действенные советы и, конечно же, специальные сервисы, без которых работа в удалённом режиме – путь в никуда.
В этой статье поговорим о том, как наладить сплочённую работу команды, чтобы она:
- Понимала свои задачи и цели;
- Всегда успевала с дедлайнами;
- Работала на максимальных мощностях.
А ещё в статье найдёте подборку софта – это станет вашей волшебной таблеткой для отстройки рабочих процессов и контроля за прогрессом каждого из специалистов.
«Да» гибкости, «нет» навязыванию
После того как пандемия COVID-19 отступила, компании стали массово возвращать своих сотрудников в офисы. Однако многим этот шаг не по душе: сотрудники «Твиттера» начали подавать заявления об увольнении после предписания перейти на офисный режим работы. Даже Илон Маск был вынужден смягчить свои требования.
Однако, боссы компаний продолжают настаивать на физическом присутствии своих спецов в офисах, полагая, что это улучшит их работоспособность и креативное мышление. Например, гендир Amazon недавно разослал своей команде письмо, в котором указал, что начиная с мая 2023 года сотрудникам необходимо перейти на гибридный формат и проводить в офисе не менее 3 дней в неделю. Удивитесь, но этот шаг также вызвал шквал негодования.
На самом деле, тут ведь не угадаешь, кому как удобнее: одним идеально в офисе, другим – на удалёнке. В любом случае, выполнять задания, составлять отчёты и общаться между собой им придётся в одном виртуальном пространстве. Олдскульный бизнес, типа заводов, сейчас выносим за скобки.
Крупные компании используют около 211 (!) разнообразных сервисов и программ для работы. Такая технологическая перегрузка — ещё одна причина выгорания на работе. Вот почему важно выбрать удобный, универсальный и понятный софт, который не будет доводить спецов до нервного тика. Об этом мы поговорим чуть позже.
Первый и главный компонент эффективной работы на удалёнке – налаженная коммуникация и соблюдение нехитрых правил.
Как управлять командой на удалёнке
Сначала уточним, какую команду считать удалённой, какую — распределённой. Иногда в этой терминологии у людей бывает путаница.
Удалённая команда – это когда сотрудники трудятся не в офисе, но иногда могут его посещать. Обычно у такой команды есть физическое место встреч.
Распределённая команда – это когда ребята в коллективе работают из разных уголков планеты, будь то офисы в Москве с филиалами в Питере или вообще кафешка на Бали. Сотрудники распределённых команд могут вообще не встречаться и не ходить в офис, а иногда даже офиса как такового не существует. Например, у команды Shtab офис в центре Питера, но при этом есть специалисты, работающие в Турции.
В чём кайф работать с удалёнными или распределёнными командами?
Но и такие работники могут потеряться в процессе, если не привить своей команде определённые правила.
Не быть «Большим братом»
Вы, конечно, можете «дышать в затылок» своим подчинённым, но это давно устаревший метод работы. Следующие советы помогут наладить взаимодействие в команде, научиться доверять и оптимизировать бизнес-процессы:
Знание — сила: делитесь информацией
Не жалейте времени и опишите всё, что нужно знать о вашей компании/проекте. Укажите миссию, ценности, портрет целевой аудитории и коммуникационную стратегию.
Почему это важно? Такие материалы помогут всей команде работать в одном ритме и быстро адаптировать новичков. А вам не придётся тратить время на то, чтобы объяснять всё по несколько раз.
Чёткие роли и ожидания: сделайте так, чтобы каждый знал, что делает и для чего
Важно, чтобы каждый спец в команде знал свою зону ответственности и чётко понимал, что от него ожидается. Чтобы это было понятно всем, распишите подробные должностные инструкции в общем сервисе. Например, маркетолог занимается настройкой и запуском рекламы, дизайнер — креативами для этой рекламы, а копирайтер — текстами.
Прозрачность — это ключ от всех дверей: создавайте доверительные отношения
Прозрачное управление подразумевает, что нужно честно и открыто общаться со своей командой.
Важно также не обесценивать трудные ситуации и делиться успехами с командой. Это помогает мотивировать сотрудников и воодушевлять их на новые свершения.
Например, можно рассказать о том, что благодаря усилиям всей команды, проект был реализован вовремя и принёс больше прибыли. Или что пост, который подготовили дизайнер, копирайтер и SMM-щик, набрал рекордное количество лайков. Недавно наш маркетинговый отдел рассказывал команде о том, что кейс Shtab вошёл в шорт-лист на премии Workspace и отмечал тех, кто внёс особенный вклад в это событие.
