Екатерина Гуревич — руководитель отдела управления проектами в группе агентств Fake, HYG и Make. Она рассказала, как они с руководителем искали замену ClickUp, перебрали разные сервисы и в итоге перешли на Shtab. Теперь ведут в нем проекты трех агентств, хранят документы и управляют задачами в одном пространстве.
О компании
Наша группа агентств объединяет три направления: креатив, дизайн и видеопродакшен.
Особенность наших проектов в том, что они часто затрагивают сразу несколько направлений. Например, придуманная креативщиками идея уходит к дизайнерам на оформление и одновременно попадает в продакшен на съемку ролика. Поэтому задачи приходится дублировать между рабочими пространствами. Такой формат помогает нам брать комплексные заказы и закрывать все потребности клиента внутри группы агентств: от разработки концепции до финального продукта.
Как работали до перехода на Shtab
Мы начинали в ClickUp. Сервис был удобный, пока не пришлось заходить через VPN. Из-за этого постоянно возникали трудности: то не зайдешь вовремя, то что-то зависнет — и работа всего проекта тормозилась.
Пробовали переходить на другие сервисы. Один был перегруженным, половину функций мы бы не использовали, второй оказался неудобным, третий не подошел под наши процессы. Везде чего-то не хватало: или задачи выглядели громоздко, или статусы непонятно как настроить под себя.
Мы искали систему, в которой новый сотрудник сможет быстро разобраться без долгого обучения. Инструмент, который помогает команде работать спокойно и понятно, без лишних сложностей и обходных решений.
Почему выбрали Shtab
Shtab понравился тем, что всё выглядит просто и понятно. Интерфейс не перегружен, статусы настраиваем так, как удобно нам, задачи легко распределять по команде.
Когда мы впервые посмотрели, как работает Shtab, стало ясно, что эта система близка нам по духу. Всё по делу, без лишних наворотов, и сразу видно, что можно настроить под разные агентства внутри группы. Это сильно подкупило.
Для нас было важно и то, что сервис стоит дешевле западных аналогов. Получается и удобно, и выгодно. Поэтому выбор оказался очевидным: решили перейти на Shtab и попробовать его в работе.
Как организовали работу трех агентств
Сейчас Shtab — это наша основная рабочая среда. Мы используем ее для управления проектами в трех агентствах. У системы есть сильные стороны и моменты, которые мы подстраивали под себя. Расскажу подробнее, как именно мы работаем и что используем каждый день.
✅ Разделение по агентствам. У каждого агентства свое пространство, чтобы не смешивать задачи и видеть, где какие проекты в работе:
- Fake занимается брендингом, контентом, видеопродакшеном и спецпроектами.
- HYG — дизайн-агентство, которое создает визуальные решения, иллюстрации, 3D-анимацию и моушен-дизайн.
- Make разрабатывает, продвигает и поддерживает цифровые продукты.
В дополнительных пространствах ведем внутренние отделы и процессы — например, «Операционка», «HR-процессы», «Проджекты», «Отдел денег». Это помогает разграничить внешние клиентские проекты и внутренние задачи.
В каждом агентстве мы настроили одинаковые статусы задач. Это помогает командам не путаться и сразу понимать, на каком этапе находится проект. Если сотрудник переходит из одного агентства в другое, ему не нужно заново привыкать к структуре: порядок и названия этапов совпадают.
✅ Коммуникация между командами.Основное общение с клиентами и между агентствами идёт в Telegram — так быстрее согласовывать задачи и обмениваться файлами. Но все финальные версии и статусы фиксируются в Shtab. Это позволяет держать в системе только актуальные данные, а не тонны переписок.
Мы используем Shtab как трекер, а не как чат. Он помогает не потерять задачи, даже если обсуждение шло в мессенджере.
✅ Дублирование задач. Если проект идет параллельно в нескольких агентствах, карточка с задачей появляется в каждом из них. Все данные в ней остаются одинаковыми: название, сроки, ответственные, статусы и прикрепленные файлы. Благодаря этому команды работают синхронно: изменения, сделанные в карточке командой одного проекта, сразу видны и в другом проекте.
✅ База знаний и документы. В системе мы храним контакты клиентов, внутренние процессы, договоры и приложения. Для важных файлов сделали блокировки, чтобы никто случайно не стер. Это удобно: всё под рукой и не нужно искать в переписках.
✅ Контроль загрузки и сроков.В Shtab видно, какие задачи находятся на ком, и в каком они статусе. Это помогает равномерно распределять нагрузку между командами Fake, HYG и Make.
Например, если у дизайнера из HYG перегруз, задача может перейти в Fake — метка и дедлайн при этом сохраняются.
Кроме того, система автоматически предупреждает, когда дедлайн приближается, — уведомления приходят на почту и в Telegram.
✅ Уведомления. Нам нравится, что система напоминает о дедлайнах. Уведомления приходят и на почту, и в телефон, так что задача не потеряется. Сначала они были перегруженные и путаные, но после обращений в поддержку их доработали — стало удобнее.
Мы видим, что в Shtab есть моменты, которые можно улучшить: хотелось бы более удобные подзадачи, автоматическое дублирование задач по меткам, встроенную CRM и диаграммы Ганта на базовом тарифе, стабильную мобильную версию. Но важно, что техподдержка всегда на связи и быстро помогает решать вопросы, поэтому работать с системой комфортно.
✅ Учёт времени. Когда в Shtab появился трекер, команда начала отслеживать, сколько времени уходит на разные этапы — от идеи до финальной сдачи. Это помогло точнее оценивать трудозатраты и выстраивать графики производства.
Сейчас трекинг частично ведем вручную — через таблицы, но сам функционал помогает видеть динамику и вовремя корректировать сроки.
Какие результаты получили
Мы собрали все агентства в одной системе и настроили процессы так, чтобы каждый сотрудник видел, что делать и в какие сроки. Теперь мы управляем проектами прозрачно: ставим задачи, меняем статусы, переносим карточки между агентствами и синхронизируем работу команд. Еще из плюсов:
- В Shtab ведём весь документооборот — договоры, приложения, контакты клиентов. Для важных страниц включили блокировку от редактирования, чтобы избежать случайных удалений.
- Благодаря дублированию карточек и меткам проекты, в которых участвуют несколько агентств, больше не теряются — изменения видны сразу во всех пространствах.
- Новым сотрудникам теперь достаточно двух дней, чтобы освоиться в системе: структура интуитивно понятна, а статусы едины во всех агентствах.
Когда встречаем баги или неполадки, быстро связываемся с техподдержкой. Они отвечают оперативно, помогают настраивать систему и учитывают наши предложения. Благодаря этому мы не останавливаем работу и продолжаем развивать процессы.
