Как руководитель НКО организует работу в Shtab и помогает клиентам управлять благотворительным капиталом

Таск-менеджером пользуются не только крупные компании, в которых работают сотни сотрудников. Это необходимый инструмент и для небольших компаний, которые стремятся сделать наш мир лучше.

Чем занимаются «Бременские консультанты»

«Бременские консультанты» — это некоммерческая организация, которая занимается консалтингом и управлением капиталом других НКО, помогая эффективно вести благотворительные программы и наращивать капитал. Это семейный бизнес Андрея и Влады Мисюревых, которые уже много лет работают в сфере благотворительности.

Моя цель работы в Shtab — эффективно управлять благотворительным капиталом, который клиент мне доверил. Это обязательства перед благотворителями, время сотрудников и специалистов, деньги и интеллектуальная собственность.

В этом кейсе покажем, как руководителю организовать работу в Shtab, используя базу знаний, два экрана отображения задач и шаблоны.

Как был выбран сервис для планирования

Ранее работа была выстроена в Basecamp, но сервис ушел из России, и поэтому пришлось искать замену. Особенно важными были 4 критерия:

• Привычная логика сервиса и удобный пользовательский интерфейс.
• Техподдержка и комьюнити, в котором разработчики отвечают на вопросы пользователей и дают адекватную обратную связь.
• Соотношение цены и качества.
• Офис в Санкт-Петербурге.

Опираясь на них, выбрали Shtab, Weeek, YouGile, Аспро.Cloud, Битрикс 24.

После тестирования остановились на Shtab, потому что он лучше других соответствовал заявленным критериям.

Как организована работа в Shtab

В Shtab выстроена внутренняя работа самих «Бременских консультантов», а также ведутся клиентские проекты. Все проекты разбиты по папкам, внутри которых есть доски, списки и документы. В кейсе мы подробно покажем, как оформляются клиентские проекты на примере одного из клиентов — некоммерческая организация «Добрые юристы».

В «Обслуживании» находятся регулярные задачи, в «Развитии» — разовые. Они имеют по два вида отображения: доска и список. Дальше расскажем подробнее, почему так сделано. Также есть папка «Результаты» с ежеквартальной отчетностью, «Дорожная карта» с целями на квартал и «Документы и файлы» с информацией о клиенте.

Работа на проекте с позиции руководителя

О том, как выстроена работа на проекте рассказывает сам Андрей Мисюрев.

Мы разделяем задачи на две Базы данных:

1. Обслуживание —  регулярные задачи или ритуалы, которые мы делаем для ведения отношений с благополучателями и благотворителями. Обязательства за запланированный в этом году бюджет.
2. Развитие — разовые задачи и проекты, которые мы делаем для увеличения капитала организации после того, как утвердим их выгоду и найдем бюджет.

Для каждой Базы данных я использую сразу два вида отображения задач — список и канбан. Для планирования будущих задач мне удобнее видеть списком, а для работы в течение месяца — канбан.

Куратор и исполнители используют только один вид — канбан — с задачами на текущий период и модуль Мои дела. Внештатные исполнители не работают в Shtab, им куратор направляет внешнюю ссылку на задачу.

Статусы группируют задачи по целям и отделам. А также мы добавили три своих статуса:

• Таймер. Это карточки для списания времени, которое не относится ни к одной конкретной задачи. Например, время на созвоны по планированию задач месяца или мозговой штурм по устранению барьера.
• Идейник. Сюда складываем мимолетные идеи по тому, как доработать наши ритуалы или новые задачи, которые помогут увеличить капитал клиента. Идея ≠ задача. Раз в месяц или квартал я пересматриваю идейник, чтобы посчитать выгоду от внедрения этой идеи. Если выгода очевидна или мы готовы потратить бюджет на эксперимент, то куратор планирует задачу с исполнителем и берет в работу.
• Дневник. Это карточки, в которые я сохраняю обратную связь команды и клиента о качестве нашей работы. Что работает хорошо, что работает плохо, что предлагают изменить. Моя ответственность — сделать работу команды комфортной и эффективной.

Я начинаю день с модуля Мои дела, чтобы видеть все задачи, которые я создал или которые назначены на меня. Когда я хочу увидеть все задачи по всем клиентам, я использую раздел Все в одном.

Я использую фильтры:

• Исполнитель или контролирующий, чтобы оставить задачи конкретного человека или группы людей;
• Статусы. Так я выбираю группы задач.
• База данных. Так я выбираю клиентов.
• Не завершено. Оставляю задачи, которые сейчас актуальны.
• Срок. Выбираю задачи текущего квартала.

Как используются шаблоны

Большинство задач повторяется раз в месяц, часть задач повторяется раз в 2 месяца, раз в квартал. Есть задачи, которые повторяются раз в год — это задачи проверки уплаты налогов и отчислений, а также продления сервисов.

Внутри каждого шаблона задачи заполнено:

• Зачем делать эту задачу исполнителю, какую выгоду дает.
• Алгоритм действий для решения задачи с материалами в помощь.
• Показатели, по которым видно, что задача выполнена хорошо.
• Подзадачи, если задача решается в несколько шагов и с разными исполнителями. У каждой подзадачи также есть описание и показатели.
• Дедлайн (в днях с момента создания задачи из шаблона).
• Контролирующий и исполнитель, если они заранее выбраны.
• Рекомендуемое количество часов на выполнение задачи. Так мы укладываемся в бюджет клиента или получаем перерасход за свой счет.

Как выглядит карточка задачи

В задачах подробно заполнено описание, указаны Исполнитель и/или Контролирующий, стадия и сроки. Если на задачу выделено ограниченное количество времени, оно указывается в поле Длительность.

«Бременские консультанты» иногда привлекают к работе подрядчиков. Для таких задач используется дополнительное текстовое поле, где указывается имя подрядчика.

Как организован онбординг с помощью Shtab

Для новых сотрудников есть подробные инструкции в базе знаний, где описана внутренняя кухня.

В карточках тоже четко прописан алгоритм действий и даны ссылки, где можно найти ответы на возможные вопросы. Такой подход снимает дополнительную нагрузку на руководителя: ему не нужно каждый раз объяснять что и как делать. Сотрудник сам может со всем ознакомиться и выполнить задачу по готовому алгоритму.

Как используют Страницы

«Бременские консультанты» ведут всю документацию в Shtab: в Страницах описаны как внутренние регламенты, так и отчеты для клиентов. Функция шеринга позволяет делиться документами с незарегистрированными пользователями.

Иногда пункты в отчетах становятся полноценными задачами.

Выводы

Shtab полностью заменил нам Basecamp практически во всех функциях. Первое время было неудобно работать с регулярными задачами, но через месяц привыкли. Зато по стоимости Shtab в разы дешевле для нас.

Shtab — это достаточно хороший рабочий инструмент, которому 4 года, и который создает и обслуживает команда из десятка человек с годовым бюджетом несколько десятков миллионов рублей.

Да, не все работает как нам хотелось бы, но я предлагаю сфокусироваться на том, что в сервисе уже работает хорошо и с уважением относиться к выбору разработчиков не делать то, что хочу получить я как пользователь, который приносит примерно 0,025% от годовой выручки.

Мы с Владой благодарим всю команду Shtab за то, что они создали и улучшают сервис, которым мы с удовольствием пользуемся каждый день. Благодарю разработчиков за улучшения, а техподдержку за то, с каким вниманием они относятся к обратной связи.