Такой подход к работе поможет вашей команде лучше понимать, как их труд влияет на успех компании. И это, в свою очередь, будет мотивировать их.
Не только тимбилдинг: создайте единую командную атмосферу
У сотрудников распределённых и удалённых команд может не быть ощущения принадлежности к одной команде. Как это исправить? Предлагаем ставить перед ними совместные задачи, где каждый сможет проявить свой потенциал.
Главное — не заставлять сотрудников участвовать в таких движухах, всё должно быть добровольным.
Цель неформальных чатов — сплотить людей, повысить доверие в команде и убрать напряжение, которое может мешать прорывным идеям и креативу.
И ключевое — необходимо использовать инструменты для совместной работы. Мы тут всё-таки бизнесом занимаемся, а не кружок по интересам поддерживаем.
По данным Economist Intelligence Unit, производительность команды зависит от ПО, которым они пользуются.
Сводные отчёты помогут лучше планировать проекты и задачи, а трекер времени с уведомлениями напомнит о необходимости работать :)
Существует множество сервисов для управления проектами и задачами, доступных в России. Расскажем о некоторых из них:
Shtab — это готовое решение для управления проектами, которое облегчит жизнь любому менеджеру. В нём есть встроенный тайм-трекер и возможность раскидывать таски по приоритету, статусам и исполнителям. Вы можете отображать задачи в формате канбан-доски, календаря, списка и матрицы Эйзенхауэра, а также делиться карточками с клиентами.
С помощью скриншотов экрана сотрудников и автоматических отчётов об активности, вы всегда будете в курсе происходящего в команде. Помимо этого есть интеграция с Telegram и Google-календарём, гибко настраиваемая система уведомлений и многое другое.
Monitask — это сервис для мониторинга продуктивности сотрудников. Он позволяет отслеживать переработки и мониторить сайты и приложения, которые во время рабочего времени посещают сотрудники.
В Monitask есть встроенный тайм-трекер и интеграция с CRM/ERP-системами. Безопасность тоже на высоте благодаря двухфакторной авторизации.
Teamly — это платформа для совместной работы и управления знаниями. Она имеет полноценную рабочую среду, где можно сохранять и совместно редактировать материалы.
Teamly упрощает онбординг новичков в компании, позволяет создавать тесты для сотрудников и имеет личные кабинеты сотрудников с подробным планом развития.
Webasyst — это таск-менеджер для бизнес-команд. Он наводит порядок в задачах компании и позволяет управлять проектом, сроками и следить за эффективностью сотрудников.
В Webasyst есть канбан-доска, возможность открытия обсуждений и добавления комментариев. Вы также можете видеть историю изменений по каждой задаче, использовать интеграцию с Git и настраивать задачи по приоритетам. Кроме того, здесь есть сводные отчёты по активности сотрудников.
Upservice — облачная система для B2B компаний, которая предлагает несколько бизнес-решений, включая управление проектами. Здесь можно сортировать задачи по приоритету, быстро искать нужную информацию, получать автоматические отчёты о работе сотрудников и напоминания о делах.
В системе также есть трекинг времени, хранилище файлов и карточки с информацией о сотрудниках, доступна CRM-система.
Neactor — это система для управления бизнес-процессами и работы компании, которая помогает организовать все процессы, связанные с оперативной и управляющей деятельностью, а также back-офисом. В системе можно вести учет клиентов, сделок, заказов и управлять персоналом, включая подбор и согласование отпусков и отгулов. Сотрудникам можно ставить задачи в режиме Канбан, а также создавать и согласовывать документы. Neactor интегрируется со множеством сервисов для документов, виртуальной телефонии, 1С и т.д.
Projecto — это простая система управления сложными проектами, которая позволяет планировать события и вести протоколы. В системе сохраняется история изменений по задачам, событиям и действиям, есть статистика по сотрудникам.
Для документооборота можно создавать и согласовывать документы. Задачи отображаются на канбан-доске, диаграмме Ганта, в формате тайминга целей и задач. Для обмена сообщениями сотрудниками есть внутренний чат.
Краткое резюме
Работа на удалёнке — это не утопия и не дело завтрашнего дня. Это прекрасный способ для организации деятельности команды уже сегодня. Для спецов это возможность гибкого графика и экономии времени и денег на дорогу до офиса, для предпринимателя — отсутствие необходимости аренды офиса и способ привлечь талантов из других городов без спонсирования их перевозки.
Главное — умно подходить к организации работы такой команды, чтобы сотрудники понимали свои цели, стратегию компании и требования руководства. Только так можно достигать высоких результатов и построить сплочённый коллектив. Ну и выбрав подходящий софт ;)
