Оценка эффективности и продуктивности: что важнее и как повысить показатели

Вы относите себя к продуктивным или эффективным людям, а они приносят вас обратно? Для многих покажется странным, что две эти характеристики не взаимозаменяемые. Поэтому, когда менеджерам, сотрудникам нужно их измерить, появляются сложности.

Что означает продуктивность, а что — эффективность? Как правильно их считать? Отвечаем на эти вопросы в статье. Это поможет вам не сливать бюджет, нанимать подходящих сотрудников и лучше распределять ресурсы.

Что такое продуктивность

Продуктивность показывает, сколько вы сделали (товаров, услуг) за определенное время.

Её легко измерить, поэтому многие компании ставят во главу угла именно продуктивность. Менеджеры рассчитывают этот показатель, замеряя, сколько задач выполняет один сотрудник за свои рабочие часы.

Что такое эффективность

Эффективность — это когда вложили минимум (времени, денег), а получили максимум (качественный результат, которым доволен заказчик).

Что можно считать высокой эффективностью? Когда вы сделали крутой проект за 10 часов вместо 15, потому что вы доверили задачу опытному профессионалу, не нагружали его дополнительными рутинными задачами, чтобы не отвлекать.

Продуктивность — количество, эффективность — качество

Интересно, что продуктивные специалисты не обязательно будут эффективными. Это как?

Например, если продавец работает 50 часов в неделю, чтобы достичь выработки, он продуктивен, но не эффективен. И наоборот, если другой продавец занят 30 часов в неделю и достигает чуть меньшей выработки, то он эффективен, но не продуктивен.

Для точной оценки эффективности и продуктивности нужно измерить оба показателя.

Как рассчитать продуктивность и эффективность

Показатели продуктивности полезны, но они дают только знание о том, как отдел справляется со своей рабочей нагрузкой.

Менеджеры отслеживают, насколько персонал продуктивен, когда считают, сколько товаров/продаж сделал сотрудник за рабочее время. Чтобы правильно рассчитать продуктивность , нужно разделить общие результаты на общие исходные ресурсы.

Для расчета эффективности надо разделить время, которое обычно требуется для завершения проекта, на время, которое реально затратили на него члены команды.

Например, один дизайнер тратит свою неделю на выполнение десяти проектов для клиента. Такой результат может считаться высоким в среднем по коллективу.

Но, если дизайнер работал над проектом в спешке, клиенту может не понравится результат.

При этом другой дизайнер выполняет четыре проекта за то же время, но все эти проекты клиент принимает почти без правок.

Возникает вопрос: кто из дизайнеров произвел больше?

Ответ: тот, чьи проекты были согласованы без серьезных замечаний. Этот сотрудник выдал больше качественных результатов.

Получается, лучше иметь четыре отличных проекта, чем десять некачественных.

Что важнее: делать средне по качеству, но много или делать мало, но круто

Чаще всего эффективность важнее продуктивности. Ведь качество превыше объёма выполненных задач. Зачем много текстов, если они неинтересные и нечитабельные? Больший результат принесут практичные, полезные и увлекательные материалы. Но оба показателя важны, чтобы проверить результативность сотрудников.

Многие руководители и коллективы стремятся к высокой продуктивности. Насколько это обоснованно? Фактически этот показатель не всегда важен, однако при отслеживании результатов он все равно необходим.

Продуктивность показывает примерное количество выполненных задач, а эффективность уточняет, насколько успешно сотрудник может справиться с ними.

В 2020 году Hubstaff провели исследование продуктивности для своих клиентов. Оно показало, что средний уровень активности персонала составлял 49,6%.

С одной стороны, это число показывает, что технически они проводят немного времени за работой. В цифрах это выглядит непродуктивно.

Но за это время они приносили результат и получается, что достигли поставленных целей, используя меньше половины рабочего времени. Выходит, они работают чрезвычайно эффективно.

К сожалению, многие руководители упускают из виду эффективность и отслеживают только продуктивность. Хотя, если компания начнет собирать детализированные данные, она сможет, например, прогнозировать расходы на сверхурочные.

Почему эффективность важна для бизнеса

Вы когда-нибудь слышали фразу «работай умно, а не долго»? Эффективность и есть воплощение этой концепции.

Может ли эффективный сотрудник повысить свою продуктивность? Да, если научится грамотно расставлять приоритеты, освоит тайм-менеджмент и поймет, насколько его работа важна.

Руководители должны направлять членов команды, чтобы они сосредоточились на эффективности и качестве работы, а не на создании бесконечных бессмысленных проектов.

Количество и качество различаются. Если вы создаете сырье или базовые продукты для других компаний, то количество, конечно, важнее. Если это не ваш случай, то на первый план выходит качество.

Судить о сотрудниках только по объему часов, а не по эффективности их работы в эти часы, просто не имеет смысла. Лучше сосредоточиться на том, что помогает команде завершать проекты качественно с наименьшими затратами. Лучше меньше, да лучше.

В таск-трекере Shtab вы можете отслеживать и повышать командную эффективность и производительность в работе с помощью сводных графиков. Для этого в Shtab есть настройка задач по проектам и приоритетам. Каждый сотрудник сможет выбрать удобное ему отображение задач: классическая agile-доска, список, матрица Эйзенхауэра и календарь.