Кейс Tomoru: как Shtab заменил нам 2 зарубежных сервиса и сделал работу 150 человек прозрачной

История команды Tomoru, которая организовала слаженную работу 150 сотрудников в сервисе Shtab. Константин Седых, кофаундер, IT-директор и инвестор компании поделился, как Shtab заменил им два зарубежных сервиса Asana + HubStaff, кратно сэкономив бюджет.

О компании

Мы в Tomoru разрабатываем голосовых роботов, которые делают бизнес эффективным. Разговорный AI нужен для найма, продаж, техподдержки, организации ивентов. Среди наших клиентов — Skillbox, СДЭК, Этажи, Алгоритмика и др.

За 3 года мы выросли более чем в 70 раз. А за 2 года «прыгнули» с 30 до 180 сотрудников в компании. В какой-то момент мы поняли, что классический найм себя не оправдывает, и дополнительно запустили сайд-проект Tomoru Team — плод любви hh.ru и механики Tinder, показывает кандидатов, которые точно подходят работодателю. Сейчас в нашем HR-отделе 5 человек, благодаря сервису, они могут проверять более 10 тыс. кандидатов.

Как пришли в Shtab

Раньше мы работали в Asana, которая была «мутантом» в связке с Hubstaff для трекинга времени и ERP для управления ресурсами. Первая попытка перейти в Shtab была в 2022 году, когда зарубежные компании массово покидали российский рынок. Тогда сервис не мог закрыть все потребности нашей команды. Но мы познакомились с фаундером и техническим директором и периодически делились пожеланиями относительно разработки.

Спустя 2 года наблюдения за проектом я понял, что Shtab дорос, но у нас не было ресурса, чтобы перевести в него 180 человек. А когда в марте 2023 года пришло письмо от Asana о том, что они удаляют аккаунты и уходят, мы всё же решились на переезд в Shtab.

Для нас в новом таск-трекере были важны подзадачи, возможность добавлять больше одного исполнителя, настраивать гостевой доступ, разграничивать уровни доступа (это была наша боль в Asana).

В Shtab более гибкие настройки, встроенный трекер времени и при этом адекватная стоимость по сравнению с Asana + Hubstaff. Сейчас мы полноценно используем Shtab: перевели все проектные команды, создали папки и рабочие пространства.

Как организовали рабочее пространство в Shtab

У нас распределенная команда из 150 человек, все они работают в Shtab. Это:

• две команды разработки (прикладная и разработки продукта),
• отдел продаж,
• отдел производства (аккаунтинг и аналитики),
• отдел контроля качества,
• финансовый отдел,
• совет директоров.

Все в компании трекают время, для нас это не оковы, а инструмент, который полезен, в первую очередь, самим исполнителям.

Папки у нас — это названия отделов.

В папках мы создаем доски, диаграммы Ганта, календарь и т.д. Используем классические названия. Например, на доске дизайнеров создали статусы-колонки: Бэклог, В работе, Верстка, Корректировка, Завершено.

Похожие статусы и на доске финотдела: Без статуса, Горит (срочные задачи), Взято в работу, Отложено, Отменено, Архив, Выполнено.

Через Shtab мы оплачиваем внешние сервисы. Если задачу на оплату в Shtab не поставили, деньги из компании не уходят.

Статусы-колонки разработки: Бэклог, В работе, Доработка, Ревью, Ждёт деплой.

Также во всех досках проектной деятельности есть статус «Ревью» для задач, которые нуждаются в проверке руководителя. Например, отчет для инвестиционной презентации. Проверяющий может отметить задачу выполненной и отправить обратно на доработку или дальше, в другое подразделение — это очень удобно.

В целом, переход в Shtab сделал наши процессы прозрачными: не нужно отвлекать сотрудников, чтобы узнать, как идут дела.

У совета директоров есть свои дашборды, где можно отследить прогресс по работе. Благодаря API выгружаются Базы данных, оттуда настраиваем отчеты по проектам, которые нам необходимы. Например, чтобы понять, сколько времени уходит на сборку робота. Мы давно в пользуемся подобной автоматизацией процессов, это минимизирует риски, влияние человеческого фактора на успех.

Как вы сочетаете офлайн-процессы и работу в таск-трекере

Периодически у нас проходят офлайн-ивенты. Итоги встреч заносим в карточки задачи в Shtab. То есть, используем сервис и как хранилище.

Какие функции хотели бы видеть в Shtab в будущем

Будет классно видеть портфели проектов, эпики, Базу знаний с возможностью создавать интерактивное обучение и интегрировать GetCourse. Можно прикрутить ChatGPT, чтобы не заморачиваться с оплатой токенов.

Хочется «прикрутить» OKR-фрейм (это отличный инструмент для достижения целей), фреймы для онбординга.

Сейчас мы делаем корпоративные портал и вводим грейды. Для этих целей частично подходят Новости, но не хватает описания структуры, обязанностей, ответственности команд и сотрудников.

Какие функции сервиса особенно нравятся

1. Шаблоны с чек-листами. Мы используем их для найма и онбординга сотрудников. Пока HR не проставит в шаблонной карточке галочки, новый человек не попадет в наш корпоративный чат.

2. Диаграмма Ганта. Понятный, удобный интерфейс, строится без заморочек и лишних действий.

3. Раздел Новости для команды. Там мы публикуем ежемесячные дайджесты, новости отделов. Это ещё один повод зайти в Shtab. В целом удобно, когда всё находится в одном пространстве.

Ждём, когда Shtab заменит нам ещё и Notion, тогда вообще будет счастье!

Не функция, но то, что мы отметили в команде — в Shtab понятные, подробные и наглядные инструкции и туториалы к сервису. Это сэкономило нам месяцы на обучение и адаптацию при переходе из Asana.